Soal Uji Kompetensi Administrasi Perkantoran [+Kunci Jawaban] 2021

Uji Kompetensi


Soal Uji Kompetensi Administrasi Perkantoran [+Kunci Jawaban] 2021 - Uji kompetensi merupakan suatu sarana untuk menguji kemampuan siswa apakah siswa tersebut kompeten atau tidak kompeten di dalam mata diklat yang telah diberikan.


Kali ini kita akan bahas beberapa contoh uji kompetensi Administrasi Perkantoran. disini hanya terdapat soal pilihan ganda dan essay. Saat ini tersedia 745 soal pilihan ganda dan 110 soal essay.

Pilihan Ganda

Langsung saja 

1.Bukti transaksi adanya penerimaan barang kembali karena barang rusak atau tidak sesuai pesanan yang dibuat oleh penjual, disebut....

a. Kuitansi
b. Nota kredit
c. Nota debet
d. Nota
e. Faktur

2.Bukti kas yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, disebut....

a. Kuitansi
b. Bukti kas masuk
c. Bukti kas keluar
d. Faktur
e. Nota

3.Bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai, disebut....

a. Nota kredit
b. Nota kontan
c. Kuitansi
d. Cek
e. Faktur

4. Surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit, disebut...

a .Nota kontan
b. Nota kredit
c. Kuitansi
d. Faktur
e. Nota

5.Staf administrasi kantor atau sekretaris harus menyimpan uang untuk keperluan kas kecil dalam tempat yang aman, yaitu...

a. Laci
b. Peti barang
c. Lemari besi terbuka
d. Cash box
e. Tas

6. Salah satu fungsi pemerintah dalam konteks administrasi keuangan negara adalah sebagai akumulator, maksudnya adalah ...

a. Mengalokasikan sumber dana untuk mengadakan barang/jasa umum
b. Menyeimbangkan, menyesuaikan pembagian pendapatan dan mensejahterakan masyarakat
c. Meningkatkan kesempatan kerja serta pertumbuhan ekonomi yang mantap
d. Menghimpun dan menyalurkan dana dan daya untuk sebesar mungkin dimanfaatkan bagi kesejahteraan masyarakat 
e. Menyelaraskan kesempatan kerja serta pertumbuhan ekonomi yang mantap

7. Interaksi antara sistem keuangan negara dengan sistem politik bersifat...

a. Intern
b. Ekstern 
c. Fungsional
d. Deterministik
e. Sosial

8. Dalam konteks model sistem, administrasi keuangan negara merupakan suatu proses yang bersifat dialektis, maksudnya adalah ...

a. Antara faktor subjek dan objek serta lingkungan merupakan satu kesatuan yang utuh dan saling melengkapi 
b. Melengkapi proses
c. Alat pengarah dan penilai sampai sejauhmana suatu sistem bergerak ke arah tercapainya tujuan
d. Interaksi antar komponen atau subsistem dalam sistem administrasi keuangan 
e. Mempercepat faktor proses penilaian

9.Kas kecil disebut juga.......

a. Small cash
b. Petty cash
c. Littie cash
d. Fluctuation cash
e. Impact fund

10.Berikut ini adalah tujuan dibentuknya dana kas kecil, yaitu.....

a. Untuk membeli mesin- mesin kantor
b. Untuk membeli furniture kantor
c. Untuk mengadakan acara family gathering
d. Untuk membayar pengeluaran yang relatif kecil dan bersifat mendadak
e. Untuk membantu bagian pemasaran

11.Untuk mendapatkan dana kas kecil, pemegang kas kecil harus membuat permohonan
pengajuan dana kas kecil kepada......

a. Pimpinan
b. Bendahara perusahaan
c. Administrator
d. Bank
e. Bagian administrasi

12.Setiap penggunaan uang, pemegang dana kas kecil harus mencatatnya kedalam....

a. Bukti kas keluar
b. Bukti kas masuk
c. Kuitansi
d. Faktur
e. Nota

13. Sistem penyusunan dan pengelolaan anggaran daerah yang berorientasi pada pencapaian hasil adalah ...

a. Traditional budget
b. Performance budget 
c. Balance budget
d. Planning, programming budgeting system 
e. Tranding system

14. Semua pengeluaran daerah dalam periode tahun anggaran tertentu yang menjadi beban daerah adalah ...

a. Pendapatan daerah
b. Belanja daerah
c. Pembiayaan
d. Belanja pembangunan 
e. Pembelanjaan

15. Tahapan dalam siklus anggaran daerah yang memiliki kaitan erat dengan aspek akuntabilitas adalah ...

a. Budget preparation
b. Ratifikasi anggaran
c. Budget implementation
d. Pelaporan dan evaluasi anggaran 
e. Budget anggrana

16. Tahapan dalam siklus anggaran daerah yang melibatkan proses politik adalah ...

a. Budget preparation
b. Budget ratification 
c. Budget implementation
d. Pelaporan dan evaluasi anggaran 
e. Budget infomation

17. Anggaran pendapatan dan belanja desa ditetapkan setiap tahun dengan ....

a. Peraturan desa 
b. Peraturan bupati
c. Peraturan daerah
d. Undang-undang 
e. Peraturan menteri

18. Bukti transaksi adanya penerimaan uang karena adanya pembayaran, disebut ......

a. Uang
b. Kuitansi
c. Faktur
d. Cek
e. Nota kontan

19. Surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar Bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak atau orang yang namanya tertera didalam surat perintah atau si pembawa surat perintah disebut......

a. Cek
b. Kuitansi
c. Uang
d. Faktur
e. Giro

20. Alat yang digunakan untuk mengelompokkan bukti transaksi pengeluaran dan bukti transaksi penerimaan disebut......

a. Guide
b. Ordner
c. Stapler
d. Cutter
e. Perforator

21. Setelah pengeluaran didalam bukti kas keluar , maka langkah berikutnya yang dilakukan
pemegamg kas kecil adalah......

a. Mencatat datanya kedalam buku kas
b. Memberikan bukti tersebut kepada bendahara
c. Menyimpannya kedalam ordner
d. Membuat laporan pertanggung jawaban
e. Memfotocopy bukti tersebut

22. Bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai disebut....

a. Nota kontan
b. Nota kredit
c. Faktur
d. Cek
e. Kuitansi

23. Bukti kas yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang
untuk keperluan kas kecil, disebut.....

a. Bukti kas masuk
b. Bukti kas keluar
c. Faktur
d. Kuitansi
e. Nota

24. Surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit, disebut.....

a. Cek
b. Kuitansi
c. Nota kontan
d. Faktur
e. Nota kredit

25.Data yang tercantum dalam kuitansi adalah.......

a. Nama orang yang menyerahkan uang
b. Nomor rekening
c. Banyaknya barang yang diserahkan
d. Nama orang yang menerima surat
e. Tanda tangan orang yang menyerahkan uang

26. Setelah petugas administrasi kantor atau sekretaris menerima uang dari bendahara, selanjutnya mencatat transaksi tersebut ke dalam......

a. Bukti kas masuk
b. Bukti kas keluar
c. Faktur
d. Kuitansi
e. Form pengajuan kas kecil

27. Perlengkapan administrasi yang harus disiapkan dalam mengelola kas kecil adalah....

a. Buku utang
b. Slip gaji
c. Bukti kas keluar
d. Map kertas
e. Formulir pendaftaran

28. Seluruh bukti kas masuk dan bukti kas keluar dicatat kedalam buku.....

a. Kas
b. Besar
c. Jurnal
d. Faktur
e. Utang

29. Laporan kas kecil yang dibuat oleh petugas administrasi kantor atau sekretaris, harus
mendapat persetujuan dari......

a. Direktur
b. Bendahara
c. Pimpinan
d. Pengawas
e. Pemegang kas kecil

30. Setiap bulan petugas administrasi kantor atau sekretaris menerima dana kas kecil dalam jumlah yang sama, misalnya sebesar Rp.5.000.000,00 per bulan.Hal ini berarti dalam pengelolaan kas kecil menggunakan sistem .....

a. Dana tetap
b. Kas keluar
c. Fund
d. Dana tidak tetap
e. Voucher

31. Kondisi saldo buku kas yang lebih kecil daripada jumlah uang tunai yang sebenernya, disebut...

a. Selisih kas
b. Selisih kas kecil
c. Selisih kas kurang
d. Defisit
e. Merugi

32. Untuk mencegah terjadinya penyelewengan penggunaan dana kas kecil olehkaryawan atau pemegang kas itu sendiri, perlu diadakan penghitungan/pemeriksaan jumlah fisik dana kas kecil secara berkala, yang disebut...

a. Mutasi dana
b. Cash opname
c. Selisih dana kas kecil
d. Sistem voucher
e. Sistem cash back

33. Pengeluaran uang dapat diketahui secara rinci sesuai dengan pos-pos Pengeluaran setiap bulannya, adalah keuntungan dari sistem...

a. Saldo harian
b. Dana tidak tetap
c. Dana berubah
d. Dana tetap
e. Voucher

34.Perubahan kas akibat adanya penerimaan dan pengeluaran uang disebut...

a. Cash opname
b. Mutasi dana
c. Cash
d. Pembentukan dana kas kecil
e. Pengisian kas kecil

35.Pemberian nomor bukti pada bukti kas masuk maupun keluar sebaiknya disusun urut berdasarkan...

a. Subjek
b. Nama
c. Abjad
d. Tanggal
e. Wilayah

36.Setelah pengeluaran dicatat ke dalam bukti kas keluar, maka langkah berikutnya yang dilakukan pemeganng kas kecil adalah...

a. Mencatat datanya ke dalam buku kas
b. Menyimpannya ke dalam ordner
c. Membuat laporan pertanggungjawaban
d. Memberikan bukti tersebut kepada bendahara
e. Memfotokopi bukti tersebut

37.Pada kuitansi, pengisian untuk kolom Telah Terima Dari, diisi dengan...

a. Nama orang/perusahaan yang menerima uang
b. Nama orang/perusahaan yang menyerahkan uang
c. Nama orang/perusahaan yang menjual barang
d. Nama orang/perusahaan yang menggunakan uang
e. Nama orang/perusahaan yang bertanggung jawab

38.Bukti transaksi adanya pengembalian barang karena barang rusak atau tidak sesuai pesanan yang dibuat oleh pembeli disebut...

a. Nota
b. Kuitansi
c. Faktur
d. Nota kredit
e. Nota debet

39. Prinsip APBN yang berkaitan erat dengan bantuan luar negeri adalah prinsip anggaran ...

a. Berimbang
b. Tradisional
c. Fungsional
d. Dinamis absolut
e. Integritasi
 
40. Anggaran dapat menjadi instrumen untuk pembagian kembali pendapatan dalam bentuk pembiayaan tranfer atau subsidi, karena anggaran memiliki fungsi ..

a. Alokasi
b. Akumulator
c. Stabilisasi
d. Distribusi 
e. Stabilisasi

41. Sistem anggaran yang relatif tepat digunakan pada saat perekonomian mengalami inflasi adalah sistem anggaran ...

a. Surplus
b. Berimbang
c. Defisit
d. Tradisional
e. Modern
 
42. Masalah yang memerlukan keputusan dalam siklus anggaran PPBS terutama yang berkaitan dengan biaya, arah program, dan alternatif kebijaksanaannya merupakan masalah ...

a. Program utama
b. Struktur program
c. Program induk
d. Program 
e. Struktur program induk

43. Fungsi utama yang relatif efektif dilaksanakan oleh pemerintah daerah dalam konteks keuangan negara adalah ...

a. Alokasi
b. Stabilisasi
c. Distribusi
d. Akumulator
e. Stabilitator
  
44. Jika pengeluaran pemerintah ditentukan dengan melihat akibat tidak langsung terhadap pendapatan nasional, maka jenis kebijakan fiskal yang digunakan adalah ...

a. Pembiayaan fungsional
b. Pengelolaan anggaran
c. Stabilisasi anggaran otomatis
d. Anggaran belanja seimbang
e. Pembiayaan anggaran

45. Apabila peserta rapat jumlahnya 10 orang, maka penulisan peserta tersebut dalam notula adalah…..

a. Dibuat daftar hadir dan dilampirkan
b. Ditulis daftar tersendiri dan dilampirkan
c. Ditulis nama peserta yang bersangkutan
d. Ditulis jumlah dan nama peserta
e. Ditulis namanya

46. Dana kas kecil setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu secara tetap. Pengisian dana tersebut disebut system….

a. Tabelaris
b. Fluktuasi
c. Tepat
d. Rutin
e. Imprest

47. Seorang pimpinan dari ruang kerjanya akan menyampaikan pesan kepada tenaga administrasi kantor yang sedang bekerja di ruang lain. Media komunikasi yang tepat dipergunakan dalam proses komunikasi tersebut adalah ...

a. Teleponseluler
b. Dictaphone
c. Intercome
d. Handphone
e. Telepon

48. Setiap pelanggan yang datang harus dilayani dengan baik. Jika anda sebagai resepsionis apa yang harus anda lakukan apabila pelanggan/tamu datang bersamaan dan semua ingin dilayani lebih dulu?

a. Melayani pelanggan yang datang duluan
b. Dimohon sabar untuk menunggu giliran
c. Mendengarkan keluhan pelanggan
d. Meminta kepada petugas unit lain untuk membantu
e. Segera menyampaikan permohonan maaf

49. Dalam kegiatan penyimpanan arsip, sebelum disimpan surat diberi kode angka 2537, artinya surat tersebut akan disimpan menurut sistem nomor ...

a. klasifikasi
b. buku arsip
c. decimal dewey
d. buku agenda
e. Terminal digit

50. Untuk penyelenggaraaan rapat yang bertujuan memberi penjelasan/informasi kepada peserta rapat, pengaturan tempat duduk yang tepat adalah disusun model ...

a. Workshop
b. Huruf u
c. Klasikal
d. Persegi empat
e. Ingkaran

51. Untuk penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Masalah, banyaknya laci yang disediakan adalah didasarkan pada banyaknya ....

a. Masalah utama
b. Perihal surat
c. Pembagia kecil
d. Masalah pembantu
e. Masalah surat

52. Salah satu pekerjaan pada bagian administrasi adalah mengelola kas kecil. Untuk membuat laporan keuangan, perangkat lunak yang tepat digunakan adalah....

a, Microsoft Office Tools
b. Microsoft Office Access
c. Microsoft Office PowerPoint
d. Microsoft Office Word
e. Microsoft Office Excel

53. K3 mempunyai peran yang sangat penting. Berikut ini yang tidak termasuk peran keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja adalah ...

a. Setiap sumber produksi perlu dipakai dan dipergunakan secara aman dan efisien
b. Setiap tenaga kerja berhak mendapat perlindungan atas keselamatannya dalam melakukan pekerjaan
c. Setiap tenaga kerja berhak mendapatkan jaminan dan fasilitas kerja sesuai kebutuhannya
d. Setiap orang yang berada ditempat kerja perlu terjamin keselamatannya
e. Untuk mengurangi biaya perusahaan jika terjadi kecelakaan kerja dan penyakit akibat hubungan kerja

54. Berbagai fasilitas penunjang kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan, antara lain lay out ruangan, ruang lobi dan denah ruangan yang disediakan oleh suatu lembaga/ instansi adalah untuk memenuhi kebutuhan...

a. Fisik
b. Emosional
c. Ekonomis
d. Psikis
e. Praktis

55. Ketika menerima telepon, ucapan yang sesuai dengan etika berbicara dalam menerima panggilan telepon adalah ...
 
a. Hallo selamat pagi!, dengan siapa ini? ada yang bisa saya bantu?
b. Hallo selamat pagi! dengan Anita dari PT. Gemah Ripah, apakah ada yang perlu dibantu?
c. Selamat Pagi! dengan siapa ini?, saya Anita, apakah perlu bantuan?
d. Selamat Pagi!, dengan Anita dari PT. Gemah Ripah, ada yang bisa saya bantu?
e. Selamat pagi!, perkenalkan saya Anita sekretaris PT. Gemah Ripah, ada yang bisa saya bantu?

56. Hal di bawah ini yang bukan merupakan fungsi pekerjaan kantor dalam suatu organisasi adalah….

a. Memberikan pelayanan terhadap staf
b. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaaan operatif
c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan
d. Mempercepat perkembangan organisasi
e. Menyediakan informasi bagi pimpinan dalam mengambil keputusan

57. Tantri Fitriana bekerja sebagai staf kantor pada sebuah perusahaan swasta. Pada suatu hari ia diminta oleh pimpinan perusahaan untuk menggandakan sebuah dokumen dalam jumlah banyak secara cepat yang hasilnya sama seperti aslinya, maka ia bisa menggandakan dokumen tersebut dengan menggunakan….

a. Mesin fotokopi
b. Risograph
c. Mesin tik
d. Mesin stensil
e. Printer

58. Langkah-langkah yang tepat dalam melakukan panggilan telepon adalah sebagai berikut:

a. Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, tunggu nada sambung, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon
b. Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon
c. Angkat gagang telepon, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, letakkan kembali gagang telepon
d. Siapkan kertas dan alat tulis, tekan nomor yang dituju, tulis pesan yang disampaikan, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon
e. Angkat gagang telepon, siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, ucapan trima kasih, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon

59. Berikut ini yang merupakan fungsi kepegawaian adalah….

a. Menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.
b. Menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai
c. Mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama
d. Menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan
e. Mengelola segi-segi pembelanjaan pegawai dalam usaha kerja sama

60. Untuk mendistribusi dokumen/surat ke unit-unit kerja di lingkungan organisasi, maka peralatan yang tepat digunakan adalah ....

a. Lembar disposisi
b. Stop map folio
c. Buku ekspedisi intern
d. Map snelhecter
e. Buku ekspedisi ekstern

61. Untuk penyelengaraa rapat yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan. Berikut ini yang tidak termasuk syarat rapat yang baik adalah ...

a. Tidak ada monopoli
b. Suasana terbuka
c. Selalu dalam pengawasan pimpinan jawaban
d. Partisipasi aktif dari peserta
e. Perdebatan berdasarkan argumentasi

62. Mesin fotokopi merupakan salah satu mesin yang digunakan untuk menangani penggandaan dokumen. Pada saat menggunakan mesin fotokopi langkah pertama adalah menghidupkan mesin dengan menekan tombol ON/OFF. Langkah kedua adalah….

a. Menekan tombol off
b. Menekan tombol numeric
c. Meletakkan naskah pada kaca jawaban
d. Menekan tombol exposure
e. Menekan tombol start

63. Dalam menjalankan kegiatannya, suatu organisasi diharapkan tidak akan terjadi tumpang tindih pekerjaan maupun penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. Hal ini akan terwujud jika organisasi menerapkan prinsip…

Tingkat pengawasan
Kesatuan perintah
Koordinasi
Pendelegasian wewenang
Pembagian kerja jawaban

64. Dana kas kecil ditetapkan secara imprest setiap bulan sebesar Rp 1.000.000,-Selama bulan Maret terjadi transaksi sebagai berikut: Pembelian ATK Rp. 155.000,00 Memberi snack untuk tamu Rp. 90.000,00 Membayar langganan majalah Rp. 85,000,00 Membeli materai Rp. 12.000,00 Membeli karangan bunga Rp. 500.000,00 Dari data tersebut di atas, maka pengisian dana kas kecil untuk periode selanjutnya adalah....

Rp 1.742.000,00
Rp 742.000,00
Rp 258.000,00
Rp 1.000.000,00
Rp. 242.000,00

65. Dalam menulis surat harus mengikuti ketentuan bahasa surat yang baik. Ciri-ciri bahasa surat yang baik adalah ...

Jelas, lengkap, berbobot, sopan
Jelas, bermakna, menarik, singkat
Singkat, jelas, padat, berisi
Singkat, padat, sopan, santun
Jelas, lugas, menarik, sopan


66. Di bawah ini merupakan ekspresi mata yang seharusnya dihindari oleh karyawan terhadap tamu atau pelanggan, yaitu….

Kontak mata secara langsung
Ttatapan mata bersahabat
Tatapan mata disertai senyuman
Tatapan mata berbinar
Tatapan mata kosong

67. Perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 laci dari bawah ke atas, gunanya untuk menyimpan map-map file yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm adalah….

Locker
Lemari
Cabinet peraga
Filing cabinet
Laci kartu

68. Perhatikan langkah-langkah berikut:

  1. Membuat surat permohonan
  2. Surat diserahkan ke bendahara
  3. Didistribusikan kepada bagian yang membutuhkan
  4. Diserahterimakan dengan mengisi buku serah terima barang dan penerimaan barang
  5. Petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang
  6. Meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala
  7. Apabila telah disetujui diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian
  8. Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji

Urutan prosedur pengadaan peralatan kantor yang benar berdasarkan pernyataan di atas adalah…. 

a. 2,3,4,5,6,7,8,1
b. 1,5,2,6,7,8,4,3
c. 1,2,3,4,5,6,7,8
d. 1,2,7,5,4,3,8,6
e. 1,2,5,6,7,8,4,3

69. Dalam penanganan surat masuk menurut sistem buku agenda, setelah penerima membubuhkan tanda terima dari pengantar, langkah selanjutnya adalah ...

a. Menyortir, membuka sampul , mengagenda
b. Mengagenda, membaca isi, mendisposisi
c. Membuka sampul, mengagenda, mendisposisi
d. Menyortir, mengagenda, mendisposisi
e. Membuka sampul, membaca surat, mengagenda

70. Dari macam-macam dokumen berikut ini yang merupakan dokumen pribadi adalah ...

a. Curiculum vitae, C1, proposal
b. Surat kelahiran, surat lamaran, cek
c. Akte kelahiran, surat keputusan, surat perjanjian
d. SIM, KTP, akte kelahiran
e. Akte jual beli, surat ijin, curiculum vitae

71. Agar pekerjaan kantor bisa berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan berbagai macam sarana dan prasarana kantor. Di bawah ini yang merupakan sarana kantor adalah….

a. Mesin fotocopy, rissograph dan mesin stensil
b. Pensil, kertas dan tinta
c. Lukisan, jam dinding, kalender
d. Gedung, mesin fotocopy dan finger print
e. Gedung, ruangan dan peralatan jawaban


72. Perhatikan langkah-langkah berikut:

  1. Bukalah tutup mesin tik
  2. Tekan kunci tuts pengubah
  3. Gulung pita yang akan dilepaskan kesalah satu spul
  4. Lepaskan pita lama dari sangkutan pemegang pita
  5. Tekan beberapa tuts, sehingga v, b, dan n dempet berdiri
  6. Tarik ke luar penekan pita pada spul dan angkat spul ke luar.
  7. Lepaskan pita dalam dari ujung pengait spul. Salah satu pemeliharaan mesin tik manual adalah melepas dan memasang pita.

Berdasarkan pernyataan di atas, langkah-langkah melepas pita mesin tik manual dapat dilakukan dengan urutan….

a. 1, 3, 2, 4, 5, 6, 7
b. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
c. 1, 4, 3, 2, 5, 6, 7
d. 2, 1, 3, 4, 5, 6, 7
e. 1, 3, 2, 5, 4, 6, 7

73. Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Nomor Decimal Dewey, jumlah guide yang disediakan adalah ...

a. 10 buah
b. 1.000 buah
c. 50 buah
d. 10.000 buah
e. 100 buah

74. Setelah selesai membuat dokumen dengan menggunakan komputer, langkah selanjutnya adalah mencetak dokumen. Apabila dokumen tersebut akan digandakan dengan menggunakan mesin stensil, maka printer yang tepat digunakan untuk mencetak adalah….

a. Printer dotmatriks
b. Printer laser
c. Printer laser dan inkjet
d. Printer inkjet
e. Printer bublejet

75. Apabila kita akan menghancurkan dokumen berupa kertas yang sudah tidak terpakai, maka alat yang tepat digunakan adalah….

a. Shredder
b. Stapler
c. Snelhecter
d. Cutter
e. Gunting

76. Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi beberapa tahapan lagi, yaitu orginating – recording, clasifiying, sorting, calculating, summarizing, storing, retriefing, communicating dan reproducing. Tahapan yang memberikan identitas dalam data yang akan diolah merupakan tahapan….

a. Communicating
b. Orginating-recording
c. Reproducing
d. Sorting
e. Clasifiying


77. Staples dan clip paper merupakan………

a. Barang inventaris kantor
b. Barang keperluan kantor
c. Alat kantor
d. Bahan
e. Barang habis pakai


78. Faslitas yang dapat diacces dengan menggunakan browser dan memungkinkan anda dapt berdiskusi mengenai topik atau informasi yang menarik dengan orang-orang diseluruh dunia disebut………

a. E-Mail
b. Lan
c. Www
d. New Group
e. Wb Server

79. Rapat dengan para pimpinan cabang dari berbagai kota yang berjauhan dapat dilakukan tanpa harus duduk dalam satu ruang rapat.Hal ini dilakukan dengan cara….

a. Facimile
b. Telepon
c. Teleconference
d. E-mail
e. Internet

80. Untuk melancarkan dan memudahkan penempatan seseorang di dalam upacara kenegaraan dan mencegah agar masing-masing pejabat tidak mengatur dan menentukan tempat duduknya,maka diperlukan adanya peran seorang…

a. Penerima tamu
b. Pendamping tamu
c. Protokol
d. Pengatur tata letak
e. Pembawa acara

81. ”Etika”atau kode “etik” disebut sebagai kesusilaan.Kata etika berasal dari bahasa latin yaitu…

a. Ethics
b. Ethicus
c. Ethicos
d. Ethic
e. Ethica

82. Bentuk surat yang seluruh pengetikannya dimulai dari margin kiri adalah bentuk…

a. Lurus penuh
b. Lurus
c. Lekuk
d. Sederhana
e. Setengah lurus

83. Pada sistem kearsipan pola baru,surat masuk yang tergolong penting akan dicatat pada…

a. Lembar pengantar
b. Lembar disposisi
c. Lembar khusus
d. Kartu kendali
e. Kartu index

84. Pekerjaan yang pertama dilakukan oleh bagian pencatatan surat adalah…

a. Mencatat surat
b. Membuka surat
c. Menyimpan surat
d. Menyortir surat
e. Membuat lembar disposisi

85. Lembar pertama kartu kendali berfungsi sebagai pengganti…

a. Arsip sementara
b. Lembar disposisi
c. Kartu index
d. Buku agenda
e. Buku ekspedisi

86. Pada perusahaan yang besar dan mempunyai cabang serta klien yang tersebar diberbagai daerah,maka untuk penanganan kearsipan yang baik,lebih tepat menggunakan sistem…

a. Abjad
b. Nomor
c. Masalah
d. Wilayah
e. Tanggal

87. Penempatan pesawat telepon pada meja kerja sekretaris,yang paling baik dan sesuai dengan aktivitas kerjanya adalah di....

a. Sebelah kanan
b Sebelah kiri meja
c. Depan sekretaris
d Dekat meja komputer
e. Di sekitar meja

88. Dana kas kecil yang setiap bulan diberikan dalam jumlah tertentu secara tatap,sistem pengisian data seperti ini disebut dengan sistem dana…

a. Fluktuasi
b. Imprest
c. Bantuan
d. Rutin
e. Mutualis

89. Format yang terdiri dari tanggal,nomor bukti,keterangan,penerimaan,pengeluaran dan saldo digunakan untuk……

a. Agenda keuangan
b. Laporan
c. Laporan kas kecil
d. Buku bank
e. Lembar informasi bank

90. Tentukan 6 sel (kolom a,b,c,d,e, dan f),klik format,pilih colom,pilih width,ketik angka 12,langkah ini adalah untuk…

a. Menentukan tinggi kolom
b. Menentukan lebar kolom
c. Menentukan lebar kolom dengan ukuran sama
d. Menentukan tinggi kolom dengan ukuran sama
e. Menentukan lebar kolom 12

91..Pilih data,tentukan range-nya,klik copy,tempatkan cursor pada posisi range yang diinginkan,klik paste,langkah ini digunakan pada saat…

a. Memilih data
b. Memindahkan data dengan toolbar
c. Membatalkan aksi
d. Menyalin data
e. Memindahkan data menggunakan bar baru

92. Clik file,pilih print,klik panah ke bawah dibelakang nama printer untuk melihat printer yang tersedia,tentukan jumlah lembar yang akan dicetak.klik OK bila semua tahapan telah benar benar untuk mencetak dokumen.lengkapilah urutan penting yang tertinggal pada proses ini dengan pilihan di bawah ini…

a. Menentukan jumlah halaman
b. Menentukan page range yang diingingkan
c. Menentukan pages
d. Menentukan copys
e. Menentukan print what

93. Hasil cetakkan H2O,merupakan hasil cetakan dengan cara…

a. Klik format,pilih font,pilih effect hiden
b. Klik format,pilih font,pilih effect supercript
c. Klik format,pilih font,pilih effect striethrough
d. Klik format,pilih font,pilih effect subscript
e. Klik format,pilih font,pilih effect small

94. Syarat-syarat seorang sekretaris pribadi,meliputi syarat pengetahuan,syarat keterampilan dan syarat kepribadian.Dibawah ini yang tiodak termasuk syarat kepribadian yaitu …

a. Loyal
b. Tekun
c. Jujur
d. Cantik
e. ramah

95. Tamu yang harus dipertemukan terlebih dahulu dengan pimpinan adalah…

a. Setiap keluarga pimpinannya
b. Teman dekat dari pimpinan
c. Tamu yang sudah membuat perjanjian sebelumnya
d. Staf ahli pimpinan
e. Relasi perusahaan

96. Klik attack files pada e-mail,masukan file,pilih file dengan cara klik browse.langkah di atas merupakan cara-cara….

a. Membuat E-mail baru
b. Mengirim E-mail dengan disertai lampiran
c. Membuka E-meil yang masuk
d. Mengirim E-mail ke alamat tertentu
e. Mengirim E-mail ke beberapa alamat yang berbeda


97. Tugas dan fungsi sekretaris sering kali mempunyai kesamaan dengan tugas dan fungsi (public relation),kesamaan ini adalah…

a. Membuat ruangan-ruangan kantor tetap rapi
b. Mempertahankan citra perusahaan
c. Menyiapkan alat-alat kantor
d. Menerima telephone
e. Mengatur agenda pimpinan


98. Pernyataan pers (pers release)ini harus menggunakan bahasa yang…

a. Bahasa yang fulgar sehingga menyinggung nama baik seseorang
b. Bahasa asing yang sulit dimengerti oleh penerima pers release ini
c. Bahasa yang etis,jelas,mengandung 4W + H,tepat sasaran / waktu sesuai dengan kepentingan pers release ini dibuat
d. Ditulis tangan dan banyak koreksi menggunakan tip-X
e. Mengelak dan menantang,demi menjaga nama baik perusahaan

99. Unsur-unsur komunikasi terdiri dari…

a. Komunikator,komunikan,pesan,tujuan,media
b. Pesan,lambang,media
c. Komunikator,komunikan,pesan
d. Komunikan,pesan,lambang,media,suara
e. Komunikator,pesan,lambang,media

100. Etika komunikasi dapat diartikan sebagai…

a. Kepribadian dalam komunikasi
b. Norma atau ukuran yang berlaku (dalam proses penyebaran komunikasi)
c. Perbuatan dalam proses penyebaran komunikasi
d. Budi pekerti dan perilaku dalam komunikasi
e. Watak dan tabiat dalam proses penyebaran komunikasi

101. Bentuk surat yang pengetikannya setiap alenia isi surat masuk lima karakter,adalah …

a. Full block style
b. Block style
c. Semi block style
d. Hanging paragraph
e. Indented style

102. Dibawah ini yang tidak termasuk tujuan dari pemeliharaan perlengkapan kantor adalah..

a. Untuk mengoptimalkan usia pemakaian peralatan
b. Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan
c. Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pengecekan secara rutin dan teratur
d. Membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien
e. Untuk menjamin keselamatan orang (user) yang menggunakan alat tersebut

103. Organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih merupakan pengertian organisasi menurut.....

a. Toner
b. Chester I. Barnard
c. Stephen P. Robinson
d. The liang Gie
e. T Hani Handoko

104. Rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur, menggunakan, mendaftar, memelihara, sampai kepada menyingkirkan benda-benda perlengkapan dalam usaha kerjasama merupakan unsur manajemen yang berupa....

a. Manajemen
b. Perbekalan
c. Keuangan
d. Komunikasi
e. Kepegawaian

105. Semua jenis barang atau fasilitas kantor yang berfungsi untuk menghias kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi, rapi dan nyaman adalah pengertian dari.....

a. Perlengkapan kantor
b. Pesawat kantor
c. Mesin kantor
d. Perabot kantor
e. Interior kantor

106. Yang dimaksud Rekonsiliasi bank adalah…

a. Laporan dari bank yang menyatakan saldo uang perusahaan di bank
b. Laporan dari bank yang menyatakan berapa saldo pinjaman di bank
c. Laporan dari bank yang menyatakan berapa bunga pinjaman yang harus dibayar
d. Laporan yang memuat/berisi pencocokan antara catatan yang dilakukan oleh bank dengan catatan perusahaan
e. Laporan yang menyatakan semua pengeluaran perusahaan melalui bank

107. Yang tidak dikategorikan sebagai kas dalam komposisi kas,adalah…

a. Uang kertas
b. Uang logam
c. Tabungan deposito
d. Check
e. Taplus BNI

108. Pemegang Kas Kecil Adalah…

a. Teller pada bank
b. Kasir pada toko-toko swalayan
c. Juru bayar gaji/upah pada perusahaan
d. Kasir yang ditunjuk khusus oleh perusahaan
e. Kasir penerima sumbangan pada suatu yayasan

109. Mesin tik dan mesin dikte termasuk kedalam jenis mesin yang berfungsi sebagai....

a. Penghimpun bahan keterangan
b. Pencatat bahan keterangan
c. Pengolah bahan keterangan
d. Pengganda bahan keterangan
e. Pengirim bahan keterangan

110. Buku yang digunakan untuk mencatat semua barang tidak habis pakai yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan, disebut.....

a. Buku induk barang inventaris
b. Buku golongan barang inventaris
c. Buku catatan barang non inventaris
d. Buku agenda
e. Buku ekspedisi

111. Dibawah ini yang tidak termasuk tujuan dari pemeliharaan perlengkapan kantor adalah....

a. Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan
b. Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan
c. Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pengecekkan secara rutin dan teratur
d. Membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien
e. Untuk menjamin keselamatan pengguna

112. Pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem dana tetap,adalah sebesar…

a. Jumlah yang tetap setiap bulan
b. Jumlah yang sama dengan pengeluaran kas kecil yang telah dikeluarkan
c. Jumlah yang sama dengan pada saat pembentukannya
d. Jumlah yang sama dengan saldo awalnya
e. Jumlah yang sama dengan kebutuhan pengeluaran pada hari itu

113. Undangan rapat sebaiknya diterima oleh peserta rapat paling lambat…

a. 3 hari sebelum rapat
b. 5 hari sebelum rapat
c. 7 hari sebelum rapat
d. 10 hari sebelum rapat
e. 12 minggu sebelum rapat

114. Rapat diperusahaan diadakan dengan tujuan sebagai berikut,kecuali…

a. Sebagai alat koordinasi
b. Untuk menyampaikan informasi
c. Untuk memecahkan masalah
d. Agar dapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan dalam rapat
e. Penggalangan massa

115. Berikut merupakan kelengkapan atau lampiran surat lamaran pekerjaan,kecuali…

a. Daftar Riwayat Hidup
b. Ijasah/STTB
c. Pas Foto
d. Surat Kterangan Dokter
e. Surat ijin orang tua

116. Berkas file atau arsip yang perlu disimpan karena kegunaannya akan habis setelah Selesai dibaca,maka arsip demikian digolongkan…

a. Vital record
b. Use full record
c. Non essential record
d. Non vital record
e. Non use full record

117. Suatu arsip dapat dimanfaatkan untuk menentukan kebijakan organisasi,maka arsip tersebut berarti mempunyai nilai guna…

a. Sejarah organisasi
b. Haluan organisasi
c. Informatoris
d. Yuridis
e. Ilmiah

118. Buku yang dipergunakan untuk menghantarkan surat ke alamat tujuan adalah…

A. Buku ekspedisi
B. Buku jurnal
C. Buku arsip
D. Buku klaper
E. Buku verbal

119. Lembaran yang dipergunakan oleh pimpinan untuk menuliskan tentang tindak lanjut Dan siapa yang ditunjukmelakukan tindak lanjut atas suatu surat masuk,disebut…

a. Lembar Tunjuk Silang
b. Lembar Pengantar
c. Lembar Pengiriman
d. Lembar Disposisi
e. Lembar Follow Up

120. Dua sistem kearsipan yang biasa disebut sebagai „sistem universal‟ karena selalu Dipergunakan dalam sistem-sistem yang lain adalah sistem…

a. Abjad dan nomor
b. Masalah dan abjad
c. Abjad dan tanggal
d. Tanggal dan nomor
e. Wilayah dan tanggal

121 .Hasil suatu pembicaraan rapat yang telah ditulis dengan rapi disebut…

a. Risalah
b. Laporan
c. Notulen
d. Notulis
e. Rangkuman

122. Seseorang yang bertugas membuat catatan selama berlangsungnya rapat disebut…

a. Notulen
b. Nomaden
c. Notulis
d. Sekretaris
e. Notaris

123.Fungsi notula sebagai berikut,kecuali…

a. Bahan bukti tertulis
b. Bahan pengambilan keputusan
c. Alat pengingat untuk peserta rapat
d. Sebagai sumber informasi bagi yang tidak hadir dalam rapat
e. Sebagai bahan pembanding

124. Function Base Classification adalah klasifikasi arsip yang digunakan dalam filing system, kecuali…

a. Alphabetical
b. Numeric
c. Subject
d. Date
e. Geographic

125.Folder Campuran (Miscellaneous folder)digunakan dalam filing system…

a. Abjad
b. Nomor
c. Subyek
d. Tanggal
e. Wilayah

126. Istilah Terminal Digit digunakan dalam filing system…

a. Abjad
b. Nomor
c. Subyek
d. Tanggal
e. wilayah

127. Dalam sistem kearsipan pola lama untuk pendistribusian surat masuk ke unit kerja sarana yang digunakan adalah…

a. Buku agenda masuk
b. Buku agenda keluar
c. Kartu kendali
d. Kartu indek
e. Buku ekspedisi intern

128. Record dalam kearsipan diartikan sebagai…

a. Catatan kearsipan
b. Arsip Dinamis Aktif
c. Arsip Dinamis Inaktif
d. Arsip Statis
e. Arsip Dinamis

129. Record Centre adalah tempat untuk menyimpan…

a. Catatan Kearsipan
b. Arsip Dinamis Aktif
c. Arsip Dinamis Inaktif
d. Arsip Statis
e. Arsip Dinamis

130. Central File adalah tempat untuk menyimpan…

a. Catatan Arsip
b. Arsip Dinamis Aktif
c. Arsip Dinamis Inaktif
d. Arsip Statis
e. Arsip Dinamis

131. Istilah penyusutan dalam kearsipan diartikan sebagai…

A. Pemindahan arsip dinamis inaktif ke Record Center
B. Penyerahan arsip ke ANRI
C. Penghapusan arsip yang habis nilai gunanya
D. Penyimpanan Arsip dalam suatu sistem
E. Jawaban a,b,c,benar

132. Fasilitas ini dapat diakses dengan menggunakan browser dan memungkinkan anda dapat berdiskusi mengenai topik atau yang menarik dengan orang-orang di seluruh dunia.Fasilitas yang dimaksud adalah …

a. E-mail
b. LAN
c. Web Server
d. WWW
e. Newsgroups

133. Klick attack files pada e-mail,masukan file,pilih file dengan cara klik browse.langkah di atas merupakan cara-cara….

a. Membuat E-mail baru
b. Mengirim E-mail dengan disertai lampiran
c. Membuka E-meil yang masuk
d. Mengirim E-mail ke alamat tertentu
e. Mengirim E-mail ke beberapa alamat yang berbeda

134. Tugas dan fungsi sekretaris sering kali mempunyai kesamaan dengan tugas dan fungsi (public relation),kesamaan ini adalah…

a. Membuat ruangan-ruangan kantor tetap rapi
b. Mempertahankan citra perusahaan
c. Menyiapkan alat-alat kantor
d. Menerima telephone
e. Mengatur agenda pimpinan

135. Pernyataan pers (pers release)ini harus menggunakan bahasa yang…

a. Bahasa yang fulgar sehingga menyinggung nama baik seseorang
b. Bahasa asing yang sulit dimengerti oleh penerima pers release ini
c. Bahasa yang etis,jelas,mengandung 4W + H,tepat sasaran / waktu sesuai dengan kepentingan pers release ini dibuat
d. Ditulis tangan dan banyak koreksi menggunakan tip-X
e. Mengelak dan menantang,demi menjaga nama baik perusahaan

136. Unsur-unsur komunikasi terdiri dari…

a. Komunikator,komunikan,pesan,tujuan,media
b. Pesan,lambang,media
c. Komunikator,komunikan,pesan
d. Komunikan,pesan,lambang,media,suara
e. Komunikator,pesan,lambang,media

137. Penempatan pesawat telepon yang paling tepat pada meja kerja sekretaris,ada pada sebelah…

a. Tengah meja kerja
b. Meja lain
c. Kanan meja kerja
d. Kiri meja kerja
e. Mana saja

138. Penanganan pesan melalui pesawat telepon,hendaknya ditulis pada…

a. Kertas kecil
b. Message telepon
c. Buku agenda
d. Note book
e. Buku jurnal

139. Fungsi dari Out Sheet digunakan pada…

a. Penyimpanan Arsip
b. Penemuan kembali arsip (Peminjaman arsip)
c. Penyusutan arsip(Penghapusan arsip)
d. Klasifikasi arsip dinamis
e. Klasifikasi arsip dinamis inaktif

140. Filing System istilah yang digunakan pada…

a. Penyimpanan arsip
b. Peminjaman arsip
c. Penyusutan arsip (Penghapusan arsip)
d. Klasifikasi arsip dinamis
e. Klasifikasi arsip dinamis inaktif

141. Pengertian tentang etika komunikasi adalah...

a. Tabiat,watak dalam komunikasi
b. Prilaku,budi pekerti dalam komunikasi
c. Kepribadian dalam komunikasi
d. Perbuatan dalam komunikasi
e. Norma atau ukuran berlaku dalam proses penyebaran komunikasi

142. Orang yang menerima informasi/komunikasi dinamakan…

a. Komunikator
b. Komunikan
c. Message
d. Mediator
e. Noise

143. Jika arsip disimpan menurut sistem nomor Terminal Digit,surat bernomor kode 1324 Dapat diketemukan dalam folder nomor …

a. 20 29
b. 24
c. 132
d. 24/13
e. 24/31

144. Suatu angka yang menunjukan seberapa lama arsip disimpan sebelum dimusnahkan Atau disingkarkan disebut…

a. Angka pemakaian
b. Angka kecermatan
c. Angka penilaian
d. Angka penggunaan
e. Angka penyusutan

145. Dalam kegiatan penyusutan arsip,untuk arsip yang harus diserahkan ke ARNAS RI Adalah arsip yang bernilai …

a. Yuridis
b. Vital
c. Sementara
d. Edukasi
e. Permanen

146. Inquiry letter usually require for sending …

a. Goods
b. Letter
c. Offer
d. Payment
e. Order

147. The subject line refer to…

a. The name of person to whom the letter is sent
b. The name of person receiving the letter
c. The time or date of letter writing
d. The content of the letter in a very briefly statement
e. The name of person receive the letter

147. ”By separate post we are sending you our latest price list of …..”By separate post we Are sending you our latest price list of….”This sentence is usually used in …

a. Reply to inquiry letter
b. Confirmation of order letter
c. Order letter
d. Inquiry letter
e. Letter of order

148. Dari sekian tamu yang telah hadir,mereka yang diprioritaskan dipertemukan terlebih Dahulu dengan pimpinan adalah …

a. Staf ahli pimpinan
b. Relasi perusahaan
c. Teman dekat pimpinan
d. Setiap keluarga pimpinan
e. Tamu yang sudah membuat perjanjian sebelumnya

149. Langkah yang anda lakukan jika kedatangan tamu,sedangkan pimpinan tidak Menerima tamu tersebut,adalah...

a. Meminta untuk pulang
b. Meminta untuk meninggalkan pesan
c. Menangani dengan baik
d. Menyalurkan kepejabat lain
e. Ditangani sendiri

150. Dibawah ini yang termasuk kedalam faktor keberhasilan proses komunikasi adalah…

a. Komunikator
b. Isi ide yang disampaikan
c. Media atau lambang yang digunakan
d. Terjadinya distorsi dalam komunikasi
e. Feedback dari si penerima ide

151. Empat jenis feedback dalam komunikasi adalah …

a. Positif,netral,lengkap dan lain-lain
b. Netral,lengkap,media,lambang
c. Positif,media lambang,motivasi
d. Negatif,lengkap,netral
e. Positif,negatif,netral dan zero

152. Ada 2 macam konsep pengembangan diri (kepribadian)yaitu konsep diri yang lebih dan baik,salah satu konsep diri yang di bawah ini adalah…

a. Cepat tangkap terhadap situasi sekelilingnya
b. Sulit mengikuti kesalahannya
c. Cepat mengenel orang disekitarnya
d. Bekerja dengan baik dan tekun
e. Bersahaja dengan penuh harapan

153. Dibawah ini merupakan dasar tata krama pergaulan kecuali …

a. Bersikap sopan dan ramah kepada siapa saja
b. Memiliki rasa toleransi yang tinggi
c. Kadang-kadang bersikap sinis
d. Selalu menepati waktu dan janji
e. Tidak sombong dan rendah hati

154. Ketrampilan merupakan kepandaian menggunakan anggota badan dengan efisien,keterampilan merupakan hal yang …

a. Menjadi dasar pengetahuan seseorang
b. Menjadi bakat seseorang yang dapat dipelajari oleh orang lain
c. Menjadi bakat seseorang yang sulit dipelajari oleh orang lain
d. Menjadi khusus milik seseorang yang menjabat jabatan tersebut
e. Menjadi warisan dari orang tua

155. Secretary adalah istilah sekretaris yang berasal dari bahasa…

a. Belanda
b. Inggris
c. Perancis
d. Latin
e. Yunani

156. Dengan memperhatikan arti kata sekretaris,maka seorang yang memangku jabatan sekretaris harus mempunyai sifat …

a. Dapat memimpin bawahan
b. Dapat bekerja tanpa pertolongan orang lain
c. Dapat dipercaya dalam melaksanakan tugas
d. Dapat bebas mengemukakan pendapat sesuai dengan selera pribadinya
e. Dapat mempengaruhi bawahan

157. Sekretaris eksekutif termasuk dalam jenis sekretaris berdasarkan …

a. Bidang kekhususan dalam pekerjaan
b. Kemampuan dan pengalaman kerja
c. Sifat pekerjaan
d. Luas ruang lingkup tanggung jawab
e. Kemampuan mengatur

158. Sekretaris yang menyelenggarakan pekerjaan administrasi untuk satu orang atasan adalah

a. Junior secretary
b. Senior secretary
c. Private secretary
d. Administrative assistant
e. Excecutif secretary

159. Kepribadian seorang sekrataris dapat terlihat pada …

a. Keahlian bergaul melalui prilaku yang sesuai dengan ketentuan kerja
b. Keahlian dalam sikap perbuatan dan gerak langkah yang sesuai untuk jabatan
c. Keahlian bergaul melalui perilaku dan bersikap sesuai untuk pekerjaan
d. Keahlian bergaul melalui perilaku dan sikap perbuatan serta berwatak profesional
e. Keahlian berkomunikasi

160. Perihal yang harus diperhatikan oleh sekretaris dalam etika kerja adalah …

a. Bekerja cepat
b. Fasih berbahasa asing
c. Dapat menyimpan rahasia
d. Tekun
e. Rajin

161. Seorang sekretaris dapat mengembangkan dirinya secara baik dalam suatu lingkungan kerja apabila melakukan hal-hal dibawah ini kecuali…

a. Cepat tanggap terhadap sekelilingnya
b. Dapat mengenal dengan cepat orang sekitarnya
c. Mempunyai motivasi yang tinggi terhadap pekerjaan
d. Sulit mengakui kesalahan
e. Mengatasi pekerjaan dengan baik dan tekun

162. Program aplikasi merupakan tipe program yang pertama kali digunakan setelah sistem operasi dimuat (loaded).Program aplikasi yang paling tepat digunakan di bagian keuangan yang berhubungan dengan angka-angka adalah…

a. Speadsheet
b. Word processing
c. Microsoft access
d. Microsoft Power Point
e. Lotus

163. Surat yang berisi bukti bahwa pembeli belum melunasi/membayar hutangnya, menghubungkan dengan surat pesanan atau pengiriman barang dan faktur serta menyebutkan jumlah utang yang belum dibayar adalah surat...a. Pengaduan
b. Pesanan
c. Pengiriman barang
d. Edaran
e. Penagihan

164. Dibawah ini surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli....

a. Surat penawaran
b. Surat permintaan penawaran
c. Surat pesanan
d. Surat pengiriman pembayaran
e. Surat pengaduan

165. Surat dikatakan sebagai alat ukur yang dinamis bagi suatu kantor, karena ............

a. Banyaknya surat yang keluar masuk
b. Surat alat komunikasi yang sangat efektif
c. Surat adalah komunikasi secara tertulis
d. Surat adalah sumber informasi
e. Surat dijamin kerahasiannya

166. Surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga/badan, baik pemerintah maupun swasta, disebut surat....

a. Dinas
b. Resmi
c. Setengah resmi
d. Pemerintah
e. Swasta

167. Surat yang digunakan hanya untuk lingkungan kantor antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dan antar sesama bawahan disebut ........

a. Surat dinas
b. Surat resmi
c. Surat pribadi
d. Surat memo
e. Surat penting

168. Surat yang digunakan hanya untuk lingkungan kantor antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dan antar sesama bawahan disebut ............

a. Surat penting
b. Surat sangat rahasia
c. Surat dinas
d. Surat biasa
e. Surat memo

169. Untuk memudahkan membuka kembali wesite yang sering digunakan dan merupakan web paling disenangi,maka kita simpan web tersedbut dalam fasilitas ini.Fasilitas internet yang digunakan adalah…

a. Home
b. Search
c. Favorites
d. Mail
e. Discuss

170. Pertama kali yang anda uvapkan pada saat menerima telepon adalah …

a. Hallo
b. Hallo,selamat siang PT…
c. Selamat siang,dengan PT…,ada yang bisa saya bantu?
d. Selamat siang,dengan PT…,ada apa nih?
e. Hallo,selamat siang dengan lina PT…

171. Apabila anda melakukan hubungan langsung/telepon ke luar negeri,dengan cara menekan/memutar nomor…

a. Kode negeri + kode awal + kode wilayah + nomor telepon yang dituju
b. Kode awal + kode negara + kode wilayah + nomor pelepon yang dituju
c. Kode awal internasional + kode negara + kode wilayah + nomor telepon yang dituju
d. Kode wilayah + kode negara+kode awal + nomor telepon yang dituju
e. Kode negara + nomor telepon yang dituju

172. Anda sebagai sekretaris menerima telepon masuk dari salah satu klien perusahaan anda,yang ingin bicaradengan atasan anda,tetapi atasan anda tidak ditempat,apa yang anda lakukan …

a. Tunggu ya sebentar
b. Maaf bapak sedang tidak ada ditempat,ini nomor HP nya,telepon saja
c. Dioper pada bagian lain
d. Diminta menunggu karena akan dicari dahulu
e. Maaf bapak Broto sedang menghadiri rapat,dapatkah anda meninggalkan pesan?

173. Mengetik kata “Promosi” dihentak oleh jari…

a. Kelingking kanan,telunjuk kiri,manis kiri,telunjuk kiri,manis kiri,telunjuk kanan,tengah kiri
b. Kelingking kanan,telunjuk kiri,manis kanan,telunjuk kanan,manis kanan,manis kiri,tengah kanan
c. Kelingking kanan,telunjuk kiri,manis kanan,telunjuk kanan,kelingking kiri,manis kiri,tengah kanan
d. Kelingking kanan,manis kanan,telunjuk kiri,telunjuk kanan,manis kiri,kelingking kiri,tengah kiri
e. Kelingking kanan,manis kanan,telunjuk kiri,manis kiri,telunjuk kanan,tengah kiri,tengah kanan

174. Mengetik dengan menggunakan jari kelingking kanan,telunjuk kiri,kelingking kiri,tengah kanan,manis kiri dantengah kanan menghasilkan kata …

a. Praktik
b. Praktek
c. Praksi
d. Prakata
e. Prakarsa

175. Hal-hal berikut ini termasuk dalam pokok-pokok perjanjian kerja,kecuali....

a. Penempatan
b. Gaji
c. Tunjangan
d. Uang muka
e. Jaminan sosial

176.Surat lamaran kerja yang dibuat oleh seorang pelamar,dinyatakan berhasil apabila pelamar…

a. Dipanggil untuk datang
b. Mendapat jabatan yang dikehendaki
c. Mendapat surat panggilan untuk test
d. Dipanggil untuk wawancara
e. Mendapat balasan surat

177. Penyimpanan surat menurut sistem nomor Desimal Dewy,untuk surat bernomor kode 473 disimpan dalam laci …, dibelakang guide …, dalam folder …

a. 473, 470, 400
b. 400, 470, 473
c. 470, 400, 473
d. 400, 473,470
e. 473, 400, 470

178. Tanda tangan penanggung jawab surat pada bentuk semi block adalah…

a. Disebelah kanan atas
b. Disebelah kiri bawah
c. Disebelah tengah
d. Disebalah kiri atas
e. Disebelah kanan bawah

179. Dalam surat niaga sering digunakan istilah-istilah yang mempunyai arti tersendiri,seperti c/o (care of) artinya adalah …

a. Per alamat
b. Atas nama
c. Dengan alamat
d. Carbon copy
e. idem

180. Salah satu istilah penyerahan barang yang biasa digunakan adalah free on station (FOS) yang mengandung arti..

a. Barang diserahkan diatas kapal
b. Barang dibeli digudang penjual
c. Barang diserahkan digudang penjual
d. Barang diserahkan digudang stasiun kereta
e. Barang dibeli pada gudang stasiun kantor

181. Pilih salah satu dari 5 kalimat yang anda anggap efektif…

a. Sehubungan dengan hal tersebut diatas
b. Sehubungan dengan hal tersebut
c. Sehubungan hal tersebut
d. Hubungan dengan hal diatas
e. Hubungan dengan hal tersebut diatas

182. Berikut dibawah ini adalah kalimat surat penawaran, kecuali...

a. Terima kasih atas surat Saudara no....tanggal....tentang pesanan 20 unit komputer
b. Kami sampaikan bahwa kami adalah salah satu perusahaan nasional yang akan buka cabang dikota.........
c. Berdasarkan surat saudara no............tanggal........... tentang permintaan daftar harga....
d. Menanggapi permintaan saudara no......tanggal......kami akan kirimkan....
e. Dengan ini kami informasikan bahwa kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang....

183. Perundang-Undangan RI yang mengatur tentang Arsip adalah......

a. UU RI No. 34 Tahun 2009
b. UU RI No. 43 Tahun 2009
c. UU RI No. 34 Tahun 2008
d. UU RI No. 43 Tahun 2008
e. UU RI No. 1 Tahun 1971

184. Salah satu tujuan dari pengelolaan Arsip adalah.....

a. Menghindari pemborosan tenaga dan waktu
b. Menghindari kerahasiaan informasi
c. Menjaga kelestarian perusahaan
d. Menyiapkan tempat penyimpanan
e. Pelayanan dokumen yang efisien dan efektif

185. Arsip harus memiliki struktur, isi dan konteks yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip, berarti arsip tersebut memiliki syarat....

a. Lengkap
b. Terpercaya
c. Autentik
d. Dapat digunakan
e. Fleksibel

186. Contoh arsip yang berbentuk non lembaran adalah....

a. Cek, kartu kredit, foto
b. Flash disk, giro, kwitansi
c. Mikrofilm, disket, rekaman pada pita kaset
d. Rekaman pada pita kaset, foto dan lukisan
e. Microfile, patung dan kwitansi

187. Penggunaan sampul surat harus disesuaikan dengan.....

a. Lipatan surat
b. Ukuran kertas
c. Kepentingan
d. Maksud dan tujuan
e. Jenis kertas

188. Bentuk surat yang pengetikannya dimulai dari pinggir kiri adalah bentuk....

a. Resmi
b. Lurus penuh
c. Setengah lurus
d. Lekuk
e. Lurus

189. Ciri khas penulisan surat bentuk resmi adalah....

a. Penulisannya dimulai dari pinggir kiri
b. Alamat dalam ditulis disebelah kanan, di bawah nama kota dan tanggal
c. Tidak menggunakan nama kota
d. Alamat dalam ditulis di sebelah kiri setelah nomor surat
e. Setiap alinea baru menjorok lima spasi


190. Hanging Paragraph adalah nama lain untuk surat berbentuk....

a. Lurus penuh
b. Setengah lurus
c. Menggantung
d. Lurus
e. Lekuk

191. Surat bentuk lekuk dan bentuk resmi menggantung jarang digunakan orang, karena.....

a. Pada suratnya memerlukan pengetikan khusus
b. Bentuknya tidak praktis
c. Bentuknya tidak enak dipandang
d. Pemakaiannya tidak memasyarakat
e. Memerlukan waktu pengetikan yang cukup lama

192. Pemilihan kata-kata dalam surat hendaknya........

a. Lugas
b. Panjang
c. Bertele-tele
d. Tidak kaku
e. Khusus

193. Surat yang berisi tentang nama, jenis, tipe dan ciri barang serta jumlah banyaknya barang yang dipesan termasuk cara pembayaran dan waktu penyerahan barang adalah.............

a. Pemberitahuan pengiriman barang
b. Surat penawaran
c. Surat permnitaan penawaran
d. Pesanan
e. Promosi

193. Surat yang berisi dokumen penting yang berhubungan dengan rahasia dan keamanan negara disebut.....

a. Surat penting
b. Surat biasa
c. Surat sangat rahasia
d. Surat resmi
e. Surat dinas

194. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan surat perkenalan adalah, kecuali...
a. Memperkenalkan produk barang atau jasa
b. Menyampaikan kelebihan produk barang atau jasa yang dijual
c. Menyampaikan pekerjaan / proyek apa yang pernah dilakukan
d. Memperkenalkan nama dan jenis usaha
e. Memperkenalkan nama pemilik / pimpinan perusahaan

195. Berikut dibawah ini, hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan surat penawaran, kecuali.....

a. Kalimat harus bersifat merayu dan gombal
b. Bahasa yang digunakan harus sopan dan santun
c. Bahasa yang digunakan harus menarik
d. Kalimat yang digunakan tidak bertele-tele
e. Lugas

196. Surat yang dibuat oleh penjual yang isinya menawarkan produk barang atau jasa kepada calon pembeli dinamakan surat...

a. Permintaan penawaran
b. Penawaran
c. Order
d. Pesanan
e. Perkenalan

197. Arsip yang sering digunakan secara terus menerus dalam kegiatan organisasi kantor, disebut arsip...

a. Aktif
b. In aktif
c. Vital
d. Primer
e. Statis

198. Arsip dipergunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam sebuah peristiwa hukum, berarti arsip tersebut memiliki nilai...

a. Penerangan
b. Historis
c. Fiskal
d. Yuridis
e. Ekonomi

199. Faktur pajak sebagi bukti bahwa seseorang atau perusahaan telah melunasi tagihan pajaknya, berarti faktur pajak tersebut memiliki nilai guna......

a. Penerangan
b. Historis
c. Fiskal
d. Yuridis
e. Ekonomi

200. Pengendalian kegiatan pengelolaan surat dan arsip yang dibebankan dan dipertanggungjawabkan kepada suatu unit kerja yang disebut dengan unit kearsipan, berarti pengelolaan tersebut menggunakan asas......

a. Sentralisasi
b. Desentralisasi
c. Gabungan
d. Desentralisasi terkendali
e. Sentralisasi terkendali

201. asas pengelolaan arsip yang bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya adalah....

a. Sentralisasi
b. Desentralisasi
c. Gabungan
d. Sentralisasi terkendali
e. Desentralisasi terkendali

202. Tempat penyimpanan arsip yang penggunaannya memerlukan alat bantu perfurator adalah.....

a. Stopmap folio dan box file
b. Map snelhecter dan guide
c. Ordner dan map snelhecter
d. Box file dan ordner
e. Ordner dan stopmap folio

203. Prosedur pengurusan surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda adalah........

a. Penerimaan – pencatatan – penyortiran – pengarahan – penyimpanan – penyampaian
b. Penerimaan – penyortiran – pencatatan – pengarahan – penyampaian – penyimpanan
c. Penerimaan – pengarahan – pencatatan – penyimpanan – penyortiran - penyampaian
d. Penerimaan – pencatatan – penyortiran – pengarahan – penyampaian – penyimpanan
e. Penyortiran – pencatatan – penyimpanan – penerimaan – penyimpanan – penyampaian

204. Dalam korespondensi bisnis, sering muncul istilah “AFTER SALES SERVICE” dalam penulisan surat penawaran atau perkenalan. Maksud dari istilah tersebut adalah.............

a. Pelayanan dari penjual kepada konsumen setelah membeli produk barang atau jasa
b. Pelayanan satu atap
c. Pelayanan prima
d. Pelayanan pada saat penjualan
e. Semua benar

205. Berikut dibawah ini hal hal yang tidak perlu diperhatikan dalam penulisan surat pesanan, kecuali.......

a. Waktu penyerahan barang/kapan barang tersebut tiba
b. Pelayanan yang didapat jika menjadi pelanggan/pembeli
c. Harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
d. Gambaran kemampuan yang dimiliki oleh perusahaan
e. Bahasa surat harus menarik

206. “Terima kasih atas surat Saudara No..... tanggal ..... tentang permintaan daftar harga Sepatu Merk”. 

Kalimat tsb merupakan penggalan dari surat.....
a. Permintaan penawaran dari penjual
b. Penawaran yang dibuat oleh calon pembeli
c. Tanggapan surat atas permintaan dari penjual
d. Penawaran yang dibuat oleh penjual
e. Pesanan dari pembeli

207. “mengenai ongkos dan biaya barang, mulai dari gudang sampai barang berada diatas kapal akan kami (penjual) tanggung semuanya”. Dalam istilah bisnis, pernyataan tsb merupakan istilah dari....

a. Air Way Bill
b. Free on Board
c. Cash and Carry
d. Cash on Delivery
e. Loko Gudang

208. “dari total harga secara secara keseluruhan sebesar Rp. 25,000,000,-, akan kami bayar sebesar Rp. 5,000,000,- jika barang sudah tiba ditempat kami dan sisanya akan kami angsur sebanyak 3 kali. Demikian pesanan ini kami sampaikan. Wassalam”. 

Dari pernyataan surat pesanan, cara pembayarannya dilakukan secara....

a. Down payment sebesar 10%
b. Uang muka sebesar 20%
c. Cash on Delivery
d. Cash and Carry
e. Angsuran 3 kali pembayaran

209. surat penawaran memiliki posisi yang “lemah”. Arti kata lemah dalam penulisan surat penawaran adalah.....

a. Tidak berdaya
b. Sangat tergantung pada pesanan
c. Tidak ada kepastian dari calon pembeli
d. Sangat tergantung pada permintaan penawaran
e. Semua benar

210. Lembaran yang digunakan untuk mencatat instruksi pimpinan yang berkaitan dengan isi surat adalah.....

a. Agenda
b. Kartu kendali
c. Disposisi
d. Ekspedisi
e. Kartu arsip

211. Menerima surat masuk, menandatangani surat pengantarnya dan membubuhi cap tanggal pada sampul surat, merupakan tugas dari…

a. Satpam
b. Penerima surat
c. Kurir
d. Pengarah surat
e. Arsiparis

212. Perencanaan kantor meliputi hal-hal dibawah ini, kecuali...

a. Perencanaan gedung, standar kualitas kerja
b. Penerangan, tata ruang kantor
c. Anggaran, standar kualitas kerja
d. Anggaran dan waktu
e. Anggaran

213. Dibawah ini yang bukan merupakan fungsi utama kantor adalah....

a. Menerima informasi
b. Merekam informasi
c. Mengendalikan formulir kantor
d. Mendistribusikan informasi
e. Mengelola informasi

214. Dibawah ini pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah....

a. Pelayanan telepon
b. Pelayanan keamanan
c. Pengurusan perlengkapan
d. Penerimaan tamu
e. Pelayanan kebersihan

215. Dalam pekerjaan kantor dikenal istilah “Billing” yang artinya.....

a. Surat menyurat
b. Menyimpan warkat
c. Tugas-tugas khusus
d. Membuat rekening
e. Kegiatan pencatatan

216. Making record/noting down desired data adalah pekerjaan kantor yang berhubungan dengan....

a. Membuat warkat-warkat/mencatat data yang diinginkan
b. Memperbanyak warkat dan memberikan alamat
c. Mengurus, membagi dan mengirim surat-surat
d. Mengirim, dan mengangkut pesanan-pesanan dengan kapal
e. Tugas-tugas khusus

217. Jenis pekerjaan kantor yang memiliki presentasi paling besar menurut GR Terry yaitu.....

a. Typing
b. Filing
c. Calculating
d. Checking
e. Registration

218. Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Hal ini merupakan prinsip organisasi berupa...........

a. Prinsip tujuan
b. Prinsip kesatuan fungsi
c. Prinsip hubungan individual
d. Prinsip kesederhanaan
e. Prinsip manajerial

219. Pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu dan manajemennya diserahkan kepada satu orang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Ini adalah pengertian dari asas.....

a. Sentralisasi
b. Efisiensi
c. Asas campuran
d. Desentrasi
e. efektifitas

220. Semua mesin kantor yang berfungsi untuk mengadakan komunikasi baik dilingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor adalah.....

a. Perlengkapan kantor
b. Pesawat kantor
c. Mesin kantor
d. Perabot kantor
e. Interior kantor

221. Membayar biaya bunga bank sebesar Rp 2.800,000 tunai.

Transaksi yang terjadi jika dimasukan kedalam jurnal umum maka nama akun untuk transaksi sejumlah Rp 2.800.000, adalah.....

a. Pendapatan
b. Kas
c. Dividen
d. Beban Bunga Bank
e. Beban Perlengkapan

222. Pemegang saham menyerahkan uang tunai, ruko, dan tanah masing-masing sebesar Rp 240.000.000, Rp 152.000.000, dan Rp 323.000.000 sebagai setoran modal saham perusahaan.

Transaksi di atas apabila dimasukan kedalam jurnal maka posisi akun yang terletak di Debet adalah.......

a. Ruko, Uang, Giro
b. Ruko, Kas, Uang
c. Giro, Tanah, Bangunan
d. Ruko, Kas, Tanah
e. Bangunan, Ruko, Tanah

223. PT. PELANGI membagikan saham tunai sebesar Rp 12.000.000 kepada pemegang saham.

Transaksi yang terjadi jika dimasukan kedalam jurnal umum maka nama akun untuk transaksi sejumlah Rp 12.000.000, adalah.....

a. Pendapatan
b. Piutang
c. Dividen
d. Kas
e. Beban Perlengkapan

224. Pesanan PT . Aryata telah selesai. PT. Aryata mengambil pesanannya dan membayar kewajibannya sebesar Rp 1.420.000, sementara sisanya akan dilunasi pada bulan Desember mendatang.

Transaksi yang terjadi jika dimasukan kedalam jurnal umum maka nama akun untuk transaksi sejumlah Rp 1.420.000, adalah.....

a. Pendapatan
b. Piutang
c. Hutang
d. Kas
e. Beban Perlengkapan

225. Percetakan "PT. PELANGI" melunasi hutang usaha ke PT. Ms Print.

Transaksi yang terjadi jika dimasukan kedalam jurnal umum maka nama akun diposisi kredit yang digunakan adalah.....

a. Kas
b. Perlengkapan
c. Hutang
d. Perlengkapan Cetak
e. Beban Perlengkapan

35. Percetakan "PT. PELANGI" melunasi hutang usaha ke PT. Ms Print.

Transaksi yang terjadi jika dimasukan kedalam jurnal umum maka nama akun diposisi debet yang digunakan adalah.....

a. Kas
b. Perlengkapan
c. Hutang
d. Perlengkapan Cetak
e. Beban Perlengkapan

226. Membeli Perlengkapan cetak (kertas, tinta, dan lain-lain) dari Toko Serba Murah seharga Rp 5.175.000 secara tunai.

Transaksi yang terjadi jika dimasukan kedalam jurnal umum maka nama akun diposisi kredit yang digunakan adalah.....

a. Kas
b. Perlengkapan
c. Hutang
d. Perlengkapan Cetak
e. Beban Perlengkapan

227. Membayar tunai biaya iklan di radio dan koran sebesar Rp 4.550.000 secara tunai.

Transaksi yang terjadi jika dimasukan kedalam jurnal umum maka nama akun diposisi kredit yang digunakan adalah....

a. Kas
b. Kas Bank
c. Beban
d. Utang Bank
e. Beban Iklan

228. Membayar tunai biaya iklan di radio dan koran sebesar Rp 4.550.000 secara tunai.

Transaksi yang terjadi jika dimasukan kedalam jurnal umum maka nama akun diposisi debet yang digunakan adalah.....

a. Kas
b. Kas Bank
c. Beban
d. Utang Bank
e. Beban Iklan

229. Membeli Kendaraan bekas untuk operasional perusahaan seharga Rp 52.000.000, dimana sebesar Rp 22.000.000 dibayarkan secara tunai dan sisanya akan dilunasi dalam 5 bulan.

Transaksi yang terjadi jika dimasukan kedalam jurnal umum berapa jumlah hutang dari transaksi yang terjadi.....

a. Rp. 10.000.000
b. Rp. 30.000.000
c. Rp. 20.000.000
d. Rp. 50.000.000
e. Rp. 40.000.000

230. Menerima pesanan cetakan kalender duduk tahun 2020 dari Bank Mandiri senilai Rp. 65.000.000. Sebesar Rp. 15.000.000 telah dibayarkan tunai sebagai uang muka dan sisanya akan dilunasi apabila pesanan tersebut telah selesai.

Transaksi yang terjadi jika dimasukan kedalam jurnal umum berapa jumlah pendapatan.....

a. Rp. 10.000.000
b. Rp. 25.000.000
c. Rp. 60.000.000
d. Rp. 65.000.000
e. Rp. 55.000.000

231. Menerima pesanan cetakan kalender duduk tahun 2020 dari Bank Mandiri senilai Rp. 65.000.000. Sebesar Rp. 15.000.000 telah dibayarkan tunai sebagai uang muka dan sisanya akan dilunasi apabila pesanan tersebut telah selesai.

Transaksi yang terjadi jika dimasukan kedalam jurnal umum akun piutang diposisi debet sejumlah....

a. Rp. 10.000.000
b. Rp. 20.000.000
c. Rp. 60.000.000
d. Rp. 40.000.000
e. Rp. 50.000.000

232. Menerima pesanan cetakan kalender duduk tahun 2020 dari Bank Mandiri senilai Rp. 65.000.000. Sebesar Rp. 15.000.000 telah dibayarkan tunai sebagai uang muka dan sisanya akan dilunasi apabila pesanan tersebut telah selesai.

Transaksi yang terjadi jika dimasukan kedalam jurnal umum adalah akun kas diposisi debet sejumlah.....

a. Rp. 15.000.000
b. Rp. 25.000.000
c. Rp. 65.000.000
d. Rp. 45.000.000
e. Rp. 55.000.000

233. Percetakan "PT. PELANGI" menerima kredit usaha dari Bank Mandiri sebesar Rp. 85.000.000 dengan jaminan tanah. Transaksi yang terjadi jika dimasukan kedalam jurnal umum adalah akun kas diposisi debet, maka pada posisi kredit akun yang digunakan adalah.....

a. Piutang
b. Kas Bank
c. Beban
d. Utang Bank
e. Modal Saham

234. Syarat- syarat pembayaran melalui kas kecil antara lain.......

a. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil
b. Pemegang kas kecil harus membuat formulir pendaftaran
c. Mengumpulkan barang yang dibeli
d. Bukti pengeluaran kas kecil ditandatangani oleh pemegang kas kecil
e. Setiap terjadi pembayaran harus selalu ijin dari bendahara

235. Pengertian administrasi secara luas adalah :

a. Kegiatan menyusun kerangka organisasi yang menjadi wadah aktivitas
b. Pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan transportasi
c. Tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi
d. Kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia ataupun sekelompok orang atau masyarakat hingga tercapainya sebuah tujuan yang diinginkan.
e. Tempat sekelompok orang berkumpul dan bekerjasama

236. Berikut ini merupakan salah satu fungsi pekerjaan kantor :

a. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan keuangan untuk mencapai tujuan organisasi
b. Menyediakan informasi atau keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan
c. Menyediakan informasi atau keterangan bagi mitra kerja organisasi untuk embeli produk
d. Melakukan kegiatan perencanaan organisasi setiap tri wulan
e. Membantu kompetitor organisasi untuk mengetahui informasi organisasi

237. Di bawah ini yang termasuk barang tidak habis pakai adalah….

a. Perforator, stapler, kertas
b. Spidol, kertas, perforator
c. Perforator, stapler, Gunting
d. Spidol, kertas, staples
e. Kertas, pulpen, gunting

238. Berikut ini adalah contoh dokumen yang memiliki nilai historis…

a. Naskah Proklamasi, Faktur, Akta jual beli
b. KTP, ijazah, akta lahir
c. Naskah proklamasi, KTP, Ijazah
d. Kuitansi, faktur, nota, naskah MOU
e. Naskah Proklamasi, Perjanjian Linggarjati, Surat Perintah 11 Maret

239. Pengendalian kegiatan pengelolaan surat dan arsip yang dibebankan dan dipertanggungjawabkan kepada suatu unit kerja yang disebut dengan unit kearsipan, berarti pengelolaan tersebut menggunakan asas….

a. Desentralisasi
b. Gabungan
c. Sentralisasi
d. Desentralisasi terkendali
e. Dekonsentralisasi

240. Asas pengelolaan arsip yang bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya adalah asas….

a. Desentralisasi
b. Gabungan
c. Sentralisasi
d. Desentralisasi terkendali
e. Dekonsentralisasi

241. Proses kerja akan lebih lancar karena arsip dapat lebih mudah ditemukan, merupakan salah satu keuntungan dari pengelolaan arsip dengan menggunakan
asas….

a. Desentralisasi
b. Gabungan
c. Sentralisasi
d. Desentralisasi terkendali
e. Dekonsentralisasi

242. Tempat penyimpanan arsip yang penggunaannya memerlukan alat bantu perforator adalah….

a. Stopmap folio dan box file
b. Map snelhecter dan guide
c. Box file dan ordner
d. Ordner dan map snelhecter
e, Box file dan gmail

243. Prosedur pengurusan surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda adalah….

a. Penerimaan – pencatatan – penyortiran – pengarahan – penyimpanan - penyampaian,
b. Penerimaan –pengarahan – pencatatan – penyortiran – penyimpanan - penyampaian,
c. Penerimaan – pencatatan – penyortiran – pengarahan –penyampaian – penyimpanan.
d. Penerimaan – penyortiran – pencatatan – pengarahan – penyampaian – penyimpanan,
e. Tidak ada prosedur yang benar.

244. Petugas yang bertugas untuk mengantarkan surat langsung kepada alamat yang dituju, disebut….

a. Satpam
b. Penerima surat
c. Pengarah surat
d. Kurir
e. Wiraswasta

245. Dalam penanganan surat masuk biasa, setelah surat dicatat pada Lembar Pengantar I dan II, maka selanjutnya diserahkan kepada….

a. Pengarah surat
b. Penata arsip
c. Unit Pengolah
d. Unit Kearsipan
e. Satuan petugas

246. Yang harus dilakukan dalam menangani surat-surat yang memiliki lampiran adalah….

a. Menyatukan lampiran dengan suratnya menggunakan paper clip,
b. Menyimpan lampirannya pada tempat khusus,
c. Mencatat tersendiri untuk surat-surat yang memiliki lampiran,
d. Surat dan lampiran dipisahkan.
e. Tidak ada tindakan yang benar untuk menangani surat-surat tsb.

247. Sarana dan prasarana dilakukan dengan melalui suatu prosedur, adapun prosedur/langkah yang pertama adalah...

a. Mengadakan seleksi
b. Merencanakan anggaran
c. Pemecahan permasalahan
d. Mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan sarpras
e. Merencanakan seleksi

248. Salah satu permasalahan dihadapi dalam perencanaan sarana dan prasarana adalah....

a. Terbatasnya dana yang tersedia
b. Penggunaan sarana yang efisien
c. Terjadinya pemborosan dana yang tidak perlu
d. Pembelian dengan tepat guna
e. Pembelian dengan tidka tepat guna

249. Di bawah ini hal yang berhubungan dengan perancanaan kebutuhan prasarana, yaitu...

a. Berabot
b. Buku
c. Alat-alat
d. Lahan/tanah
e. Bahan Baku

250. Pengadaan barang/jasa dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan, kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas. Uraian dimaksud merupakan....

a. Prinsip Akuntabel
b. Prinsip terbuka
c. Prinsip adil/tidak diskriminasi
d. Prinsip bersaing
e. Prinsip tidak sehat

251. Kegiatan yang mencakup sejak perencanaan kebutuhan, penentuan kebutuhan, pengadaan, pendistribusian, penyimpanan dan pergudangan, pemeliharaan, inventarisasi, dan penghapusaan adalah merupakan....

a. Pengertian administrasi sarana dan prasarana
b. Ruang lingkup administrasi sarana dan prasaranas
c. Tujuan administrasi sarana dan prasarana
d. Fungsi administrasi sarana dan prasarana
e. Manfaat administrasi sarana dan prasarana

252. Unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi.

Pernyataan tersebut merupakan ....

a. Kegtiatan manajerial administrasi sarana dan prasarana
b. Kegiatan operasional administrasi sarana dan prasarana
c. Tujuan administrasi sarana dan prasarana
d. Objek administrasi sarana dan prasarana
e. Manfaat administrasi sarana dan prasarana

253. Keseluruhan orang yang bekerja pada suatu kantor tertentu atau orang yang melakukan pekerjaan dengan mendapatkan imbalan jasa berupa gaji atau tunjangan baik di instansi pemerintah atau swasta adalah…

a. Manfaat kantor
b. Personil kantor
c. Syarat kantor
d. Jenis kantor
e. Tanggungjawab kantor

254. Proses penarikan sejumlah calon pegawai yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai, yang dilakukan melalui berbagai kegiatan disebut….

a. Rekrutmen
b. Formasi
c. Promosi
d. Mutasi
e. PHK

255. Melakukan tindakan pencatatan dan penyusunan daftar inventaris secara sistematis, tertib, dan teratur berdasarkan ketentuan dan pedoman yang berlaku dinamakan….

a. Maintenance
b. Rehabilitasi
c. Akumulasi penyusutan
d. Inventarisasi
e. Administrasi

256. Komunikasi non verbal disampaikan dengan cara….

a. Membaca
b. Menulis
c. Mendengarkan
d. Bahasa tubuh
e. Lambang atau gambar

257. Instruksi number of copies pada menu print berguna untuk….

a. Mencetak seluruh halaman
b. Mencetak halaman tertentu
c. Mengatur penggunaan tinta printer yang diinginkan
d. Mencetak halaman yang aktif
e. Menentukan jumlah cetakan

258. Seseorang yang menyampaikan informasi penting yang digunakan sebagai dasar atau petunjuk kerja disebut kolega yang berarti...

a. Tamu kantor
b. Pelanggan kantor
c. Rekan kantor
d. Teman atasan
e. Dinas pemerintah

259. Buku yang digunakan untuk mencatat pendistribusian surat adalah....

a. Disposisi
b. Buku jurnal surat keluar
c. Buku jurnal surat masuk
d. Buku ekspedisi
e. Buku direktori

260. Pengertian Administrasi dari segi etimologis adalah....

a. Kegiatan memberdayakan sumber daya alam
b. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
c. Kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, mengelola manusia, mengelola harta benda, kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi.
d. Kegiatan menyediakan data dan informasi
e. Kegiatan memanejerial sistem

261. Dalam bahasa Belanda administrasi berasal dari kata “administratie” yang artinya..........

a. Tata usaha
b. Kegiatan menghitung
c. Mengelola
d. Mengatur
e. Kegiatan catat mencatat

262. Administrator, Manager, Staff (pembantu) dan Worker (pegawai atau pekerja) adalah....

a. Tanggungjawab kantor
b. Jenis personil kantor
c. Nama personil kantor
d. Syarat personil kantor
e. Profil personil kantor

263. Pengetahuan, Keterampilan, Kepribadian, sikap dan perilaku adalah....

a. Tanggungjawab kantor
b. Jenis personil kantor
c. Nama personil kantor
d. Syarat personil kantor
e. Profil personil kantor

264. Dibawah ini yang tidak termasuk unsur-unsur administrasi adalah........

a. Perngorganisasian
b. Manajemen
c. Perbekalan
d. Perencanaan
e. Keuangan

265. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang direncanakan berjalan sesuai dengan harapan dan target adalah.....

a. Office planning
b. Office controling
c. Office organizing
d. Office actuating
e. Office management

266. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan yang diperlukan adalah arti dari....

a. Humas
b. Manajemen
c. Tata usaha
d. Perbekalan
e. Komunikasi

267. Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor adalah pengertian dari...

a. Office organizing
b. Office actuating
c. Office controling
d. Office planning
e. Office manajemen

268. Penyedia layanan komunikasi kantor merupakan pengertian kantor menurut........

a. Drs. A.S. Moenir
b. Prajudi Atmosudirjo
c. Mills & Standingford
d. Denyel
e. Sondang P. Siagian

269. Suatu proses atau usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, disebut….

a. Seleksi
b. Administrasi
c. Rekruitmen
d. Analisis jabatan
e. Tes

270. Barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan, seperti kerjas, karbon, pita mesin, tinta, perforator, numbering machine dan lain-lain

a. Ketatausaaan
b. Perlengkapan kantor
c. Jenis perlengkapan kantor
d. Fungsi perlengkapan kantor
e. Manfaat perlengkapan kantor

271. Semua jenis barang atau fasilitas kantor yang berfungsi untuk menghias kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi, rapih dan nyaman, adalah pengertian dari…

a. Pesawat kantor
b. Mesin kantor
c. Perabot kantor
d. Interior kantor
e. Eksterior kantor

272. Dibawah ini yang termasuk kedalam perlengkapan kantor habis pakai adalah….

a. Kertas; gunting; lem
b. Amplop; kertas; gunting
c. Kertas, pena, karbon
d. Karbon, hecter; pena
e. Kertas; karbon; lem

273. Berikut ini yang bukan merupakan fungsi pendukung kantor adalah.......

a. Melaksanakan fungsi manajemen
b. Merancang sistem dan prosedur kantor
c. Mengendalikan formulir kantor
d. Menerima informasi
e. Menjamin keamanan aset

274. Ciri-ciri kantor adalah sebagai berikut : 

(1) Tempat itu berupa bangunan yang berfungsi sebagai tempat yang bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada ditempat itu, 
(2) Jenis pekerjaan yang dilakukan pada umumnya tulis menulis, komunikasi dan arsip dokumentasi,
(3) Ditempat itu terdapat alat-alat kerja seperti : mesin2 kantor, perlengkapan kantor, dan fasilitas kerja.

Ketiga pernyataan tersebut diatas adalah pendapat dari :

a. GR Terry
b. Koontz dan O’Donnel
c. William Henry L
d. J. C. Denyer
e. Drs. A. Moenir

275. Perencanaan kantor meliputi hal-hal dibawah ini, kecuali.....

a. Perencanaan gedung, standar kualitas kerja
b. Penerangan, tata ruang kantor
c. Anggaran, standar kualitas kerja
d. Anggaran dan waktu
e. Anggaran

276. Dibawah ini yang bukan merupakan fungsi utama kantor adalah.....

a. Menerima informasi
b. Merekam informasi
c. Mengendalikan formulir kantor
d. Mengelola informasi
e. Mendistribusikan informasi

277. Dibawah ini pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah......

a. Pelayanan telepon
b. Pelayanan keamanan
c. Pengurusan perlengkapan
d. Penerimaan tamu
e. Pelayanan kebersihan

278. Suatu usaha agar peralatan siap digunakan dan daya tahan lama serta awet dinamakan...

a. Perbaikan
b. Pemeliharaan
c. Service
d. berkala
e. Berkesinambungan

279. Buku yang digunakan untuk mencatat semua barang tidak habis pakai yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan, disebut....

a. Buku induk barang inventaris
b. Buku golongan barang inventaris
c. Buku agenda harian
d. Buku catatan barang non inventaris
e. Buku agenda

280. The Liang Gie mengartikan organisasi sebagai…

a. Kegiatan menghimpun orang dan dilakukan kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu
b. Alat, bagian atau anggota badan
c. Suatu sistem usaha kerjsama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama
d. Suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama
e. Bagian dari perusahaan

281. Struktur organiasi sebagai proses penentuan keputusan memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan dan departemen adalah pendapat....

a. Ivancevich
b. Gibson
c. Mullins
d. Sondang
e. Modiriz

282. Dalam pekerjaan kantor dikenal istilah “Billing” yang artinya...........

a. Surat menyurat
b. Menyimpan warkat
c. Tugas-tugas khusus
d. Membuat rekening
e. Kegiatan pencatatan

283. Making record/noting down desired data adalah pekerjaan kantor yang berhubungan dengan....

a. Memperbanyak warkat dan memberikan alamat
b. Mengurus, membagi dan mengirim surat-surat
c. Membuat warkat-warkat/mencatat data yang diinginkan 
d. Mengirim, dan mengangkut pesanan-pesanan dengan kapal
e. Tugas-tugas khusus

284. Jenis pekerjaan kantor yang memiliki presentasi paling besar menurut GR Terry yaitu.....

a. Filing
b. Typing
c. Calculating
d. Checking
e. Registration

285. Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Hal ini merupakan prinsip organisasi berupa...........

a. Prinsip tujuan
b. Prinsip kesatuan fungsi
c. Prinsip hubungan individual
d. Prinsip kesederhanaan
e. Prinsip manajerial

286. Struktur organisasi yang diciptakan oleh Henry Fayol dan dianggap sebagai struktur organisasi yang paling tua dan paling sederhana adalah...

a. Bentuk Garis/lini
b. Bentuk garis dan staf
c. Bentuk fungsional
d. Bentuk produk
e. Bentuk struktur

287. Pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu dan manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggungjawab dalam bidang aktivitas perkantoran, ini adalah pengertian dari asas…

a. Efektifitas
b. Sentralisasi
c. Efisiensi
d. Asas campuran
e. Desentralisasi

288. Pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai satu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri merupakan pengertian dari asas…

a. Efektifitas
b. Sentralisasi
c. Efisiensi
d. Asas campuran
e. Desentralisasi

289. Penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia., ini merupakan pengertian kantor menurut…

a. G.R. Terry
b. F. R Tandez
c, Quibble
d. Modiriz Fanc
e. Littlefield dan Peterson

290. Jika pimpinan anda sedang tidak berada di tempat (rapat) ada telepon masuk untuk pimpinan,
maka jawaban yang tepat adalah :

a. Pimpinan rapat
b. Sedang rapat dengan staf ahli
c. Bapak pimpinan sedang sedang tidak berada ditempat sekarang, tetapi akan kembali segera
d. Pimpinan di luar ruangan
e. Bapak sedang di luar kantor

291. Rintangan yang bersifat teknis yang menjadi faktor penghambat dalam menyampaikan pesan
adalah....

a. Kurangnya media yang dibutuhkan
b. Sikap otoriter dan keras kepala
c. Rasa tidak suka
d. Menggunakan tata bahasa yang tidak tepat
e.  Menggunakan kode, lambang dan bahasa isyarat yang tidak jelas

292. Yang termasuk dalam jenis media komunikasi audio visual adalah....

a. Telepon
b. Radio
c. Surat
d. Transaparansi
e. Televisi

293. Peralatan rapat yang perlu dipersiapkan dalam penyelenggaraan rapat diantaranya,

a. Susunan Acara
b. Surat Undangan
c. Hasil rapat yang lalu
d. Block note, ball point
fe Daftar hadir

294. Alat komunikasi yang efektif yang dipergunakan untuk menghubungkan dari satu ruang ke
ruang lain disebut....

a. Telepon
b. Faximile
c. Telex
d. Aiphone
e. Telegram

295. Dalam membangun hubungan baik dengan pelanggan, hal-hal yang membuat pelanggan meneruskan hubungan baik dengan perusahaan adalah....

a. Ingkar janji
b. Produk yang kurang baik
c. Pelayanan yang kurang memuaskan
d. Memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan
e. Membebaskan pelanggan

296. Orang atau sekelompok orang yang bertindak sebagai pihak penerima pesan dalam proses
komunikasi disebut….

a. Komunikan
b. Perantara
c. Komunikator
d. Media
e. Feedback

297. Apabila pelanggan mengeluh tentang produk perusahaan anda, maka langkah yang tepat
untuk mengatasi hal tersebut adalah....

a. Melaporkan pada atasan
b. Menelepon bagian costumer service
c. Mendengarkan dan mencari solusi
d. Memberikan pada bagian lain
e. Mencatat keluhannya

298. Jika anda diminta untuk menelepon relasi oleh atasan, maka langkah pertama yang
dipersiapkan adalah....

a. Membawa alat perekam, nomor, nama yang akan dituju dan masalah yang akan dibicarakan
b. Alat tulis, mencatat nomor, nama yang akan dituju dan masalah yang akan dibicarakan
c. Langsung menekan / memutar nomor telepon relasi
d. Mencatat data dibuku telepon
e. Meminta operator menyambungkan hubungan telepon dengan relasi

299. Yang termasuk jenis penampilan non verbal dalam pelayanan prima adalah....

a. Berbusana serasi
b. Hormat dan ramah
c. Bertutur sapa sopan
d. Berbicara lemah lembut
e. Mendengarkan keluhan secara seksama

300. Suatu pekerjaan harus selalu bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya, tanpa ada gerak mundur atau menyilang dan bentuknya bisa berupa garis lurus siku-siku, lingkaran, huruf L, atau huruf U. Hal ini merupakan penataan ruang kantor dengan memperhatikan asas…

a. Jarak terpendek
b. Rangkaian kerja
c. Penggunaan seluruh ruangan
d. Perubahan susunan tempat kerja
e. Jarak terpanjang

301. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas merupakan kelemahan dari tata ruang kantor jenis…

a. Tertutup/berkamar
b. Terbuka
c. Berpanorama/berhias
d. Gabungan
e. Mandiri

302. Jenis cahaya yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai dengan tujuan untuk membantu aktivitas tertentu, misalnya menggambar yang memerlukan konsentrasi tinggi dikenal dengan sebutan…

a. Task lighting
b. Natural lighting
c. Ambient lighting
d. Nature lighting
e. Accent lighting

303. Dalam merancang pengorganisasian pekerjaan kantor, sebagian ditangani oleh masing unitnya dan sebagian dipusatkan pada unit tertentu, maka rancangan ini menganut asas:

a. Gabungan
b. Desentralisasi
c. Sentralisasi
d. Modern
e. Ekonimistralisasi

304. Merupakan jalinan terintegrasi antara manusia dan atau mesin untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan adalah pengertian sistem informasi manajemen menurut…

a. O’Brien, J.A dan Marakas, G.M
b. Gordon B. Davis
c. Walter J. Kennevan
d. R.R Duersch
e. A. A Brian

305. Berikut ini yang bukan merupakan manfaat dari penerapan sistem informasi yang baik adalah…

a. Meningkatkan kinerja organisasi
b. Menurunkan biata operasional
c. Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam organisasi
d. Mengoordinasikan subsistem-subsistem dalam organisasi
e. Meningkatkan biaya operasional

306. Istilah kegiatan kantor yang memerlukan kesepakatan kerja dan team yang sesuai kebutuhan
disebut....

a. Team work 
b. Team building 
c. Team teaching
d. Team singing
e. Team survey

307. Pada saat anda menerima telepon, tiba-tiba ada tamu yang datang. Agar tamu tetap merasa dilayani
maka kegiatan komunikasi non verbal yang dapat dilakukan, dengan cara :

a. Meminta tamu menunggu
b. Meminta tamu mengisi buku tamu
c. Meminta tamu duduk
d. Menyuruh tamu untuk menunggu sebentar
e. Menganggukkan kepala sebagai tanda anda mengetahui kedatangannya

308. Anda sebagai seorang sekretaris diminta oleh pimpinan untuk membuat laporan keuangan,
maka perangkat lunak yang paling cocok untuk digunakan adalah....

a. Microsoft power point
b. Microsoft excel
c. Microsoft acces
d. Microsoft word
e. Microsoft publisher

309. Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor disebut….

a. Dokumen dinamis
b. Dokumen aktif
c. Dokumen semi aktif
d. Dokumen in aktif
e. Dokumen statis

310. Bentuk surat dimana paragrapnya diketik pada margin kiri dan baris-baris berikutnya diketik
5 (lima) spasi dari margin kiri adalah....

a. Block style
b. Semi block style
c. Indented style
d. Hanging paragraph style
e. Official style

311. Salah satu cara untuk memusnahkan dokumen adalah dengan menggunakan mesin penghancur dokumen yang disebut....
.
a. Dictating machine
b. Risograph
c. Dot matrix
d. Mesin stensil
e. Paper schreder machine

312. Lambang yang menggunakan pendengaran (telinga) disebut....

a. Lambang gerak
b. Lambang suara
c. Lambang warna
d. Lambang gambar
e. Lambang bahasa

313. Perangkat lunak yang biasa dipergunakan untuk melakukan presentasi adalah….

a. Misrosoft word
b. Microsoft power point
c. Microsoft excel
d. Microsoft publisher
f. Microsoft Acces

314. Bagian surat yang berguna untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau
perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat adalah....

a. Alamat dalam
b. Tembusan
c. Kepala surat
d. Isi surat
e. Salam pembuka

315. Sikap yang harus ditunjukan pada saat menghadapi situasi darurat di tempat kerja adalah….

a. Panik
b. Lari
c. Lambat bertindak
d. Gugup
e. Tenang

316. Jenis sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tingi yang berfungsi sebagai pendukung dalam proses pembuatan keputusan adalah…

a. TPS
b. DSS
c. NPWP
d. SIM
e, OAS

317. Komponen sistem informasi manajemen yang merupakan kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan disebut…

a. Input
b. Output
c. Model
d. Teknologi
e. Non Teknologi

318. Berikut ini yang tidak termasuk komponen sistem informasi manajemen adalah…

a. Input
b. Output
c. Pengendalian
d. Penggerakan
e. Pemunduran

319. Penetapan standard kerja, pengukuran dan pembandingan antara standard dengan hasil serta pembetulan terhadap ketidak sesuaian merupakan aktivitas:

a. Pengorganisasian pekerjaan kantor
b. Pengendalian pekerjaan kantor
c. Manajemen pekerjaan kantor
d. Administrasi kantor
e. Azas kantor

320. Manajemen untuk menjamin bahwa strategi yang dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi yang akan dituju adalah pengertian…

a. Pengertian pengendalian
b. Tujuan pengendalian
c. Azas-azas pengendalian
d. Manfaat pengendalian
e. Pengorganisasian pengendalian

321. Lipatan surat dengan membagi kertas menjadi 2 bagian sama besar lalu dilipat adalah....

a. Lipatan akordion rendah 
b. Lipatan baku
c. Lipatan ganda sejajar
d. Lipatan baronial
e. Lipatan tunggal

322. Alat pengganda yang menggunakan media penghubung komputer adalah :

a. Scanner
b. Stensil
c. Printer
d. Foto copy
e. Alat cetak

323. Buku catatan yang dapat menunjukkan bukti dalam penyampaian surat dalam suatu organisasi disebut....

a. Buku agenda surat masuk
b. Lembar disposisi
c. Buku ekspedisi intern
d. Buku verbal
e. Kartu kendali

324. Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana, merupakan asas pengendalian…

a. Fleksibel
b. Peninjauan kembali
c. Tindakan
d. Pengeculian
e. Non fleksibel

325. Serangkaian langkah-langkah logis dimana semua tindakan bisnis berulang dimulai, dilakukan, dikontrol, dan diselesaikan merupakan pengertian dari…

a. Prosedur
b. Sistem
c. Metode
d. Alur kerja
e. Daftar kerja

326. Pengendalian pekerjaan kantor secara internal dapat dilakukan oleh.....

a. Atasan
b. Atasan langsung dan SPI
c. SPI
d. Superviser
e. SPK

327. Penilaian pekerja pegawai dapat dilihat dari beberapa demensi yaitu :

a. Kegunaannya bersifat sementara
b. Non valid
b. Bersifat umum
c. Valid
d. Sensitif Kinerja

328. Penilaian kinerja menjadi tiga, yaitu: pendekatan trait, pendekatan perilaku dan pendekatan hasil. Ini adalah pendapat dari :

a. Kreitner dan kinicki
b. Werther dan Davis
c. Hani Handoko
d. Moekiyat
e. Tidak ada yang benar

328. Pendekatan Seperti Seperti loyalitas, Inisiatif dan pengalaman Termasuk dalam Pendekatan…

a. Perilaku
b. Hasil
c. Trait
d. Spektakuler
e. Tiada hasil

329. SKP merupakan singkatan dari :

a. Standard Kerja Pegawai
b. Sasaran Kerja Pegawai
c. Sasaran Kegiatan Pegawai
d. Sasaran Kerja Petugas Lapangan
e, Standar Kegiatan Petugas

330. Penilaian prestasi kerja PNS dilakukan berdasarkan prinsip:

a. Variabel
b. Terukur
c. Koknitif
d. Aspiratif
e. Rekreatif

331. Perusahaan jasa titipan kilat lebih baik menggunakan sistem ....

a. Sistem abjad
b. Sistem masalah
c. Sistem wilayah
d. Sistem kronologis
e. Sistem nomor

332. Apabila peralatan kantor yang digunakan oleh seorang administrasi kantor ada ketidaksesuaian fungsinya, maka langkah yang tepat untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian (kerusakan) tersebut adalah dengan cara :

a. Memanggil tenaga teknisi
b. Memeriksa sendiri peralatan kantoran
c. Mengirim alat tersebut ke pusat service
d. Membaca manual book peralatan tersebut
e. Membiarkan ketidaksesuaian tersebut

333. Apabila atasan meminta anda untuk mencetak dokumen yang akan dikirim dengan menggunakan tembusan untuk 3 instansi tanpa memfotocopy dokumen asli, maka jumlah dokumen yang perlu dicetak dengan printer adalah sebanyak....

a. 2 set
b. 3 set
c. 4 set
d. 5 set
e. 6 set

334. Tipe peserta rapat sebagai juru damai, penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar,
tekun/ulet mempunyai sifat toleran disebut….

a. Type perantara
b. Type pemberi informasi
c. Type inisiatif
d. Type pemberi semangat
e. Type pemersatu

335. Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan tiga cara. Penyusutan arsip yang dilakukan dengan
cara memindahkan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan disebut….

a. Penyerahan arsip
b. Pemusnahan arsip
c. Pemindahan arsip
d. Pengendalian arsip
e. Pengolahan arsip

336. Pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai dan kegunaannya
serta sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan dan pemusnahan, yaitu….

a. Out slip
b. Jadwal Retensi
c. Tunjuk silang
d. Kartu Kendali
e. Disposisi

337. Perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan) merupakan pengertian efisiensi menurut…

a. The Liang Gie
b. H. Emerson
c. T. Mulyamah
d. Sedarmayanti
e. Mulyo

338. Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan dipusatkan. Hal ini merupakan perwujudan dari asas efisiensi….

a. Perencanaan
b. Penghematan
c. Penghapusan
d. Penggabungan
e. Penambalan

339. Berikut ini yang merupakan unsur dari efisiensi adalah…

a. Metode
b. Money
c. Keahlian
d. Mesin
e. Market

341. Dalam menulis bilangan hendaknya dinyatakan dengan angka-angka dan bukan huruf sehingga lebih mudah ditangkap oleh mata. Hal ini merupakan contoh penerapan efisiensi dari penggunaan sumber usaha yang berupa…

a. Pikiran
b. Tenaga
c. Waktu
d. Ruang
e. Kesempatan

342. Setiap pejabat hendaknya menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap waktu yang ditentukan, merupakan penerapan efisiensi dari segi penggunaan…

a. Pikiran
b. Tenaga
c. Waktu
d. Ruang
e. Kesempatan

343. Laporan kepegawaian adalah laporan tentang keadaan atau kondisi yang berkaitanndengan segala hal mengenai kedudukan, kewajiban, hak, dan …. pada suatu perusahaan atau instansi.

a. Keuangan perusahaan
b. Permintaan pegawai
c. Kewajiban perusahaan
d. Pembinaan pegawai
e. Hak pegawai

344. Yang termasuk Laporan Berkala adalah :

a. Laporan Harian
b. Laporan Tahunan
c. Laporan Mingguan.
d. Laporan Triwulan
e. Lapoan semester

345. Penerapan aplikasi sistem informasi kepegawaian ini memiliki banyak manfaat bagi perusahaan, organisasi, maupun institusi yang menggunakannya, diantaranya adalah:

a. Meningkatkan kinerja pegawai khususnya bagian kepegawaian
b. Mempermudah data pegawai
c. Mempermudah Pegawai naik pangkat
b. Meningkatkan kinerja seluruh pegawai
e. c dan d benar

346. Salah satu alat yang digunaklan untuk mengerjakan tugas – tugas / pekerjaan kantor adalah komputer. Komputer terdiri dari bagian software, hardware dan

a. Brainware
b. Sofiware
c. Printer
d. Britania
e. Hardware

347. Berikut ini yang termasuk prinsip-prinsip manejemen/administrasi perkantoran menurut Henry Fayol diantaranya adalah…

a. Pembagian kerja, disiplin dan kesatuan perintah
b. Tujuan, perencanaan dan pengawasan
c. Perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan
d. Motivasi, delegasi, promosi
e. Sentralisasi dan desentralisasi

348. Salah satu fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi adalah...

a. Mejual barang/jasa
b. Memberikan pelayanan kepada pelanggan
c. Menyediakan informasi kepada masyarakat
d. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan
e. Meningkatkan kinerja karyawan

349. Saat Anda menerima telepon masuk dan penelepon ingin berbicara dengan pimpinan, sementara beliau sedang sibuk dan tak ingin diganggu. Apa yang harus anda sampaikan agar si penelepon tidak kecewa...

a. Bapak sedang sibuk tidak bisa diganggu!
b. Maaf bapak sedang sibuk, bisa telepon lagi?
c. Maaf bapak sedang sibuk, ada pesan yang ingin disampaikan?
d. Tinggalkan pesan saja Bapak sedang sibuk
e. Lain kali saja Bapak telepon lagi

350. Suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada oranglain dalam rangka usaha kerja sama untuk mencapai tujuan disebut….

a. Komunikasi
b. Tata kerja kantor
c. Tata hubungan
d. Komunikasi kantor
e. Tata hubungan komunikasi

351. Radio, tape recorder dan telepon merupakan jenis media komunikasi...

a. Audio Visual
b. Cetak
c. Visual
d. Gambar
e. Audio

352. Langkah yang tepat untuk memberikan kepuasan terhadap kebutuhan yang di sampaikan oleh pelanggan adalah….

a. Melaporkan kepada atasan
b. Menelepon bagain costumer services
c. Mendengarkan dan mencatat solusi
d. Memberikan pada bagian lain
e. Mencatat keluhannya

353. Agar karyawan/pekerja merasa selamat dalam melakukan aktifitas kerja, harus memperhatikan unsur-unsur penunjang keselamatan kerja berikut ini, yaitu….

a. adanya kesadaran dalam menjaga keamanan dan kesehatan kerja
b. teliti dalam bekerja
c. melaksanakan prosedur kerja dengan memperhatikan keamanan dan kesehatan kerja
d. menggunakan alat pelindung diri pada saat bekerja
e. semua jawaban benar

354. Lingkungan tempat di mana seorang tenaga kerja, seorang karyawan melakukan
suatu pekerjaan disebut….

a. lingkungan hidup 
b. lingkungan alami 
c. lingkungan kerja
d. lingkungan sosial
e. lingkungan buatan

355. Untuk menambahkan slide baru dapat dilakukan melalui menu bar…

a. Insert – Group Slides – New Slides
b. Button – Insert – New Slides
c. Home – Group Sides – New Slides
d. Home – Styles – New Slides
e. Start – Insert – New Slides

356. Alat yang digunakan untuk mengirim data dokumen yang sama dengan aslinya, baik tulisan dan gambar dalam waktun yang singkat...

a. Mesin Binding
b. Telepon genggam
c. Mesin fotocopi
d. Risograf
e. Mesin Faximili

357. Dokumen bersejarah yang mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, disebut dokumen…

a. Korporil 
b. Literer 
c. Pribadi
d. Tekstual
e. Non Tekstual

358. Untuk mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan atau surat yang diterima pada periode tertentu, adalah kegunaan … surat.

a. Kepala 
b. Tanggal 
c. Alamat Dalam
d. Hal
e. Nomor

359. Bentuk surat yang ciri kususnya terletak pada penulisan alamat dalam, yaitu alamat dalamnya berlekuk, disebut surat…

a. Block Style
b. Indented Style
c. Full Block Style
d. Semi Block Style
e. Hanging Paragraph Style

360. Semua mesin yang dirancang dengan menggabungkan tiga teknologi yaitu scanning, fotocopi serta sistem offset adalah..

a. Mesin fotocopi 
b. Mesin Faximili 
c. Risograf
d. Mesin stensil otomatis
e. Mesin stensil manual

361. Keuntungan menggunakan Risograf adalah...

a. Sebagai alat penggandaaan
b. Biaya operasional tinggi
c. Mencetak kertas 150 lembar/menit
d. Perawatan mahal
e. Waktu mencetak terlalu lama

362. Sistem penyimpan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun, disebut sistem....

a. Kronologis
b. Alfabetic
c. Geografis
d. Numeric
e. Subyek

363. Map yang menggunakan jepitan, digunakan untuk menyimpan arsip dan biasanya disusun secara vertical di atas rak, disebut....

a. Stop map
b. Snelhecter
c. Map gantung
d. Ordner
e. Tab

364. Sekumpulan informasi yang ditata secara sistematis, terdiri dari informasi tertulis, terketik, tercetak atau telah terekam dengan mesin disebut...

a. Warkat
b. Record
c. File
d. Surat
e. Arsip

365. Informasi yang berisikan tentang e-mail lain masuk ke e-mail anda dalam bentuk informasi yang tidak dikenal adalah….

a. Inbox
b. Drafts
c. Sent
d. Trash
e. Spam

366. Pada penangananan surat masuk, setelah diterima dicatat ke buku agenda, langkah
berikutnya adalah…

a. Dikirim kebagian lain
b. Dicatat kedalam buku ekspedisi
c. Diberi lembar disposisi
d. Diperiksa kelengkapan isinya
e. Disimpan

367. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat suratundangan rapat, cara pendistribusian surat undangan dalam organisasi menggunakan buku….

a. Agenda
b. Ekspedisi intern
c. Ekspedisi ekstern
d. Agenda tunggal
e. Agenda berpasangan

368. Hal yang pertama kali dilakukan oleh seorang sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis adalah....

a. menyiapkan akomodasi
b. menyiapkan transportasi
c. menyiapkan dokumen
d. menyiapkan keuangan
e. menyiapkan penginapan

369. Suatu bukti izin yang berupa cap pada lembar halaman paspor yang berlaku pada waktu tertentu yaitu tidak lebih dari dua minggu disebut....

a. Fiskal
b. Visa
c. Paspor
d. Yellow card
e. SPPD

370. Segala bentuk peralatan dan perlengkapan yang menjadi fasilitas penunjang bagi pertemuan/rapat agar berjalan lancar disebut...

a. Dokumen rapat
b. Lay out
c. Media rapat
d. Distribusi
e. Akomodasi

371. Dokumen-dokumen yang harus disiapkan untuk perjalanan luar negeri adalah……

a. Surat tugas, surat kunjungan
b. Surat jalan, surat kepolisian
c. Paspor, visa, yellow card, fiscal, tiket
d. Travel cek, tiket, daftar perjalanan
e. Paspor, travel cek, yellow card

372. Pimpinan atau karyawan yang melakukan perjalanan ke luar dari lingkungan kantor baik
dalam kota maupun luar negeri dengan tujuan melaksanakan tugas kantor disebut ….

a. Perjalanan pribadi
b. Perjalanan kunjungan
c. Perjalanan wisata
d. Perjalanan dinas
e.  perjalanan rutin

373. Pada filing sistem abjad, surat dari Maharani Dewi Pramuditha dapat ditemukan di....

a. Guide berkode Pr
b. Dibelakang guide berkode Ma
c. Dalam berkode Ma
d. dalam folder berkode Pr
e. dalam laci berkode De

374. Mempersiapkan penginapan, transportasi dan konsumsi peserta rapat adalah persiapan rapat
dalam bentuk....

a. Bahan rapat
b. Materi rapat
c. Medical check up
d. Akomodasi
e.  Komunikasi

375. Tata ruang rapat untuk 50 orang peserta menggunakan ruangan berbentuk…..

a. Huruf U
b. Aula
c. Perahu
d. Bundar
e. Empat persegi panjang

376. Seseorang yang menyimpan surat tembusan pada pengurusan surat rahasia adalah....

a. Unit Pengolah
b. Penata Arsip
c. Ekspedisi
d. Pengarah Surat
e. Pencatat Surat

377. Tipe pemimpin rapat yang mampu menciptakan adanya lalu lintas komunikasi dua arah disebut…

a. Tipe otoriter
b. Tipe laissez faire
c. Tipe demokratis
d. Tipe otokratis
e. Tipe monarki

378. Dana kas kecil yang setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu secara tetap, pengisian dana
tersebut disebut sistem....

a. Imprest
b. Fluktuasi
c. Rutin
d. Buku Besar
e. Tabelaris

379. Pencatatan hasil rapat/pertemuan merupakan catatan singkat mengenai hal-hal yang dibicarakan
dan diputuskan dalam rapat hal tersebut dicatat pada…..

a. Block Note
b. LPT
c. Notula
d. Laporan
e. Ekspedisi

380. Transaksi-transaksi berikut yang dibiayai dengan dana kas kecil, yaitu....

a. Biaya produksi
b. Biaya promosi
c. Pengadaan barang
d. Pembelian mesin dan kendaraan kantor
e. Biaya rekening telepon

381. Setiap transaksi yang terjadi yang berkaitan dengan dana kas kecil, tidak dicatat dalam jurnal. Ini merupakan ciri metode....

a. Fluctuation fund system
b. Lifo
c. Moving average
d. Fifo
e. Imprest fund system.

382. Pelanggan eksternal bisa individu atau perorangan dan perusahaan atau lembaga, oleh sebab itu kebutuhan pelanggan ekternal diantaranya...

a. Kerjsama/teamwork
b. Struktur dan sistem yang jelas
c. Kualitas kerja
d. Harga yang kompetitif
e. Tepat waktu

383. Data tentang karyawan, seperti data absensi, dan data jam kerja lembur termasuk data….

a. Data keuangan
b. Data administrasi
c. Data kepegawaian
d. Data pembelian
e. Data produksi

384. Data yang dikelola adalah yang bersifat bahan jadi bagi pengambilan keputusan pemimpin organisasi yaitu pengolahan data/informasi pada tingkat….

a. tingkat manajemen
b. tingkat produksi
c. tingkat operasional
d. tingkat bawahan
e. tingkat atasan

385. Berikut ini adalah jenis tempat dan alat penyimpanan surat yang diperlukan dalam system
kearsipan,

a. Filing cabinet, retensi, guide, folder
b. Filing cabinet, retensi guide, folder, rak sortir
c. Filing cabinet, nomor, guide, folder
d. Filing cabinet, nomor, guide, folder, rak sortir
e. Filing cabinet, guide, folder, rak sortir

386. Jabatan bidang administrasi yang tugasnya melaksanakan fungsi resepsionis dan tugas – tugas administrasi adalah…

a. Sekretaris junior
b. Administrasi kantor
c. Sekretaris
d. Sekretaris eksekutif
e. Manajer kantor

387. Jabatan tertinggi dalam bidang administrasi adalah...

a. Sekretaris junior
b. Administrasi kantor
c. Manajer kantor
d. Sekretaris
e. Sekretaris eksekutif

388. Jabatan bidang administrasi yang akan berinteraksi dengan seluruh manajemen termasuk para pimpinan adalah …

a. Sekretaris junior
b. Administrasi kantor
c. Manajer kantor
d. Sekretaris
e. Sekretaris eksekutif

389.  Pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya lalu mengumpulkan jawaban yang nantinya akan diolah menjadi informasi yang diperlukan merupakan metode ……

a. Interview
b. Observasi
c. Laporan
d. Pengamatan
e. Kuisioner

390. Staf atau pegawai yang bertugas untuk menjalankan tugas –tugas administrasi di perusahaan disebut …

a. Personel administrasi
b. Administrasi kantor
c. Sekretaris 
d. Sekretaris eksekutif
e. HRD

391. Standar pengetahuan umum yang ditetapkan perusahaan biasanya berbentuk…

a. Bukti pendidikan formal
b. Bukti pendidikan nonformal
c. Pengalaman kerja
d. Nilai dalam kegiatan
e. Program magang

392. Berikut ini yang bukan merupakan persyaratan personel administrasi adalah…

a. Kepribadian
b. Keterampilan
c. Pengetahuan
d. Kecantikan
e. Potensi

393.  Berikut ini yang bukan merupakan potensi fisik adalah….

a. Daya tahan tubuh
b. Penampilan fisik
c. Intelegensi
d. Kesehatan yang baik
e. Kualitas indra

394. Keseluruhan kemampuan individu untuk berpikir dan bertindak secara terarah serta mengolah dan menguasai lingkungan secara efektif disebut……

a. Kecerdasan emosional
b. Kecerdasan intelektual
c. Kecerdasan sosial
d. Kecerdasan spriritual
e. Kecerdasan pribadi

395. Kepekaan batin seseorang untuk melihat antara sesuatu yang baik dan sesuatu buruk disebut…….

a. Kecerdasan emosional
b. Kecerdasan intelektual
c. Kecerdasan sosial
d. Kecerdasan spriritual
e. Kecerdasan pribadi

396. Seseorang yang memiliki sifat disiplin,pekerja keras, ambisius dan berkemauan keras serta memiliki tanggung jawab yang tinggi merupakan tipe kepribadian……

a. Sanguinis ( Extrovert Feeling )
b. Melankolis
c. Koleris ( Extrovert thingking )
d. Plegmatis
e. Introvert thingking

397. Seseorang yang memiliki sifat optimis, banyak bicara , selalu terlihat gembira dan terus terang dalam mengutarakan pemikirannya merupakan tipe kepribadian……

a. Sanguinis ( Extrovert Feeling )
b. Melankolis
c. Koleris ( Extrovert thingking )
d. Plegmatis
e. Introvert thingking

398. Berikut ini yang merupakan cirri khas kepribadian yang mudah dikenali adalah…

a. Tidak taat peraturan
b. Arogan
c. Tidak percaya diri
d. Kemampuan dan ketrampilan dalam bekerja
e. Gegabah

399. Memiliki kesetiaan terhadap perusahaan, rasa memiliki dan saling menjaga merupakan syarat – syarat kepribadian…

a. Tekun dan rajin
b. Kerapihan
c. Kesabaran
d. Dapat menyimpan rahasia
e. Loyalitas

400.Teliti dalam pekerjaan,tidak mudah putus asa ketika menemukan kesulitan, ulet dalam melaksanakan pekerjaan yang diberikan kepadanya merupakan syarat - syarat kepribadian…

a. Tekun dan rajin
b. Kerapihan
c. Kesabaran
d. Dapat menyimpan rahasia
e. Loyalitas

401. Berikut ini yang bukan merupakan ciri - ciri kecerdasan sosial adalah…

a. Mempunyai kepekaan sosial
b. Mampu berkomunikasi dengan baik terhadap orang lain
c. Memiliki jiwa wirausaha
d. Mempunyai perasaan empati terhadap orang lain
e. Mempunyai pemahaman terhadap orang lain

402. Kemampuan untuk bekerja dengan baik,tepat dan efisien merupakan persyaratan personel kantor…

a. Pengetahuan
b. Potensi
d. Kepribadian
d. Keterampilan
e. Kecerdasan

403. Kegiatan mencari, mengusahakan dan mengumpulkan data atau keterangan yang berhubungan dengan pekerjaan kantor merupakan kegiatan....

a. Mengolah
b. Menyimpan 
c. Menggandakan
d. Mengirim
e. Menghimpun

404. Kegiatan meletakkan suatu peralatan tertentu yang berkaitan dengan pekerjaan kantor ditempat yang aman dari resiko kehilangan / kerusakan merupakan kegiatan…

a. Menyimpan 
b. Menghimpun
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Mengirim

405. Keseluruhan watak dan sifat seseorang yang terwujud melalui sikap dan tingkah laku disebut…

a. Pengetahuan
b. Kepribadian
c. Potensi
d. Keterampilan
e. Kecerdasan

406. Tempat kerja yang berantakan dan kotor dan tidak teratur,merupakan contoh dari ciri kepribadian yang dilihat dari……

a. Kemampuan dan ketrampilan dalam bekerja
b. Sifat berkaitan dengan menjaga kesehatan diri
c. Sikap badan pada saat duduk
d. Sifat bersih dan rapih
e. Sifat agamis berkaitan dengan segi kerohanian

407. Seseorang yang menjaga pola makan pola istirahat dan olahraga merupakan contoh kepribadian yang dilihat dari……

a. Kemampuan dan ketrampilan dalam bekerja
b. Sifat bersih dan rapih
c. Sikap badan pada saat duduk
d. Sifat agamis berkaitan dengan segi kerohanian
e. Sifat berkaitan dengan menjaga kesehatan diri

408. Seseorang yang memiliki sifat percaya diri, tetapi rendah hati dan tetap fokus pada hasil merupakan contoh kepribadian yang dilihat dari…

a. Kemampuan dan ketrampilan dalam bekerja
b. Sifat bersih dan rapih
c. Sikap badan pada saat duduk
d. Sifat agamis berkaitan dengan segi kerohanian
e. Sifat berkaitan dengan menjaga kesehatan diri

409. Kesatuan ( susunan ) yang terdiri atas bagian orang – orang dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu, kelompok kerja sama antara orang – orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama disebut………

a. Kantor atau perkantoran
b. Perusahaan
c. Struktur organisasi
d. Organisasi
e. Administrasi

410. Berikut ini yang bukan merupakan prinsip – prinsip organisasi adalah……

a. Perumusan tujuan
b. Pembagian kerja
c. Kesatuan perintah dan tanggung jawab
d. Rentang manajemen
e. Sosialisasi

411. Sebuah organisasi perlu memperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin merupakan contoh prinsip organisasi ………

a. Perumusan tujuan
b. Pembagian kerja
c. Kesatuan perintah dan tanggung jawab
d. Rentang manajemen
e. Sosialisasi

412. Fungsi atau kegunaan struktur organisasi adalah sebagai dasar……

a. Perumusan tujuan
b. Pembagian kerja
c. Kesatuan perintah dan tanggung jawab
d. Unsur melayani
e. Sosialisasi

413. Setiap pemimpin unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh terhadap bidang kerja unitnya, merupakan ciri dari bentuk organisasi……

a. Staf
b. Lini
c. Fungsional
d. Garis dan staf
e. Fungsional dan garis

414. Seorang pemimpin tidak mempunyai bawahan yang jelas adalah cirri bentuk organisasi……

a. Staf
b. Lini
c. Fungsional
d. Garis dan staf
e. Fungsional dan garis

415. Berikut ini yang merupakan kelebihan bentuk organisasi fungsional adalah……

a. Spesialisai pegawai lebih dapat dikembangkan
b. Pegawai lebih mementingkan spesialisainya
c. Kesetiakawanan pegawai sulit dibina
d. Mudah mengambil keputusan
e. Pimpian cenderung otoriter

416. Sarana/saluran yang menunjang pesan sampai ke komunikan dengan cepat, dan benar, disebut...

a. Lambang
b. Media
c. Encode
d. Decode
e. Barrier

417. Aktivitas berkomunikasi dengan cara mendengarkan, berbicara, dan membaca, serta menulis, merupakan contoh komunikasi...

a. Verbal
b. Non verbal
c. Audio Visual
c. Visual - non verbal
d. Audio - berbal

418. Pesan informasi yang disampaikan oleh komunikator menyebabkan komunikan menjadi lebih tahu, termasuk efek...

a. Afektif
b. Afektif behavioral
c. Kognitif
d. Kognitif behavioral
e. Behavioral

419. Pesan yang akan disampaikan oleh sekretaris pada saat menelpon relasi / pelanggan, dicatat dalam ...

a. Buku Agenda
b. LPT/T
c. Blocknote
d. Agenda Pimpinan
e. Buku Tamu/Telepon

420. Apabila ada seorang relasi menelpon pimpinan Anda, sementara pimpinan tersebut tidak berada di tempat, maka yang dikatakan adalah...

a. Maaf, Pimpinan tidak bisa menerima telepon
b. Maaf, pimpinan tidak ada di tempat, ada pesankah ?
c. Maaf, pimpinan tidak ada di tempat, silahkan nanti telepon lagi.
d. Oo, maaf, Bapak tadi baru keluar ruangan, apa Anda mau pesan sesuatu
e. Maaf, Pimpinan tidak ada di tempat, apakah ada pesan atau nanti menghubungi kembali ?

421. Gaya penampilan diri yang memadukan fisik sesuai dengan citra diri, mode, dan asesories, serta kepantasan disebut juga...

a. Berpenampilan menarik
b. Berpenampilan sopan
c. Berpenampilan trendi
d. Berpenampilan serasi
e. Berpenampilan sepadan

422. Saya berharap biro travel perjalanan itu juga menyediakan layanan lengkap akomodasi hotel. Termasuk dalam harapan pelanggan terhadap kualitas pelayanan tingkat...

a. Spesifikasi
b. Asumsi
c. Kesenangan
d. Prima
e. Asumsi prima

423. Kita perlu belajar dan mempraktikkan tata cara jamuan internasional / table manner. Hal ini dilakukan dalam rangka...

a. Mejaga standar presentasi pribadi
b. Menciptakan suasana akrab dan tidak canggung
c. Membiasakan diri dengan jamuan pimpinan
d. Menjaga keharmonisan silaturahmi dengan relasi
e. Menjaga penampilan prima

424. Tugas dan tanggung jawab anggota tim dalam bekerja sama antara lain...

a. Menjaga kerahasiaan dan kemitraan tim
b. Mampu memberikan motivasi, dorongan kerja tim
c. Kreatif, dan inovatif dalam memberikan dukungan kelancaran kerja sama tim
d. Proaktif menanggapi permasalahan dan memberi solusi kerja sama tim
e. Bertanggungjawab penuh dalam pelaksanaan kerja sama tim

425. Hubungan baik antar manusia atau hubungan antar pribadi dalam suatu lingkungan organisasi yang berbeda latar belakang dan pengalamannya disebut...

a. Komunikasi Efektir
b. Interpersonal relationhip
c. Profesionalisme Kerja
d. Komunikasi efektif dan efisien
e. Publik relation

426. Untuk mendukung pekerjaan administrasi perkantoran dalam menggandakan notulen, laporan kegiatan, dan lain-lain, diperlukan keterampilan komputer aplikasi software...

a. Microsoft Word
b. Microsoft Excel
c. Microsoft Access
d. Microsoft PowerPoint
e. Microsoft Adobe Photoshop

427. Dalam kegiatan pertemuan rapat supaya penampilan presentasi kita kita menjadi lebih menarik dan jelas, sebaiknya dipergunakan aplikasi perangkat lunak...

a. Microsoft Word
b. Microsoft Excel
c. Microsoft Access
d. Microsoft PowerPoint
e. Microsoft Adobe Photoshop

428. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu buku agenda...

a. Masuk
b. Tunggal
c. Masuk / Keluar
d. Berpasangan
e. Keluar

429. Disposisi yang menunjukkan bahwa surat yang bersangkutan perlu tindakan lebih lanjut disebut disposisi...

a. Langsung
b. Tidak langsung
c. Reproduction
d. Depneren
e. Taklik

430. saran atau tanggapan yang diberikan oleh pimpinan terhadap isi surat masuk ditulis atau dicatat pada...

a. Buku arsip
b. Buku agenda
c. Buku ekspedisi
d. Buku dusposisi
e. Buku register

431. Surat yang isinya sangat penting dan hanya boleh dibuka oleh pimpinan tertinggi dalam suatu organisasi dan dimasukkan dalam sampul rangkap tiga, disebut...

a. Surat penting
b. Surat tercatat
c. Surat Sangat Rahasia
d. Surat Rahasia
e. Surat konfidensial

432. Untuk menggandakan surat undangan rapat dalam suatu kantor dengan jumlah yang banyak, dan dengan mempertimbangkan segi kecepatan kerja, tampilan hasil serta nilai ekonominya, maka proses penggandaan tersebut lebih tepat jika menggunakan mesin...

a. Stensil
b. Risograph
c. Foto copy
d. Scanner
e. Printer

433. Peralatan kantor yang berfungsi untuk menghacurkan dokumen-dokumen yang sudah tidak digunakan lagi disebut mesin...

a. Documen destroyer
b. Risograph
c. Offset
d. Foto Copy
e. Stensil

434. Perbedaan pengetikan surat semi block style dan block style antar lain terletak pada...

a. Pengetikan alamat dalam
b. Pengetikan alinea/paragrap
c. Pengetikan tanggal dan penanggungjawab surat
d. Pengetikan tanggal dan alamat dalam surat
e. Pengetikan alamat dalam dan alinea / pargaraph

435. Alat perkantoran yang digunakan dalam kegiatan pengarsipan surat untuk melubangi kertas disebut dengan...

a. Steples machine
b. Lead card machine
c. Reproduction card machine
d. Numbering card machine
e. Punched card machine

436. Mesin pengganda yang dapat menyalin ulang kembali berbagai proses melalui pembuatan master sheet dengan cara merekam disebut...

a. Mesin cetak
b. Mesin stensil
c. Mesin foto copy
d. Mesin scanner
e. Mesin printer

437. Salah satu mesin cetak yang menggunakan master atau plat dengan proses pemindahan huruf ke blanket adalah...

a. Mesin stensil
b. Mesin foto copy
c. Mesin scanner
d. Printer
e. Mesin offset

438. Laporan tentang hasil pembicaraan permasalahan tertentu dalam suatu rapat organisasi dinamakan...

a. Risalah rapat
b. Notula rapat
c. Agenda rapat
d. Keputusan rapat
e. Susunan hasil rapat

439. Penataan berkas/arsip atau dokumen dimasukkan dalam snelhecter, kemudian snelhecter tersebut ditumpuk dinamakan penataan dokumen secara...

a. Flat filling
b. Upright filling
c. Vertical filling
d. Lateral filling
e. Self Filling

440. Bagi perusahaan perbankan sistem kearsipan yang tepat digunakan dalam perusahaan itu apabila menggunakan...

a. Subyek
b. Nomor
c. Abjad
d. Wilayah
e. Tanggal

441. Tanda pelepas atas warkat yang diterima kemudian disposisi dari pimpinan bertuliskan Rep. (Reproduction) yang artinya...

a. Warkat untuk disimpan
b. Warkat untuk digandakan
c. Warkat untuk dihapus
d. Warkat untuk ditindaklanjuti
e. Warkat untuk dikembalikan kepada pengirim warkat

442. Alat kearsipan yang digunakan untuk menyimpan arsip yang ditempelkan pada papan/ buku yang dilihat, dibaca dengan segera dinamakan...

a. Cardex
b. Rak buku
c. Filling Cabinet
d. Almari Arsip
e. Visible reference record file

443. Kapur barus yang diletakkan pada laci almari, rak dan sudut-sudut tumpukan kertas sebagai sarana...

a. Pengendalian arsip
b. Penciptaan arsip
c. Pemeliharaan arsip
d. Penyusutan arsip
e. Pemusnahan arsip

444. Seberapa besar nilai pakai arsip dapat diketahui dengan menggunakan rumus...

a. Angka kecermatan
b. Angka pemakaian
c. Angka pemusnahan
d. Angka penyusutan
e. Angka retensi

445. Rapat yang diadakan untuk kapasitas 24 orang bertujuan untuk memberikan penjelasan, bentuk ruang rapat yang dipilih adalah...

a. Bentuk klasikal
b. Bentuk T
c. Bentuk empat persegi panjang
d. Bentuk O
e. Bentuk U

446. Bentuk tata ruang rapat yang dapat mencerminkan tipe pemimpin rapat yang demokratis, dicerminkan dalam bentuk...

a. Bentuk klasikal
b. Bentuk O
c. Bentuk T
d. Bentuk empat persegi panjang
e. Bentuk U

447. Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, sekretaris harus memperhatikan perencanaan perjalanan yang matang, yaitu meliputi...

a. Surat tugas, akomodasi, transportasi
b. Surat tugas, paspor, visa
c. Tujuan, kapan, surat tugas, transportasi, akomodasi, perbekalan
d. Jadwal kegiatan pimpinan, surat tugas, transportasi, akomodasi
e. Tujuan, surat tugas, akomodasi, paspor.

448. Rapat yang didalamnya memberi penjelasan/ konfirmasi mengenai hal apa yang sudah ditetapkan sehingga bisa dijadikan pedoman bagi langkah kerja selanjutnya, merupakan jenis rapat berdasar...

a. Sifat rapat
b. Frekuensi rapat
c. Nama rapat
d. Format rapat
e. Tujuan rapat

449. Yang perlu dipersiapkan untuk mengetahui jumlah undangan yang hadir dalam kegiatan rapat adalah...

a. Notula
b. Agenda
c. Daftar hadir
d. Ekspedisi sura
e. tName tag

450. Dokumen perjalanan ke luar negeri yang diperoleh melalui kantor imigrasi setempat adalah...

a. Surat tugas
b. Paspor
c. Visa
d. Yellow Card
e. Fiskal

451. Dokumen perjalanan yang ada hubungannya dengan ijin untuk berkunjung, berdiam/tinggal disuatu wilayah negara kepada warga negara asing dinamakan...

a. Surat tugas
b. Paspor
c. Visa
d. Yellow Card
e. Fiskal

452. Bukti permintaan pengisian kembali kas kecil dibuat oleh...

a. Bagian kas/bendahara
b. Bagian keuangan
c. Bagian sekretariat
d. Pemakai dana kas kecil
e. Pemegang dana kas kecil

453. Saldo kas kecil bulan Januari 2018 Rp. 1.025.000,00 jumlah dana imprest kas kecil tiap bulan Rp. 7.5000.000,00. Jumlah uang yang diminta pemegang kas kecil ke kas besar untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah sejumlah...

a. Rp. 7.500.000,00
b. Rp. 6.475.000,00
c. Rp. 6.575.000,00
d. Rp. 1.025.000,00
e. Rp. 8.525.000,00

454. Suatu keadaan yang memungkinkan atau dapat menimbulkan kecelakaan/kerugian...

a. Insiden
b. Tingkat bahaya
c. Potensi bahaya
d. Kecelakaan
e. Keadaan tak aman

455. Lampu dimatikan, dilarang merokok, tidak menyimpan bahan-bahan bakar merupakan pencegahan...

a. Hama
b. Kebakaran
c. Penyakit/kesehatan
d. Udara panas
e. Kelembapan

456. Perhatikan urutan-urutan berikut ini!

(1). Penjualan suatu produk meningkat setelah diiklankan di televisi. 
(2). Seorang sales menawarkan barang dagangannya secara door to door. 
(3). Sebuah perusahaan mengiklankan produknya di koran dan majalan. 
(4). Peserta seminar mengajukan pertanyaan kepada penyaji makalah. 

Feed back dari suatu proses komunikasi tampak pada peristiwa...

a. 1 dan 2
b. 1 dan 3
c. 1 dan 4
d. 2 dan 3
e. 3 dan 4

457. Cara berkomunikasi yang dapat langsung melihat reaksi dan sikap tubuh komunikan adalah...

a. Komunikasi tatap muka
b. Komunikasi menggunakan telepon
c. Komunikasi dengan internet
d. Komunikasi dengan media massa
e. Komunikasi dengan email

458. Di bawah ini merupakan kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan media audio visual...

a. Guru menerangkan intonasi dengan menggunakan tape recorder.
b. Manajer kepegawaian menggunkan OHP untuk menerangkan struktur organisasi yang baru.
c. Bagian keuangan menggunakan gambar bagan dan grafik untuk menjelaskan keuntungan perusahaan.
d. Ketua RT yang memutarkan VCD Player yang berisi penyuluhan pemberantasan demam berdarah.
e. Sales yang memperagakan cara penggunaan alat yang dijualnya.

459. Untuk mempromosikan produk barunya, sebuah perusahaan memasang baliho di pinggir jalan tol. Baliho ini termasuk media komunikasi...

a. Visual
b. Presentasi
c. Audio
d. Multi Media
e. Media Massa

460. Jika penelpon membutuhkan informasi dari anda, sementara informasi tersebut diperoleh dalam waktu yang agak lama, maka yang sebaiknya dilakukan adalah...

a. Tetap terhubung sementara anda mencarinya
b. Menawarkan untuk menutup telepon, mencari informasi yang dibutuhkan, kemudian meminta penelpon untuk menelpon kembali.
c. Menawarkan untuk menutup telepon, mencari informasi yang dibutuhkan, kemudian menelpon balik jika informasi sudah siap.
d. Menawarkan untuk tetap terhubung agar tidak usah repot menghubungi kembali, sementara anda mencari informasi yang dibutuhkan
e. Tetap terhubung, meminta rekan sekerja untuk mencarinya, sementara anda mengajak mengoborol

461. Saldo kas kecil bulan Juli 2019 Rp. 1.025.000, pada tanggal 1 Agustus 2019 bendahara kas kecil menerima uang dari bendahara pusat sebesar Rp. 7.500.000, sedangkan jumlah pengeluaran yang terjadi selama bulan Agustus 2019 sebesar Rp.  6.575.000. Saldo yang dimiliki bendahara kas kecil pada tanggal 1 Agustus 2019 adalah...

a. Rp. 7.600.000   
b. Rp. 1.045.000
c. Rp. 8.525.000
d. Rp. 6.375.000   
e. Rp. 6.575.000

462. Saldo kas kecil bulan Juli 2019  Rp. 1.025.000, pada tanggal 1 Agustus 2019 bendahara kas kecil menerima uang dari bendahara pusat sebesar Rp. 7.500.000, sedangkan jumlah pengeluaran yang terjadi selama bulan Agustus 2019 sebesar Rp.  6.575.000. Pencatatan jurnal untuk pengisian kembali dengan system fluktuasi adalah...

a. Kas Rp. 7.500.000, Kas kecil Rp. 7.500.000
b. Kas Rp. 6.575.000, Kas kecil Rp. 6.575.000
c. Kas kecil Rp. 6.575.000, Kas Rp. 6.575.000
d. Kas kecil Rp. 7.500.000, Kas Rp. 7.500.000
E. Tidak dijurnal

463. Di bawah ini adalah pertanyaan yang dapat Anda lakukan, jika pada saat menerima telepon si penelepon tidak menyebutkan identitasnya adalah...

a. “Maaf, boleh saya tahu, dengan siapa saya bicara?”
b. “Tolong dikasih tahu, dengan siapa saya bicara?”
c. “Maaf, Siapa ini?”
d. “Maaf, Siapa yang bicara?”
e. “Maaf, boleh saya tahu, siapa yang bicara ya?”

464. Jenis ruang kerja yang cocok untuk pekerjaan menyeimbangkan emosi lebih stabil, pekerja akan merasa nyaman karena tidak ada kebisingan, sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih evisien adalah jenis tata ruang...

a. Semi terbuka 
b. Semi tertutup 
c. Berkamar
d. Semi permanen
e. Berpanorama 

465. Agar nyaman, indah, enak dipandang, sebaiknya seorang pegawai mampu menata dengan menggunakan prinsip budaya kerja 5R. Klasifikasi semua barang berdasarkan pemakaiannya, misalnya laci 1, berisi ATK, laci 2 berisi peralatan kantor seperti stapler, perforator, gunting dll. Penataan laci tersebut menggunakan prinsip...

a. Rapi
b. Resik
c. Rawat 
d. Ringkas
e. Rileks

466. Berikut yang bukan merupakan salah satu manfaat dari keberadaan system penyimpanan arsip adalah...

a. Mudah dalam melakukan penyusutan
b. Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan
c. Arsip tertata dengan rapi
d. Arsip tidak mudah hilang
e. Pencurian arsip tidak bisa dilakukan

467. Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan. Hal ini berarti, penataan ruang tersebut menganut asas...

a. Rangkaian kerja   
b. Penggunaan seluruh ruangan
c. Integritas kegiatan
d. Keamanan dan kepuasan kerja
e. Kenyamanan kerja 

468. Tata ruang yang baik adalah yangdapat diubah atau disusun kembali dengan tingkat kesukaran dan pengeluaran biaya seminim mungkin. Hal ini berarti, penataan ruang tersebut menganut asas...

a. Rangkaian kerja   
b. Perubahan susunan tempat kerja
c. Keamanan dan kepuasan kerja
d. Integritas kegiatan
e. Kenyamanan kerja  

469. Dalam sebuah seminar ada pertanyaan dari peserta seminar, akan tetapi dia menggunakan bahasa campuran yang kurang dimengerti oleh pemateri sebagai komunikator. Maka tanggapan atau pertanyaan yang diberikan oleh peserta seminar tersebut merupakan ... feedback

a. Negatif     
b. Natural 
c. Biasa
d. Zero     
e. Positif 

470. Saldo kas kecil bulan Juli 2019 Rp. 1.025.000, pada tanggal 1 Agustus 2019 bendahara kas kecil menerima uang dari bendahara pusat sebesar Rp. 7.500.000, sedangkan jumlah pengeluaran yang terjadi selama bulan Agustus 2019 sebesar Rp.  6.575.000. Jumlah uang yang diminta pemegang kas kecil untuk pengisian kembali bulan September dengan system imprest adalah...

a. Rp. 6.975.000
b. Rp. 6.575.000
c. Rp. 7.900.000 
d. Rp. 1.225.000
e. Rp. 8.125.000

471. Selama bulan April 2019, Diana sebagai pemegang kas kecil mengeluarkan uang sebesar Rp 3.490.000,00. Pada bulan Mei 2019 sekretaris akan mendapatkan dana sebesar Rp 3.490.000,00 juga. Hal ini berarti dalam pengelolaan kas kecil menggunakan...

a. Fluctuation fund system
b. System voucher
c. System cek
d. System selisih kas
e. Imprest fund system

472. Berikut ini yang termasuk ke dalam perabot kantor adalah...

a. Kertas, amplop, mesin
b. Lemari, rak, meja, kursi
c. Gambar, lampu, vas bunga
d. Mesin tik, komputer, OHP
e. Intercom, telepon, faksimile

473. Langkah-langkah untuk menangani masalah peralatan/perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor adalah...

a. Pengadaan, penghapusan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan
b. Pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, pemeliharaan
c. Pengadaan, pendistribusian, pemeliharaan, penghapusan, penyimpanan
d. Pengadaan, pemeliharaan, penghapusan, penyimpanan, pendistribusian
e. Pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan, penghapusan
 
474. Kondisi ketika arsip dikelompokkan berdasarkan dari isi surat atau permasalahan yang ada di surat dalam system penyimpanan arsip...

a. Numerical filling system
b. Chronological filling system
c. Geographical filling system
d. Alphabetic filling system
e. Subjectical silling system

475. Lembaran untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan surat adalah lembar...

a. Agenda
b. Ekspedisi
c. Disposisi
d. Instruksi
e. Kartu kendali

476. Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip dikenal dengan...

a. Mengindeks
b. Caption
c. Menyortir
d. Mengkode
e. Daftar klasifikasi

477. Berikut yang tidak termasuk langkah penyimpanan arsip menggunakan system subjek adalah...

a. Mengindeks
b. Menyortir
c. Memeriksa berkas
d. Menempatkan 
e. Mengeluarkan

478. Antara pegawai yang urutan kerjanya berdekatan ditempatkan dalam posisi terdekat, sehingga dalam menyelesaikan pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat. Hal ini berarti, penataan ruang tersebut menganut asas...

a. Kenyamanan kerja  
b. Penggunaan seluruh ruangan
c. Keamanan dan kepuasan kerja
d. Rangkaian kerja   
e. Integritas kegiatan

479. Di dalam proses komunikasi terdapat proses menterjemahkan/mengartikan simbol-simbol kedalam bahasa/pesan yang mudah dimengerti, proses tersebut merupakan...

a. Feedback 
b. Message
c. Communicator
d. Decoding
e. Encoding

480. Di dalam proses komunikasi terdapat proses pesan yang akan disampaikan disandikan terlebih dahulu menjadi symbol-simbol, proses tersebut merupakan...

a. Feedback 
b. Message
c. Communicator
d. Decoding
e. Encoding

481. PT Nakula membalas surat dari PT Sadewa yang menerangkan bahwa direktur utama tidak bias mengikuti kegiatan pameran. Surat dari PT Nakula tersebut bagi PT Sadewa merupakan surat...

a. Penting
b. Biasa
c. Masuk
d. Keluar
e. Rahasia

482. Pola penanganan surat yang terpusat disebut dengan...

a. Pola sentralisasi
b. Pola desentralisasi
c. Surat masuk
d. Surat penting
e. Surat keluar

483. Yang bukan merupakan fungsi manajemen menurut G.R. Terry adalah...

a. Directing
b. Actuating
c. Organizing
d. Planning
e. Controlling

484. Pak Budianto adalah seorang manajer personalia di suatu perusahaan swasta di Jakarta. Ia merencanakan penerimaan pegawai baru. Untuk itu, ia melakukan berbagai aktivitas mulai dari menetukan panitia, menetapkan tugas, dan tanggung jawab masing-masing individu, serta pendelegasian wewenang kepada bawahan. Berbagai aktivitas yang dilakukan tersebut sesuai dengan fungsi manajemen, yaitu...

a. Directing
b. Actuating
c. Organizing
d. Planning
e. Controlling

485. Tindakan memantau kinerja atau tindakan membandingkan hasil-hasil dengan tujuan, serta tindakan mengadakan perbaikan, proses pengumpulan dan penafsiran umpan balik kinerja sebagai dasar tindakan konstruktif dan perbaikan-perbaikan bila dipandang perlu, merupakan pengertian dari fungsi manajemen...

a. Directing
b. Actuating
c. Organizing
d. Planning
e. Controlling

486. Rudi adalah seorang karyawan di perusahaan Sentosa Budi. Di perusahaan ia memiliki wewenang untuk mengatur dan mengurus tenaga kerja yang akan dilibatkan dalam proyek perusahaan. Pekerjaan yang Rudi lakukan termasuk unsur administrasi dalam bidang...

a. Keuangan
b. Kepegawaian
c. Manajemen
d. Perbekalan
e. Perwakilan

487. Dalam menjalankan pekerjaan kantor sehari-hari, seorang karyawan perlu mengetahui fungsi administrasi guna melancarkan tugas yang dikerjakan. Salah satu fungsi administrasi yang harus diterapkan adalah fungsi pengorganisasian dimana fungsi ini berperan dalam...

a. Mengarahkan jobdesk yang dikerjakan oleh karyawan
b. Pengambilan kebijakan
c. Penyusunan dan pembagian kerja bagi para staf administrasi
d. Perencanaan penyusunan anggaran belanja organisasi
e. Pengawasan kinerja secara rutin

488. Bapak Teddy merupakan pimpinan di perusahaannya. Berdasarkan jenis-jenis jabatan yang ada, pekerjaan yang dilakukan oleh beliau adalah...

a. Menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor, pelayanan teknis dan administrasi
b. Membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
c. Menentukkan tenaga kerja yang sesuai dan dibutuhkan oleh perusahaan
d. Memimpin dalampelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen
e. Memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan

489. Perhatikan tugas-tugas administrasi berikut:

1) Membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi
2) Menerima dan mengantar tamu
3) Mendukung kegiatan administrasi manajemen perusahaan 
4) Melakukan pengarsipan 
5) Menjamin kelancaran manajemen perusahaan

Berdasarkan daftar di atas, tugas administrasi yang dilakukan oleh seorang sekretaris junior yaitu...

a. 1), 2) dan 3)
b. 3), 4) dan 5)
c. 2), 4) dan 5)
d. 2), 3) dan 4)
e. 1), 2) dan 4)

490. Seorang bawahan hanya boleh menerima perintah dan bertanggung jawab kepada seorang atasan saja. Hal ini sesuai dengan prinsip organisasi yaitu...

a. Pembagian pekerjaan
b. Kesatuan perintah
c. Pendelegasian wewenang
d. Skala hierarki 
e. Pertanggungjawaban 

491. Sebentar lagi pelaksanaan kegiatan kemah Pramuka akan dilakukan di SMK Boedi Oetomo Cilacap. Ari sebagai Ketua Ambalan Pramuka membentuk panitia agar persiapan pelaksanaan dapat berjalan lancer. Pembentukan panitia dilakukan agar tugas per masing-masing anak jelas dan dapat diawasi. Hal ini sesuai dengan prinsip organisasi...

a. Pembagian pekerjaan
b. Kesatuan perintah
c. Pendelegasian wewenang
d. Skala hierarki 
e. Pertanggungjawaban 

492. Seorang personel kantor tentu dituntut untuk dapat melaksanakan semua tugas dan pekerjaan yang dibebankan kepadanya dengan baik, tepat dan efisien. Salah satu persyaratan keterampilan yang harus dimiliki oleh personel kantor dalam mengadministrasi adalah kegiatan mengolah. Ilustrasi yang tepat untuk menggambarkan kegiatan mengolah adalah...

a. Seorang notulis menulis jalannya rapat sebagai bahan informasi yang akan diberikan ke pimpinan
b. Surat yang telah selesai dibuat oleh sekretaris dan ditandatangani oleh pimpinan selanjutnya dikirimkan ke klien oleh kurir kantor pos
c. Sebelum dikirim, surat di copy terlebih dahulu oleh sekretaris untuk diarsipkan
d. Copy-an surat kemudian diarsipkan oleh sekretaris menggunakan sistem abjad pada folder dan laci khusus arsip
e. Seorang sekretaris mengetik konsep surat yang telah dibuat oleh pimpinan untuk selanjutnya dikirim

493. Ridwan adalah seorang pegawai TU di suatu sekolah. Dia mengumpulkan semua data murid-murid yang bersekolah di sekolahan tersebut. Jenis pekerjaan apa yang Ridwan lakukan...

a. Mencatat
b. Menyimpan
c. Menggandakan
d. Menghimpun
e. Mengirim

494. Karyawan kantor dalam melakukan pekerjaannya harus memiliki potensi atau kemampuan yang mampu mendukung hasil kinerjanya. Berikut persyaratan potensi fisik yang harus dimiliki oleh karyawan administrasi adalah...

a. Dapat memotivasi diri sendiri
b. Bersifat optimis
c. Mampu berkomunikasi dengan baik
d. Memiliki kualitas indra yang baik
e. Memiliki kemampuan berfikir terarah

495. Perhatikan persyaratan personel administarsi di bawah ini:

1) Mempunyai kepekaan social
2) Mempunyai rasa empati dengan rekan kerja
3) Mampu berkomunikasi baik dengan orang lain
4) Mudah bergaul dengan lingkungan kerja yang baru
5) Mudah berempati

Berdaftarkan daftar di atas, yang termasuk ciri-ciri personel administrasi yang memiliki kecerdasan sosial adalah...

a. 5) saja
b. 3) dan 5)
c. 1) dan 2)
d. 2) dan 5)
e. 4) dan 5)

496 . Perhatikan pernyataan-pernyataan berikut:

1) Pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas
2) Spesialisasi pegawai lebih dapat dikembangkan
3) Spesialisasi pegawai dapat dimanfaatkan lebih maksimal
4) Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
5) Mudah menerapkan konsep the right man on the right place

Pimpinan berwenang memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada kaitannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Berdasarkan hal tersebut, kelebihan dari bentuk organisasi fungsional ditunjukkan oleh nomor...

a. 1), 2) dan 4)
b. 1), 2) dan 3)
c. 1), 3) dan 4)
d. 1), 3) dan 5)
e. 1), 2) dan 5)

497. Kesatuan perintah lebih terjamin sehingga pegawai tidak bingung saat melaksanakan tugasnya merupakan ciri struktur organisasi...

a. Staf
b. Garis dan staf
c. Fungsional dan garis
d. Lini
e. Fungsional

498. Berikut yang merupakan penerapan fungsi manajemen actuating di sekolah (OSIS) adalah...

a. Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan
b. Menerapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab
c. Melakukan koordinasi antar bagian agar terhindar dari komunikasi yang buruk
d. Menentukan suber daya yang dibutuhkan
e. Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja efektif dan efisien dalam mencapai tujuan.

499. Yang tidak perlu dicatat dalam lembar pesan telepon adalah...

a. Jam dan tanggal
b. Ditujukan untuk siapa
c. Apa isi pesannya
d. Identitas penelpon
e. Nomor telepon penerima

500. Di bawah ini yang termasuk pelanggan internal perusahaan adalah...

a. Pemasok barang produksi
b. Rekanan perusahaan
c. Perusahaan pengguna jasa kita
d. Direktur beserta manajer perusahaan
e. Instansi yang selalu membeli produk perusahaan

501. Seorang pimpinan perusahaan mengadakan suatu rapat untuk membahas masalah strategi pemasaran yang akan dipakai untuk produk baru yang sebentar lagi akan diluncurkan. Dalam pelaksanaan rapat seringkali terjadi hambatan pada saat proses komunikasi. Hambatan yang dapat dijumpai khususnya pada unsur feedback dalam komunikasi adalah….

a. Peserta rapat cenderung pasif pada saat sesi Tanya jawab
b. Pemimpin rapat cenderung otoriter terhadap jalannya rapat
c. Pemimpin rapat tidak mengikutsertakan suara peserta rapat dalam pengambilan keputusan
d. Penyampaian materi rapat tidak didukung alat komunikasi yang mendukung
e. Peserta rapat asik bermain handphone saat pelaksanaan rapat

502. Di sebuah perusahaan, kegiatan komunikasi sangatlah penting. Antar bagian perlu mengadakan komunikasi baik lisan maupun tertulis agar kegiatan kantor dapat berjalan dengan baik. Komunikasi kantor antar bagian biasanya dilakukan dengan menggunakan alat komunikasi yang biasanya disebut….

a. Pesawat telepon
b. PMBX
c. Switcboard
d. Intercom
e. PABX

503. Pada saat Anda menerima telepon, penelepon lupa menyebutkan identitas diri. Untuk memperoleh informasi data diri penelepon, sebaiknya Anda bertanya dengan kalimat….

a. “Maaf, boleh saya tahu siapa yang berbicara?”
b. “Tolong sebutkan nama Anda!”
c. “Maaf, boleh saya tahu, dengan siapa saya berbiacara?”
d. “Ini yang bicara siapa ya?”
e. “Dengan siapa ini?”

504. Berikut ini merupakan hasil pemesanan/pembelian tiket yang setelah di print harus ditukarkan dulu dengan tiket asli untuk dapat digunakan adalah tiket….

a. Konser
b. Hotel 
c. Taman hiburan
d. Kereta api
e. Bioskop

505. Seorang pelanggan melakukan panggilan telepon kepada perusahaan ABC untuk menyampaikan keluhan karena barang yang diterima tidak sesuai dengan barang yang dia pesan. Melalui telepon, pelanggan tersebut dapat menyampaikan pesan dengan jelas dan langsung mendapatkan respon yang dia inginkan. Berdasarkan ilustrasi tersebut, maka dapat diketahui bahwa fungsi media telepon adalah….

a. Mengefektifkan proses penyampaian pesan atau berita
b. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator
c. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan atau berita
d. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan atau berita
e. Mempermudah penyampaian berita

506. Perhatikan berikut ini, langkah-langkah menggunakan teleconference yang diacak!

  1. Pilih software Microsoft Visual C# 2005
  2. Untuk memilih IP address, user dapat mengklik combo box dan memilih IP yang terdapat pada komputer.
  3. User harus memilih jenis IP yang akan digunakan (IPv4 atau IPv6) dengan memilih radio button
  4. Jika user diperbolehkan untuk bergabung ke dalam konferensi, akan muncul form set destination IP and port. Setelah user mengisi alamat IP dan nomor port, user akan tergabung ke dalam konferensi
  5. Setelah itu, user menekan tombol centang yang ada di kanan bawah.

Langkah-langkah menggunakan teleconference yang benar adalah...

a. 1,3,2,5,4
b. 1,2,3,4,5
c. 1,2,5,4,3
d. 1,5,4,3,2
e. 1,2,3,5,4

507. Pada sebuah rapat, Ibu Desti selaku Manager Pemasaran ditunjuk untuk presentasi mengenai laporan perkembangan penjualan bulan lalu. Untuk memudahkan pada saat presentasi, sebaiknya Desti menggunakan perangkat lunak Microsoft Office Powerpoint. Salah satu kegunaan dari perangkat lunak tersebut adalah….

a. Memudahkan untuk membuat table dan grafik
b. Memudahkan membuat desain 
c. Memudahkan dalam menyusun laporan
d. Memudahkan dalam menghitung data yang ada
e. Memudahkan peserta rapat menyimak materi presentasi

508. Bagian Microsoft Publisher yang berisi ikon-ikon yang digunakan untuk mempercepat akses sebuah perintah adalah….

a. Office button
b. Quick acces toolbar
c. Title bar
d. Ribbon
e. Tab menu 

509. Perhatikan langkah-langkah berikut:
  1. Pilih All Program
  2. Klik Microsoft Publisher
  3. Klik menu Start
  4. Arahkan pointer mouse pada Microsoft office
Dari data diatas, langkah-langkah mengaktifkan Microsoft Publisher yang benar secara urut adalah….

a. 3), 2), 4) dan 1) 
b. 3), 1), 2) dan 4)
c. 3), 4), 1) dan 2)
d. 3), 1), 4) dan 2)
e. 3), 2), 1) dan 4)

510. Pada saat membuat kartu nama dengan lembar kerja Microsoft Publisher, maka menggunakan Menu Publication Type….

a. Bussnisess cards 
b. Brochures 
c. Calender
d. Banners
e. Email

511. Penyempurnaan system dan media dalam komunikasi data, memungkinkan pegawai tertentu untuk melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya dimana saja, termasuk di rumah masing-masing. Melalui media komunikasi seperti e-mail dan fax maka tidak lagi diperlukan kantor yang secara fisik memerlukan space yang luas dan sarana yang komplit. Maka dari itu, di bawah ini yang termasuk kelebihan dari adanya kantor virtual adalah….

a. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
b. Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
c. Pengurangan biaya fasilitas
d. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai
e. Peningkatan mutu tenaga kerja

512. Seorang sekretaris harus menggunakan sistem 10 jari pada saat mengetik. Pada sistem 10 jari, ibu jari biasa digunakan untuk menekan tombol…

a. Ctrl
b. Shift 
c. Spasi
d. Alt
e. Spasi dan alt

513. Pekerjaan kantor dituntut untuk menggunakan teknologi perkantoran. Salah satu teknologi perkantoran yang digunakan di kantor adalah perangkat lunak Microsoft Office Word. Pekerjaan kantor yang dapat dibuat dengan perangkat lunak Microsoft Office Word adalah….

a. Membuat surat dan laporan keuangan
b. Membuat laporan keuangan dan amplop surat 
c. Membuat surat dan amplop
d. Membuat surat dan slide presentasi rapat
e. Membuat brosur dan sertifikat

514. Pekerjaan kantor dituntut untuk menggunakan teknologi perkantoran. Salah satu teknologi perkantoran yang digunakan di kantor adalah perangkat lunak Microsoft Office Excel. Pekerjaan kantor yang dapat dibuat dengan perangkat lunak Microsoft Office Excel adalah….

a. Membuat brosur untuk promosi 
b. Membuat laporan kegiatan kantor
c. Membuat dan mengelola keuangan perusahaan
d. Membuat sertifikat kegiatan yang dilaksanakan di kantor
e. Membuat slide presentasi untuk rapat

515. FTP (File Transfer Protocol) merupakan aplikasi internet yang digunakan untuk….

a. Mengakses computer yang letaknya jauh
b. Mengirimkan atau mengambil file ke/dari komputer lain
c. Sarana komunikasi surat-menyurat dalam bentuk elektronik
d. Menghubungkan (link) sebuah dokumen satu dengan yang lain
e. Berkomunikasi satu sama lain dalam sebuah forum

516. Perhatikan langkah-langkah dibawah ini:
  1. Siapkan dua lembar plastik polyester ukuran +/- 2,5 cm atau karet magic cutter dan bersihkan dengan kain lap; 
  2. Tempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastik polyester dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip; 
  3. Berilah perekat double tape kira-kira 3 mm dari bagian pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudut (tidak boleh menempel pada arsip karena dapat merusak arsip); 
  4. Lepaskan lapisan kertas pada double tape; 
  5. Gunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk mengeluarkan udara dan untuk merekatkan double tape pada plastik polyester pada keempat sisi; 
  6. Potong plastik yang berlebih, kira-kira 1-3 mm dari pinggir bagian luar double tape. Dapat dilakukan dengan kacip atau cutter dan penggaris besi dan 
  7. Potong bagian sudut enkapsulasi dengan menggunakan hook cutter atau gunting kuku sehinggabentuknya agak bundar.
Urutan prosedur enkapsulasi untuk merawar arsip yang berupa kertas yang benar dari data diatas adalah...

a. 2,1,4,3,5,6,7
b. 1,2,4,3,5,6,7
c. 1,2,3,4,5,6,7 
d. 1,2,5,3,4,6,7
e. 2,1,3,4,5,6,7

517. Salah satu cara melakukan penyusutan arsip adalah dengan menghitung/mengetahui angka pemakaiannya. Apabila angka pemakaian arsip kurang dari 15 % maka dikatakan rendah dan boleh dilakukan penyusutan. Jika kita memiliki koleksi arsip yang disimpan sebanyak 6746 lembar. Sepanjang 1 periode karsipan terjadi peminjaman sebanyak 352 kali terhadap arsip yang berbeda, berapakah angka pemakaiannya?

a. 5, 4 %
b. 5 %
c. 5, 1 %
d. 5, 2 %
e. 5, 3 %

518. Salah satu cara melakukan penyusutan arsip adalah dengan menghitung/mengetahui angka pemakaiannya. Apabila angka pemakaian arsip kurang dari 15 % maka dikatakan rendah dan boleh dilakukan penyusutan. Jika kita memiliki koleksi arsip yang disimpan sebanyak 6746 lembar. Sepanjang 1 periode karsipan terjadi peminjaman sebanyak 352 kali terhadap arsip yang berbeda. Dari soal ini, maka yang harus dilakukan terhadap arsip tersebut adalah...

a. Segera dilakukan pemusnahan karena angka pemakaiannya rendah
b. Segera dilakukan perbaikan karena angka pemakaiannya rendah
c. Segera dilakukan penyusutan karena angka pemakaiannya tinggi
d. Segera dilakukan penyusutan karena angka pemakaiannya rendah
e. Segera dilakukan pemusnahan karena angka pemakaiannya tinggi

519. Memindahkan data secra elektronik seperti dokumen office (e-mail), grafik atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronik disebut dengan....

a. Calculating
b. Importing
c. Sanning
d. Conversion
e. Sumarizing

520. Pak Imam pegawai keuangan di PT ABC mendatangai petugas arsip ingin meminjam arsip surat tagihan PT XY tanggal 16 Juli 2018, tetapi surat tersebut tidak ditemukan. Maka langkah apa yang harus dilakukan petugas arsip tersebut agar kejadian kehilangan arsip tidak terjadi lagi?

a. Setiap peminjaman arsip harus dicatat di kartu kendali, kemudian dicatat di buku arsip agar dapat diketahui siapa yang meminjam arsip
b. Setiap peminjaman arsip harus dicatat di buku agenda, kemudian dicatat di buku arsip agar dapat diketahui siapa yang meminjam arsip
c. Setiap peminjaman arsip harus lapor ke petugas arsip, kemudian dicatat di buku arsip agar dapat diketahui siapa yang meminjam arsip
d. Setiap peminjaman arsip harus dicatat di bon pinjam arsip agar dapat mengetahui identitas si peminjam dan indentitas arsip
e. Setiap peminjaman arsip harus dicatat bon pinjam arsip, kemudian dicatat di buku arsip agar dapat diketahui siapa yang meminjam arsip

521. Secara garis besar prosedur penanganan surat keluar sistem kartu kendali adalah....

a. pembuatan konsep – pengiriman – pencatatan – pengarahan/pengendalian surat – penyimpanan
b. pembuatan konsep – pengarahan/pengendalian surat – pencatatan – penyimpanan – pengiriman
c. pembuatan konsep – pencatatan – pengarahan/pengendalian surat – pengiriman – penyimpanan
d. pembuatan konsep – pengarahan/pengendalian surat – pencatatan – pengiriman – penyimpanan
e. pembuatan konsep – pengiriman – pencatatan – pengarahan/pengendalian surat – pengiriman

522. Perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa perbankan cocok menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan....

a. Cronological system
b. Numerical system
c. Alphabet system
d. Geographical system
e. Subyek system

523. Yang tidak tepat untuk menunjukan tempat menyimpan arsip yang berkode 2019 dengan menggunakan system terminal digit adalah…..

a. Surat urutan ke-3
b. Dibelakang guide berkode 0
c. Dibelakang guide 19
d. Disimpan pada laci berkode 00-19 
e. Didalam hanging folder nomor 19/0

524. Dalam system nomor Dewey, jika surat/ arsip berkode 820.1 maka surat/arsip tersebut disimpan pada laci...

a. 821
b. 201
c. 800
d. 820
e. 102

525. Pemeliharaan arsip dengan menyemprotkan obat pembasmi hama disebut....

a. Fungisantasi
b. Fumigitasi
c. Fungidasi
d. Frungidasi
e. Fumigasi

526. Fendi akan membuka kursus computer. Ia membutuhkan beberapa computer. Untuk itu, ia mengirimkan surat permintaan penawaran ke beberapa took yang menjual computer untuk mengetahui harga dan spesifikasinya.

Kalimat permintaan penawaran berdasarkan ilustrasi tersebut adalah….

a. “Kami membutuhkan sejumlah computer. Oleh karena itu, mohon dikirimkan ke alamat kami secepatnya karena kursus akan segera dimulai.”
b. “Kami akan membuka kursus computer dan membutuhkan sejumlah computer. Dapatkah Anda mengirimkannya?”
c. “Lembaga Pendidikan kami membutuhkan sejumlah computer, dapatkah kiranya Bapaj mengirimkan computer kepada kami sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.”
d. “Lembaga Pendidikan kami bergerak di bidang kursus computer membutuhkan sejumlah computer, untuk itu kami mohon Bapak dapat mengirimkan brosur untuk kami pelajari.”
e. “Lembaga Pendidikan kami yang bergerak dibidang kursus membutuhkan sejumlah computer. Untuk itu kami akan memesan sejumlah computer pada perusahaan Anda.”

527. Beberapa hari yang lalu, Indah mengirimkan surat lamaran pekerjaan ke PT Terus Jaya. Pada hari ini, Indah mendapatkan balasan dari PT Terus Jaya supaya dapat melengkapi kelengkapan berkas yang belum ada.

Fasilitas untuk membalas e-mail dengan alamat tujuan otomatis tersedia dan isi e-mail dapat kita sertakan kembali adalah….

a. Reply
b. Backward
c. Compose
d. Trash
e. Forward

528. Anda sebagai sekretaris bagian produksi diminta untuk mencari notula rapat yang lalu oleh pimpinan, karena akan digunakan untuk rapat di tingkat managerial. Berdasarkan hal tersebut notula sebagai arsip yang berfungsi untuk ....

a. Sebagai sumber tempat dokumen
b. Sebagai sumber ingatan
c. Sebagai bahan bukti pertanggungjawaban terhadap suatu peristiwa atau kejadian
d. Sebagai sumber informasi dan keterangan
e. Sebagai sumber sejarah atau bahan bukti sejarah

529. Secara garis besar prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah....

a. Penerimaan – penyortiran – pendisposisian – pengagendaan – pendistribusian – penyimpanan
b. Penyortiran – penerimaan – pengagendaan – pendisposisian – pendistribusian – penyimpanan
c. Penerimaan – pengagendaan – pendistribusian – pendisposisian – penyimpanan
d. Penerimaan – penyortiran – pengagendaan – pendisposisian – pendistribusian – penyimpanan
e. Penyortiran – penerimaan – pengagendaan – pendisposisian pendistribusian – penyimpanan

530. Secara garis besar prosedur penanganan surat keluar sistem buku agenda adalah ....

a. Pembuatan konsep – persetujuan konsep – pengetikan – penandatanganan – pengagendaan – pengiriman – penyimpanan
b. Pembuatan konsep – persetujuan konsep – penandatanganan – pengagendaan – pengetikan – pengiriman – penyimpanan
c. Pembuatan konsep – persetujuan konsep – pengetikan – pengagendaan – penandatanganan – pengiriman – penyimpanan
d. Pembuatan konsep – persetujuan konsep – pengetikan – pengagendaan – pendistribusian – pengiriman – penyimpanan
e. Pembuatan konsep – persetujuan konsep – pengagendaan – pengetikan – penandatanganan – pengiriman – penyimpanan

531. Mengirim E-mail merupakan  salah satu contoh dari jenis komunikasi during....

a. Sinkron
b. Asinkron
c. Langsung
d. Tidak langsung
e. Tertunda

532. Untuk mencetak slide presentasi dan berapa halaman satu kertas  yang harus dilakukan adalah....

a. Klik Print, klik all page , ok
b. Klik print, klik name,  klik slide pe-page
c. Klik,  print what klik hand out dan pilih slide per-page, ok logo office, pilih print
d. Klik Print, klik page, ok
e. Klik logo office,  pilih what klik hand out, ok

533. Untuk mengemukakan ide  atau gagasan dalam bentuk infografis seperti poster, pamlet dan flyer dinamakan...

a. Visualisasi 3D
b. Visualisasi 2 D
c. Presentasi video
d. Visualisasi statis
e. Visualisasi dinamis

534. Salah satu fitur yang disiapkan google yang bisa digunakan untuk komunikasi , chatting, video call, sms adalah....

a. Google Drive
b. Google Hangout
c. Google Play
d. Google Game
e. Google File

535. Format yang digunakan untuk pertukaran dokumen  dalam pembuatan buku/dokumen digital  yang mengacu kepada standar XHTML dan  XML banyak digunakan adalah.....

a. HTML
b. XHTML
c. AZW
d. EPUB
e. PDF

536. Staf Administrasi dalam membantu pimpinannya sebagai nara sumber dalam suatu acara seminar maka  staf administrasi menyiapkan bahan/materi  presentasi  yang jelas dan menarik. Aplikasi perangkat lunak yang tepat digunakan adalah....

a. MS Power Point
b. MS Publisher
c. MS Access
d. MS Word
e. MS Exel

537. Dalam on-line shop pembayaran dapat dilakukan melalui ... kecuali

a. Cicilan
b. Chek
c. Transfer melalui ATM
d. Kartu Kredit
e. COD

538. Prosedur pengurusan surat keluar yang benar adalah...

a. Buat konsep-persetujuan konsep-agenda-ketik-tanda tangan-cap-sampul-kirim
b. Buat konsep-persetujuan konsep-ketik-agenda-tanda tangan-cap-sampul-kirim
c. Buat konsep dengan computer-persetujuan-tanda tangan-cap-sampul-kirim
d. Buat konsep-persetujuan konsep-agenda-ketik-tanda tangan-beri cap-lipat-sampul-kirim
e. Buat konsep –agenda-ketik-tanda tangan-sampul-kirim

539. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun, disebut sistem...

a. Alfabeti
b. Geografis
c. Numeric
d. Subjek
e. Kronologis

540. Memutar film dan video dalam kecepatan normal sekurang-kurangnya 6 bulan sekali, merupakan langkah pemeliharaan dari …

a. Arsip moving audio visual
b. Arsip elektronik
c. Arsip suara dan elektronik
d. Arsip rekaman gambar
e. Arsip rekaman suara

541. Bila menerapkan kearsipan sistem subjek dengan setiap laci digunakan untuk beberapa masalah utama, guide yang dibutuhkan untuk memisahkan masalah satu dengan yang lainnya ialah guide posisi.....

a. III
b. IV
c. V
d. I
e. II

542. Arsip yang disimpan dengan sistem nomor terminal digit, diambil dari.....

a. Nomor di buku agenda
b. Nomor surat
c. Nomor di buku arsip
d. Nomor urut penyimpanan arsip
e. Nomor di buku verbal

543. Alat yang berfungsi untuk melubangi dokumen agar bisa dimasukkan ke dalam map snelhecter/ ordner dalam  memproses dokumen, disebut...

a. Stepler
b. Perforator
c. Remover
d. Stempel
e. Steples 

544. Dalam memproses dokumen, peralatan kantor yang digunakan adalah...

a. Filing cabinet dan folder
b. Perforator, stapler dan stempel/cap.
c. Kartu kendali dan daftar pengendali
d. Lembar pengantar dan lembar disposisi
e. Buku agenda dan buku ekspedisi 

545. Jika hendak mencari kembali dokumen tentang “latihan  training” dengan menggunakan  filing sistem subjek, maka dapat dicari dalam laci...

a. Training
b. Latihan training
c. Personalia
d. Kepegawaian
e. Pendidikan                 

546. Kegiatan menyatukan dokumen yang sejenis dan dibuat seperti buku dengan tujuan agar dokumen tersebut tidak mudah hilang, merupakan kegiatan...

a. Kliping
b. Pembuatan buku
c. Pengarsipan 
d. Binding/penjilid
e. Pustaka

547. Surat yang berisi masalah yang harus diselesaikan sesegera mungkin oleh beberapa pejabat sekaligus, maka langkah penanganan surat yang tepat adalah...

a. Surat dikumpulkan untuk membalas bersama-sama
b. Surat diserahkan kepada pejabat yang berkompeten terhadap masalah tersebut
c. Surat diperbanyak dan diserahkan kepada pejabat yang terkait
d. Surat ditangani oleh pejabat tertentu dulu sampai selesai, baru ditangani pejabat lain
e. Surat langsung disampaikan kepada salah satu pejabat untuk dibaca bergantian

548. Pimpinan meminta Anda untuk menghubungkan dengan rekan bisnisnya.  Bapak Amran, pimpinan PT Abadi untuk membicarakan perjanjian kerjasama.  Setelah panggilan telepon dijawab, kalimat yang Anda ucapkan adalah...

a. Selamat siang, Bapak Anton ada di tempat? Pimpinan kami dari PT Karunia ingin bicara dengan beliau tentang perjanjian kerjasama.
b. Selamat siang, pimpinan kami dari PT Karunia ingin membicarakan tentang perjanjian kerjasama dengan Bapak Amran, bisa tidak ya?
c. Selamat siang, ini dari PT Karunia, bisa tidak ya jika pimpinan kami Bapak Anton ingin berbicara dengan Bapak amran tentang perjanjian kerjasama.
d. Selamat siang, bisa bicara dengan Bapak  Amran?  Ini dari PT Karunia, pimpinan kami Bapak Anton ingin berbicara dengan beliau tentang perjanjian kerjasama
e. Selamat siang, ini dari PT Karunia, apa Bapak Amran ada di tempat?  Pimpinan kami bapak Anton ingin berbicara dengan beliau tentang perjanjian kerjasama.

549. Untuk menanyakan kembali identitas penelepon yang kurang jelas kita dengar adalah...

a. Ini tadi siapa ya, mohon maaf kurang jelas mohon diulang
b. Mohon maaf pak, kurang jelas, mohon diulang
c. Maaf, ini tadi siapa ya?
d. Apa? Mohon diulang, Bapak siapa ya?
e. Siapa? Bapak siapa? Mohom maaf kurang jelas mohon diulang

550. Berikut ini yang bukan media komunikasi intern adalah...

a. Memo
b. Faximile
c. Intercom
d. LAN
e. CCTV

551. Kantor yang memiliki nomor telepon namun tidak sebanyak bagian yang dimilikinya, sering memasang hunting telephone yang berfungsi untuk...

a. Mengalihkan panggilan telepon ke saluran yang kosong
b. Memberi jawaban secara otomatis kepada penelepon untuk menunggu beberapa saat
c. Mempersilahkan penelepon untuk meninggalkan pesan
d. Menunda panggilan telepon
e. Memutus panggilan telepon secara otomatis bila telah mencapai batas waktu

552. Bentuk tata letak surat yang umum digunakan oleh perusahaan adalah.....

a. Full block style
b. Official style
c. Indented style 
d. Semi block style
e. Block style  

553. Bentuk tata letak surat yang umum digunakan oleh instansi pemerintah adalah....

a. Full block style
b. Official style
c. Indented style 
d. Semi block style
e. Block style  

554. Merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai penulisan isi surat atau pembicaraan,  adalah.....

a. Salam penutup
b. Pembukaan
c. Perihal
d. Alamat surat
e. Salutasi

555. Secara umum, urutan-urutan bagian surat yang benar di bawah ini adalah.....

a. Kepala surat; tanggal, bulan, tahun surat; nomor surat; lampiran; perihal;  alamat yang dituju; salam pembuka; alenia pembuka; isi surat; alenia penutup; salam penutup
b. Kepala surat; tanggal, bulan, tahun surat; nomor surat; lampiran; perihal;  salam pembuka; alamat yang dituju; alenia pembuka; isi surat; alenia penutup; salam penutup
c. Tanggal, bulan, tahun surat; kepala surat; nomor surat; lampiran; perihal; alamat yang dituju; salam pembuka; alenia pembuka; isi surat; alenia penutup; salam penutup
d. Tanggal, bulan, tahun surat; kepala surat; nomor surat; lampiran; perihal; alamat yang dituju; salam pembuka; isi surat; alenia pembuka; alenia penutup; salam penutup
e. Kepala surat; tanggal, bulan, tahun surat; nomor surat; lampiran; perihal;  alamat yang dituju; salam pembuka; alenia pembuka; isi surat; salam penutup; alenia penutup

556. If your goods is excellent quality and receive favorable offer, we may be able to place substantial orders with you.

This sentence is usually used in...

a. Order letter
b. Offering letter
c. Inguiry letter
d. Adjustment letter
e. Confirmation of order

557. Jenis surat dinas yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu ketentuan atau peraturan dari pejabat tertentu kepada bawahan atau karyawan.....

a. Surat pemberitahuan
b. Memo atau nota    
c. Surat permintaan
d. Surat pengumuman
e. Surat edaran

558. Surat yang berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan, sehingga waktu menulis perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan, dinamakan.....

a. Surat tugas
b. Surat instruksi    
c. Surat perintah
d. Surat perjalanan dinas
e. Surat keputusan

559. “Pesanan Saudara akan kami layani dengan sebaik-baiknya.”

Penggalan di atas terdapat pada surat.....

a. Pesanan
b. Klaim karena kurangnya pelayanan
c. Penagihan
d. Permintaan penawaran
e. Penawaran

560. Pada saat kita diperintahkan untuk menyimpan dokumen (arsip surat masuk) maka peralatan yang harus kita identifikasi adalah...

a. Perforator, odner, stafler, buku agenda
b. Perforator, odner, stafler, buku ekspedisi
c. Perforator, odner, stafler, lembar disposisi
d. Perforator, odner, stafler
e. Perforator, odner, stafler, stampel

561. Dalam pengetikan menggunakan 10 jari tombol E, D, C adalah menggunakan jari ...

a. Jari Kelingking Kiri
b. Jari tengah kiri
c. Jari manis kiri
d. Jari kelingking kanan
e. Telunjuk kanan 

562. Kata “BUKU” diketik menggunakan jari....

a. Jari telunjuk kiri, jari telunjuk kanan, jari tengah kanan, jari telunjuk kanan
b. Jari manis kiri, jari telunjuk kiri, jari tengah kanan, jari kelingking kiri
c. Jari telunjuk kiri, jari telunjuk kanan, jari tengah kiri, jari telunjuk kanan
d. Jari kelingking kanan, jari telunjuk kiri, jari telunjuk kanan, jari manis kiri
e. Jari telunjuk kiri, jari telunjuk kiri, jari tengah kiri, jari manis kanan

563. Pada saat kita ingin melakukan pencetakan file surat, kertas  yang kita gunakan tidak muat untuk satu halaman langkah apa yang harus kita lakukan...

a. Memperbesar size font
b. Memperbesar margin
c. Memperkecil spacing
d. Memperkecil zoom level
e. Menyambung kertas

564. Belum banyak orang terbiasa mengakses atau mengunakan whatsaap dikomputer atau di PC.84. Dari teks di atas jumalah entakan 84 jika hasil ketikan terjadi 4  kesalahan dengan waktu 1 menit maka kecepatan epm nya adalah......

a. 90 epm
b. 80 epm
c. 79 epm
d. 75 epm
e. 69 epm

565. Berikut ini yang merupakan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor adalah....

a. Surat, kaset, laporan
b. Formulir, laporan, faktur
c. Surat, formulir, kaset
d. Arsip, formulir, faktur
e. Surat, laporan, formulir

566. Perhatikan data di bawah ini!

i. Laporan informatif
ii. Laporan berkala
iii. Laporan tertulis
iv. Laporan analisa
v. Laporan rekomendasi 

Yang termasuk laporan berdasarkan isinya adalah...

a. i, ii, iii
b. i, iv, v
c. iii, iv, v
d. ii, iii, v
e. i, iii, v

567. Pembagian tugas lebih jelas, spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin merupakan kelebihan dari bentuk organisasi.....

a. Garis
b. Staff dan garis
c. Lini
d. Fungsional
e. Staff

568. Bentuk organisasi yang biasanya digunakan oleh organisasi yang masih kecil, karyawan sedikit dan spesialisasi kerja belum begitu dipentingkan. Adalah bentuk organisasi.....

a. Bentuk garis
b. Bentuk garis dan staff
c. Bentuk organisasi fungsional
d. Bentuk garis dan fungsional
e. Bentuk fungsinal dan garis

569. Pembagian tugas yang tepat dan penggunaan mesin kantor yang sebaik-baiknya. Merupakan....

a. Pentingnya sistem perkantoran
b. Prinsip-prinsip sistem perkantoran
c. Penyerdehanaan kerja
d. Prosedur perkantoran
e. Sistem perkantoran

570. Salah satu karakteristik administrasi perkantoran yang dapat dilakukan dimana saja baik di kantor maupun di luar kantor adalah....

a. Bersifat pelayanan
b. Dilaksanakan oleh Semua Pihak
c. Bersifat terbuka dan luas
d. Dilaksanakan organisasi
e. Bersifat terbimbing

571. Pemusatan dari kegiatan-kegiatan administrasi pada suatu bagian/unit tertentu adalah pengertian dari....

a. Azas campuran
b. Azas sentralisasi
c. Azas desentralisasi
d. Azas dekonsentralisasi
e. Azas gabungan

572. Dapat mencegah duplikasi fungsi merupakan.....

a. Kelebihan sentralisasi
b. Kekurangan desentralisasi
c. Kelebihan dekonsentralisasi
d. Kelebihan desentralisasi
e. Kekurangan sentralisasi

573.  Perhatikan kelebihan-kelebihan azas di bawah ini!

(a) Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat
(b) Pengawasan dilaksanakan secara efektif
(c) Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan
(d) Dapat mencegah duplikasi fungsi
(e) Menghindari penumpukan pekerjaan

Dari data di atas, yang merupakan kelebihan azas desentralisasi adalah....

a. (a), (b), (c)
b. (c), (d), (e)
c. (a), (c), (e)
d. (b), (c), (e)
e. (a), (d), (e)

574. Mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya, merupakan jenis pekerjaan kantor yaitu....

a. Mencatat
b. Menghitung
c. Mengirim
d. Menyimpan
e. Menghimpun

575.  Meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor disebut....

a. Interior
b. Lokasi
c. Mesin kantor
d. Gedung
e. Perabotan

576. Berikut ini adalah fungsi kerja kantor, kecuali....

a. Menerima informasi
b. Memberikan informasi
c. Menyiapkan kegiatan
d. Mengatur informasi
e. Merekam dan menyimpan data

577. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi, manajemen, mengelola dokumen, dan mengelola adm. Keuangan merupakan.....

a. Fungsi kerja kantor
b. Tujuan administrasi perkantoran
c. Fungsi kantor
d. Tujuan manajemen perkantoran
e. Fungsi administrasi perkantoran

578. Fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat dalam pengambilan keputusan, dan ketrampilan perkantoran yang memadai (software penunjang pekerjaan) adalah...

a. Fungsi teknis
b. Fungsi analisis
c. Fungsi rutin
d. Fungsi interpersonal
e. Fungsi manajerial

579. Yang tidak termasuk fungsi administrasi adalah.....

a. Fungsi analisis
b. Fungsi interpersonal
c. Fungsi rutin
d. Fungsi teknis
e. Fungsi kantor

580. Salah satu sarana dan fasilitas kerja perkantoran yang merupakan bangunan dimana harus memenuhi faktor keamanan, kesehatan, fasilitas memadai adalah....

a. Lokasi
b. Kantor
c. Ruang
d. Gedung
e. Bangunan

581. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target adalah....

a. Perencanaan
b. Pengorganisasian
c. Pengamanan
d. Pengarahan
e. Pengawasan

582. Peralatan dibedakan menjadi dua, perabot dan perbekalan/perlengkapan. Contoh perabot dan perbekalan/perlengkapan yaitu.....

a. Meja, kursi, lemari, brankas, rak
b. Alat tulis, tinta, kertas
c. Komputer, mesin fotokopi, printer
d. Meja, kursi, lemari, alat tulis, tinta
e. Komputer, printer, meja, tinta 

583. Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantoradalah pengertian dari....

a. Perencanaan
b. Pengamanan
c. Pengorganisasian
d. Pengarahan
e. Pengawasan

584.  Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisai/perusahaan merupakan bagian dari ....

a. Manajemen
b. Pengawasan
c. Pengorganisasi
d. Pengarahan
e. Pengamanan

585. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan yang diperlukan adalah arti dari....

a. Tata usaha
b. Humas
c. Manajemen
d. Perbekalan
e. Komunikasi

586. Komunikasi adalah adalah....

a. Kegiatan menyampaikan informasi
b. Kegiatan surat menyurat
c. Kegiatan menggerakkan/mengarahkan karyawan
d. Kegiatan adanya timbal balik dari penyampaian informasi
e. Kegiatan mencatat, mengolah, mengirim keterangan

587. Tugas dari humas dalam administrasi perkantoran adalah....

a. Menciptakan hubungan baik dengan masyarakat sekitar
b. Memberikan informasi ke karyawan
c. Memelihara, mengadakan, menyimpan berbagai peralatan yang dibutuhkan
d. Mencatat, mengirim, menggandakan keterangan-keterangan penting
e. Mengurusi hal-hal pembelanjaan perkantoran

588. Tata usaha merupakan unsur administrasi, kegiatan yang dilakukan dalam bagian tata usaha meliputi....

a. Memelihara, mencatat
b. Menghimpun, memelihara
c. Menghimpun, mencatat
d. Mencatat, menyingkirkan
e. Mengadakan, mencatat

589. Perencanaan perkantoran meliputi ..... , kecuali.....

a. Perencanaan gedung, standar kualitas kerja
b. Penerangan, tata ruang kantor
c. Anggaran, standar kualitas kerja
d. Anggaran, waktu
e. Standar kualitas kerja, perencanaan gedung

590. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan adalah.....

a. Admnistrasi
b. Pengorganisasian
c. Manajemen
d. Pengarahan
e. Perencanaan

591. Administrasi perkantoran adalah proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen adalah pengertian administrasi perkantoran menurut....

a. William Spriegel
b. Ernest Davies
c. Dr. SP. Siagian
d. George R. Terry
e. Dra. Suparjati

592. Manajemen adalah kemampuan/keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan melalui orang lain, definisi manajemen menurut....

a. Dr. SP. Siagian
b. William Spriegel
c. Dra. Suparjati
d. George R. Terry
e. Arthur Granger

593. Administrasi perkantoran merupakan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan, definisi menurut....

a. George Terry
b. Arthur Grager
c. Ulbert
d. WH Evans
e. Ernest Davies

594. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja merupakan definisi dari....

a. Kantor
b. Gedung
c. Rumah
d. Kelas
e. Ruang

595. Petugas yang mempersiapkan berkas-berkas, peraturan-peraturan dan lain-lain yang diperlukan dalam perjalanan dinas yaitu...

a. Konseptor
b. Arsiparis
c. Sekretaris
d. Notaris
e. Agendaris

596. Pajak yang harus dibayar oleh seorang yang akan mengadakan perjalanan keluar negeri adalah...

a. Paspor
b. Yellow Card
c. KTP
d. Visa
e. Fiskal

597. Di bawah ini adalah informasi-informasi yang harus diberitahukan kepada biro perjalanan, yaitu...

a. Check in di tempat tugas
b. Check in dan check out dari hotel
c. Nama lengkap pimpinan dan alamat
d. Waktu keberangkatan
e. Semua jawaban benar

598.  Tujuan dari perjalanan dinas adalah...

a. Untuk meningkatkan regenerasi dan kaderisasi karyawan
b. Untuk mendapatkan situasi dan kondisi yang berbeda dengan lingkungan kerja yang ada.
c. Untuk meningkatkan kemahiran pegawai/ karyawan
d. Untuk kepentingan pimpinan dan Negara
e. Untuk kelancaran komunikasi dan peningkatan hubungan yang baik serta mengembangkan usaha atau perluasan aktivitas

599. Dalam perencanaan akomodasi hal penting yang harus diketahui oleh sekretaris adalah...

a. Daftar perjalanan kereta api
b. Prinsip efisiensi dan efektivitas
c. Tempat tujuan, lamanya, dan acara
d. Nama-nama biro
e. Nama-nama maskapai penerbangan

600. Dalam melakukan perjalanan bisnis melalui perjalanan udara, perlu diperhatikan juga mengenai pemesanan tiket pesawat, istilah pemesanan disebut juga dengan...

a. Flight schedule
b. Time schedule
c. Reservation
d. Order
e. Ticketing

601. Hal-hal yang dimuat dalam daftar perjalanan adalah...

a. Tempat tujuan
b. Lamanya perjalanan
c. Waktu keberangkatan
d. Jenis transportasi
e. Semua jawaban benar

602. Waktu keberangkatan, tempat tujuan, jenis transportasi, acara perjalanan, lamanya waktu, adalah hal-hal yang dibuat dalam....

a. Visa
b. Fiskal
c. Paspor
d. Surat Tugas
e. Daftar perjalanan

603. Berikut ini yang tidak termasuk dalam isian format daftar perjalanan dinas pimpinan adalah...

a. Acara perjalan dinas
b. Waktu keberangkatan
c. Jenis transportasi
d. Besarnya uang saku
e. Tempat Tujuan

604. Suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau panitia yang memerintahkannnya akibat dari pelaksanaan pekerjaan yang diberikan disebut dengan….

a. Laporan Perjalan Bisnis
b. Agenda
c. Notula
d. Laporan
e. Laporan kerja pegawai

605. Rencana perjalanan dinas harus dibuat sebaik mungkin agar perjalanan dilakukan dapat berjalan dengan baik dan lancar, adapun perjalanan dinas tersebut meliputi....

a. Rencana yang berkaitandengan dokumen perjalanan dinas
b. Rencana keuangan
c. Rencana akomodasi
d. Rencana pendahuluan
e. Semua benar

606. Pajak yang harus dikeluarkan oleh seseorang yang akan mengadakan perjalanan keluar negeri disebut...

a. Paspor
b. Yellow Card
c. KTP
d. Visa
e. Fiskal

607. Berikut yang termasuk biaya perjalanan dinas adalah...

a. Biaya perjalanan
b. Uang saku/lunsum
c. Biaya akomodasi
d. Biaya acara kegiatan
e. Semua benar 

608. Cek yang dapat diunangkan pada bank atau pihak-pihak yang ditunjuk untuk mengeluarkan sejumlah uang disebut...

a. Single entry
b. Credit card
c. Traveler’s cheque
d. Bank notes
e. Multyple entry

609. Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga /perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan kepentingan lembaga atau perusahaan disebut...

a. Perjalanan bisnis
b. Perjalanan wisata
c. perencanaan perjalanan bisnis
d. Daftar perjalanan
e. perencanaan daftar perjalanan

610. Jenis pekerjaan kantor yang yang berhubungan langsung dengan kegiatan tata hubungan baik secara internal maupun eksternal adalah...

a. Pengolahan
b. Penyimpanan
c. Pencatatan
d. Klasifikasi
e. Komunikasi

611. Jenis media komunikasi yang biasa digunakan untuk berkomunikasi antar ruangan dalam suatu organisasi agar efektif dan efisien adalah...

a. Handphone
b. Intercom
a. Telepon
b. Surat
c. Radio

612. Pengejaan (Spelling) untuk huruf "H" adalah...

a. Hotel
b. Home
c. Heart
d. History
e. Hello

613. Dalam pelaksanaan kerja di sebuah organisasi perlu ditegaskan pihak yang berwenang memberikan tugas kepada masing-masing pegawai, hal ini berhubungan erat dengan prinsip penyelenggaraan administrasi yaitu...

a. Pemusatan koordinasi
b. Kekuasaan dan tanggung jawab
c. Disiplin
d. Kesatuan perintah
e. Pembagian kerja

614. Saat Anda menerima telepon masuk dan penelpon ingin berbicara dengan pimpinan sementara beliau sedang sibuk dan tidak ingin diganggu. Apa yang harus disampaikan agar si penelepon tidak kecewa?

a. Bapak sedang sibuk tidak bias diganggu !
b. Maaf bapak sedang sibuk ada pesan yang ingin disampaikan ?
c. Tinggalkan pesan saja bapak sedang sibuk !!
d. Lain kali saja bapak telepon lagi !
e. Maaf bapak sedang sibuk, nanti telepon lagi !

615. Petugas pelayanan diharapkan selalu memperhatikan keluhan pelanggan dan jangan sekali-kali mengabaikannya, Cara menangani pelanggan yang mengeluh karena pelayanan yang kurang adalah...

a. Menyampaikan solusi secara langsung
b. Menanggapi, dicatat dan disampaikan kepada pimpinan
c. Mencatat semua keluhan dengan lengkap
d. Berusaha memberikan alasan yang jelas sehingga pelanggan puas
e. Menghindari pelanggan yang suka mengeluh

616. Jika Anda membuat laporan keuangan kas kecil maka aplikasi software yang paling tepat adalah...

a. MS Acces
b. MS Word
c. MS Power Point
d. MS Publisher
e. MS Excel

617. Pertolongan pertama yang harus dilakukan jika ada pegawai yang tersengat listrik adalah...

a. Matikan aliran listrik
b. Berteriak minta tolong
c. Berlari karena ketakutan
d. Membantu dengan menarik korban
e. Membiarkan karena kita juga takut

618. Melakukan pembinaan dalam hal pencegahan kecelakaan, memeriksakan kesehatan  baik fisik maupun mental secara berkala, memasang gambar-gambar dan Undang- undang Keselamatan Kerja adalah....

a. Hak tenaga kerja
b. Kewajiban tenaga kerja
c. Kewajiban disnaker
d. Kewajiban pimpinan perusahaan
e. Kewajiban seluruh personil perusahaan

619. Salah satu cara memelihara mesin penjilid adalah...

a. Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan
b. Bagian yang berputar diberi pelumas
c. Diletakkan di tempat yang kering
d. Kain penyaring dibersihkan dengan bensin
e. Bila tidak dipergunakan ditutup

620. Personal record meliputi catatan/dokumen mengenai kepegawaian. Tiga contoh mengenai personal record adalah...

a. Daftar riwayat hidup, DP3, riwayat pekerjaan
b. Anggan, faktur, surat pengantar barang
c. Jenis bahan baku, laporan produksi, kualitas barang
d. Perabot kantor, mesin kantor, alat tulis kantor
e. Perabot kantor, DP3, SPJ

621. Dalam penulisan surat baik dinas maupun niaga harus memperhatikan pemilihan kata yang baik, tidak menyinggung perasaan orang. Hal ini termasuk kriteria surat yang...

a. Lengkap
b. Sopan
c. Jelas
d. Menarik
e. Benar

622. Setelah menyusun daftar kebutuhan biaya barang habis pakai, maka langkah berikutnya adalah...

a. Mengadakan pembelian
b. Menyusun kebutuhan biaya
c. Menyusun rencana pengadaan
d. Menentukan tempat pembelian
e. Menyiapkan tempat penyimpanan

623. Jika kita akan menggandakan dalam jumlah banyak dengan harga yang murah, maka lebih baik menggunakan...

a. Printer
b. Photokopi
c. Mesin offset
d. Stensil
e. Risograph

624. Tugas pencatat sebelum menyerahkan surat tersebut kepada pengarah adalah...

a. Memisahkan antara surat dinas dan pribadi
b. Mencatat  surat ke dalam kartu kendali
c. Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat
d. Mengambil kartu kendali i sebagai ganti buku agenda
e. Menyerahkan kartu kendali 2 dan 3 serta suratnya kepada pengarah

625. Untuk memastikan surat yang dikirim kepada pihak lain diterima dengan tepat dan tidak salah alamat maka perlu dicatat dalam buku...

a. Verbal
b. Agenda tunggal
c. Klaper
d. Ekspedisi ekstern
e. Kartu kendali

626. Fasilitas yang berisikan informasi e-mail yang tidak diperlukan lagi, baik e-mail yang telah anda kirim atau e-mail yang pernah masuk ke dalam inbox e-mail anda adalah...

a. Trash
b. Draft
c. Spam
d. Inbox
e. Sent

627. Seorang dokter yang membuka usaha prakteknya akan sangat tepat jika dokter tersebut memilih  sistem penyimpanan data pasien dengan menggunakan...

a. Sistem wilayah
b. Sistem tanggal
c. Sistem nomor
d. Sistem abjad
e. Sistem pokok masalah

628. Alat kearsipan yang berfungsi untuk menyimpan arsip yang terbuat dari kertas tebal/ plastik tebal di dalamnya dilengkapi dengan penjepit dari logam untuk menyimpan surat bersifat sementara adalah...

a. Map
b. Snelhecter
c. Briefordner
d. Portepel
e. Map tanpa daun

629. Jika dalam sebuah daftar klasifikasi terdapat : 5 masalah utama, 10 submasalah dan 30 sub-submasalah maka kebutuhan guide posisi satu dan dua adalah...

a. 5 guide
b. 10 guide
c. 15 guide
d. 40 guide
e. 45 guide

630. Jika dalam sebuah kegiatan wawancara, terdapat gangguan seperti rusaknya peralatan perekaman dan listrik yang padam, maka hal yang paling tepat dilakukan adalah...

a. Mencatat hasil wawancara dengan lengkap
b. Mencari kesempatan lain
c. Tidak mencatat hasil wawancara
d. Meminjam teman lain setelah selesai
e. Mencatat hal-hal yang penting

631. Untuk perusahaan yang bergerak dalam  bidang jasa pelayanan kesehatan sistem penyimpanan yang paling tepat dengan jenis usaha tersebut adalah sistem...

a. Abjad
b. Nomor
c. Wilayah
d. Tanggal
e. Pokok masalah

632. Dokumen rapat yang dapat dijadikan sebagai sarana pengingat jalannya rapat dan hasil rapat itu sendiri disebut...

a. Risalah
b. Undangan
c. Laporan
d. Notula
e. Program kerja

633. Cara penyusunan notula dengan mencatat seluruh pembicaraan tanpa menghilangkan atau menguruangi percakapan atau kejadian dalam rapat, merupakan cara penyusunan...

a. Laporan
b. Notula harfiah
c. Notula rangkuman
d. Risalah
e. Rangkuman

634. Notula sebagai dokumen rapat harus dikirimkan kepada pihak-pihak yang terkait dengan rapat tersebut. Cara yang dapat ditempuh dalam pendistribusian notula yang tempatnya jauh adalah, kecuali...

a. Dikirim melalui jasa pos
b. Dikirim melalui jasa paket
c. Dikirim melalui e-mail
d. Dikirim langsung
e. Dikirim melalui jasa kurir

635. Dana kas kecil yang jumlah/besarnya tetap setiap periode (imprest system) adalah metode dana...

a. Bertambah
b. Tetap
c. Rata-rata
d. Menurun
e. Tidak tetap

636. Bukti  transaksi penerimaan uang untuk pembayaran suatu trasnsaksi adalah...

a. Nota asli
b. Copi nota
c. Faktur asli
d. Copi faktur
e. Bukti memo

637. Bentuk penataan ruang rapat yang paling tepat untuk penyelenggaraan yang jumlah pesertanya hanya jajaran direksi adalah...

a. Model kelas
b. Model T
c. Model terbuka
d. Model V
e. Model persegi panjang

638. Sebagai seorang sekretaris Anda diminta untuk menyusun semua pengeluaran yang berkaitan dengan penggunaan dana kas kecil. Salah satu metode pencatatan dana kas kecil adalah dengan metode dana tetap artinya...

a. Dana kas kecil naik
b. Dana kas kecil turun
c. Dana kas kecil tetap
d. Dana kas kecil berubah
e. Dana kas kecil habis

639. Agar dokumen transaksi keuangan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat maka penyimpanan dokumen tersebut menggunakan sistem...

a. Abjad
b. Nomor
c. Wilayah
d. Kronologis
e. Pokok masalah

640. Jika pelanggan merasa tidak puas akan pelayanan kita dan marah-marah di kantor sebaiknya kita...

a. Layani untuk berdebat
b. Minta maaf saja sudah cukup
c. Minta maaf dan kita berikan solusi yang terbaik
d. Biarkan saja karena pelanggan tidak teliti
e. Melayani dengan setengah hati

641. Langkah terakhir dalam pengolahan data adalah...

a. Melaporkan hasil
b. Memastikan alat ukur pengolahan data
c. Memilih metode pengolahan data
d. Menentukan variable penelitian
e. Memastikan data yang akan diolah

642. Fungsi administrasi kepegawaian yang berhubungan langsung dengan pengembangan kemampuan pegawai/ tenaga kerja adalah...

a. Penilaian kecakapan pegawai
b. Seleksi calon pegawai
c. Penggolongan jabatan
d. Bagian diklat
e. Perencanaan kenaikan pangkat

643. erikut ini yang merupakan fungsi kepegawaian adalah...

a. Mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama
b. Menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan
c. Menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai
d. Mengelola segi-segi pembelanjaan pegawai dalam usaha kerja sama
e. Menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan

644. Dalam menjalankan kegiatannya, suatu organisasi diharapkan tidak akan terjadi tumpang tindih pekerjaan maupun penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. Hal ini akan terwujud jika organisasi menerapkan prinsip...

a. Pembagian kerja
b. Pendelegasian wewenang
c. Tingkat pengawasan
d. Kesatuan perintah
e. Koordinasi

645. Berikut ini yang tidak termasuk dokumen yang disediakan sebelum rapat dilaksanakan adalah....

a. Undangan rapat
b. Daftar hadir peserta
c. Agenda rapat
d. Makalah
e. Notula rapat

647. Sebagai seorang sekretaris anda diminta untuk membuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan ke Jakarta yang dilaksanakan pada tanggal 5 sampai 6 Maret dengan rincian kegiatan sebagai berikut:  (1) Dari bandara  Cengkareng langsung ke PT Sucofindo  untuk menemui Direktur PT Sucofindo  pada pukul 08.30, (2) Pertemuan dengan Kepala Dinas Perindustrian DKI Jakarta  pada tanggal  5 Maret pukul 11.00 dilanjutkan makan siang, (3) Menjadi pembicara pada seminar nasional “Teknologi Komunikasi” di Universitas Pembangunan Jaya  pada tanggal 6 Maret pukul 10.00-14.00, (4) Berangkat dari Yogyakarta pukul 06.00 dengan pesawat Garuda No. Penerbangan GA. 235, (5) Kembali ke Yogyakarta pukul 17.00 dengan pesawat Garuda No. Penerbangan GA.245. Apabila kegiatan di atas dibuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan, maka urutan yang tepat adalah...

a. 1 – 2 – 3 – 4 – 5
b. 1 – 3 – 2 – 4 – 5
c. 4 – 1 – 2 – 3 – 5
d. 4 – 2 – 3 – 5 – 1
e. 4 – 1 – 2 – 3 – 5

648. Untuk penyelengaraan rapat yang baik harus memenuhi beberapa  persyaratan. Berikut ini yang tidak termasuk syarat rapat yang baik adalah...

a. Partisipasi aktif dari peserta
b. Selalu dalam pengawasan pimpinan
c. Perdebatan berdasarkan argumentasi
d. Suasana terbuka
e. Tidak ada monopoli

649. Berdasarkan sumbernya, data keuangan, data pegawai dan  data produksi merupakan data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi. Data tersebut merupakan data...

a. Primer
b. Sekunder
c. Kontinue
d. Internal
e. Eksternal

650. ”If the imployees are not satisfied, you can never have safisfied customer”  maksudnya “apabila pegawai tidak terpuaskan, Anda tidak akan pernah mempunyai pelanggan yang terpuaskan”. Oleh karena itu harapan/kebutuhan pelanggan internal juga harus diperhatikan. Salah satu kebutuhan pelanggan internal adalah...

a. Memperoleh pelayanan yang sesuai
b. Pelayanan yang cepat dan tepat
c. Mendapatkan pelayanan yang adil
d. Mendapatkan pelayanan yang ramah
e. Perlakuan terhadap pegawai secara adil

651. Dalam kegiatan penyimpanan  arsip, sebelum disimpan surat diberi kode  angka 2537,  artinya surat tersebut akan disimpan menurut sistem nomor...

a. Desimal dewey
b. Terminal digit
c. Buku arsip
d. Klasifikasi
e. Buku agenda

652. Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi beberapa tahapan lagi, yaitu orginating – recording, clasifiying, sorting, calculating, summarizing, storing, retriefing, communicating dan reproducing. Tahapan yang memberikan identitas dalam data yang akan diolah merupakan tahapan...

a. Orginating-recording
b. Clasifiying
c. Sorting
d. Communicating
e. Reproducing

653. Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem tanggal, apabila tahun dipergunakan sebagai kode laci, maka folder yang disediakan sejumlah...

a. 500 buah
b. 400 buah
c. 365 buah
d. 265 buah
e. 100 buah

654. Dalam penanganan surat menurut sistem buku agenda, yang dipergunakan untuk mengantarkan surat adalah buku....

a. Agenda
b. Verbal
c. Kleper
d. Ekspedisi
e. Jurnal

655. Dalam menulis surat harus mengikuti ketentuan bahasa surat yang baik. Ciri-ciri  bahasa surat yang baik adalah....

a. Singkat, jelas, padat, berisi
b. Jelas, lengkap, berbobot, sopan
c. Jelas, lugas, menarik, sopan
d. Singkat, padat, sopan, santun
e. Jelas, bermakna, menarik, singkat

656. Setiap pelanggan yang datang harus dilayani dengan baik. Jika anda sebagai resepsionis apa yang harus anda lakukan apabila pelanggan/tamu datang  bersamaan dan semua ingin dilayani lebih dulu....

a. Segera menyampaikan permohonan maaf
b. Melayani pelanggan yang datang duluan
c. Meminta kepada petugas unit lain untuk membantu
d. Mendengarkan keluhan pelanggan
e. Dimohon sabar untuk menunggu giliran

657. (1) membuat surat permohonan, (2) surat diserahkan ke bendahara, (3) didistribusikan kepada bagian yang membutuhkan, (4) diserahterimakan dengan mengisi buku serah terima barang dan penerimaan barang, (5) petugas memeriksa persediaan atau stock  barang di gudang,  (6) meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala, (7) apabila telah disetujui diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian, (8) sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji.  Urutan prosedur pengadaan peralatan kantor yang benar berdasarkan pernyataan di atas adalah...

a. 1,2,3,4,5,6,7,8
b. 2,3,4,5,6,7,8,1
c. 1,5,2,6,7,8,4,3
d. 1,2,5,6,7,8,4,3
e. 1,2,7,5,4,3,8,6

658. Apabila kita akan menghancurkan dokumen berupa kertas yang sudah tidak terpakai, maka alat yang tepat digunakan adalah...

a. Stappler
b. Gunting
c. Shredder
d. Cutter
e. Snelhecter

659. Perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 laci  dari bawah ke atas, gunanya untuk menyimpan map-map file  yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm adalah...

a. Lemari
b. Filing Cabinet
c. Laci kartu
d. Locker
e. Cabinet peraga

660. Untuk penyelenggaraaan rapat yang bertujuan memberi penjelasan/informasi kepada peserta rapat, pengaturan tempat duduk yang tepat adalah disusun model...

a. Lingkaran
b. Persegi empat
c. Huruf U
d. Workshop
e. Klasikal

661. Berbagai fasilitas penunjang kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan, antara lain lay out ruangan, ruang lobi dan  denah ruangan yang disediakan oleh suatu lembaga/ instansi adalah untuk memenuhi kebutuhan...

a. Praktis
b. Fisik
c. Emosional
d. Ekonomis
e. Psikis

662. Penampilan   diri   seseorang  hendaknya   serasi  sesuai   dengan  ciri  dan   etika     pekerjaan atau jabatan sehingga menimbulkan daya tarik bagi pelanggan/kolega.    Hal  yang  tidak perlu  diperhatikan oleh karyawan wanita dalam penampilan serasi adalah....

a. Rambut panjang diikat atau disanggul
b. Tidak berlebihan dalam menggunakan akseseoris
c. Menggunakan make up secara sederhana
d. Badan selalu bersih dan tampak segar
e. Mengenakan pakaian sesuai selera

663. Agar pekerjaan kantor bisa berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan  berbagai macam sarana dan prasarana kantor. Di bawah ini yang merupakan sarana kantor adalah...

a. Gedung, mesin fotocopy dan finger print
b. Mesin fotocopy, rissograph dan mesin stensil
c. Pensil, kertas dan tinta
d. Gedung, ruangan dan peralatan
e. Lukisan, jam dinding, kalender

664. Dana kas kecil setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu secara tetap. Pengisian dana tersebut disebut system...

a. Imprest
b. Fluktuasi
c. Rutin
d. Tabelaris
e. Tepat

665. Dalam penanganan surat masuk menurut sistem buku agenda, setelah penerima membubuhkan tanda terima dari pengantar, langkah selanjutnya adalah....

a. Menyortir, membuka sampul , mengagenda
b. Membuka sampul, mengagenda, mendisposisi
c. Mengagenda, membaca isi, mendisposisi
d. Menyortir, mengagenda, mendisposisi
e. Membuka sampul, membaca surat, mengagenda

666. Fungsi administrasi kepegawaian yang berhubungan langsung dengan pengembangan kemampuan pegawai/ tenaga kerja adalah...

a. Penilaian kecakapan pegawai
b. Seleksi calon pegawai
c. Penggolongan jabatan
d. Bagian diklat
e. Perencanaan kenaikan pangkat

667. Segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dinamakan...

a. Administrasi
b. Tata keuangan
c. Tata organisasi
d. Tata usaha
e. Tata pekerjaan

668. Segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi disebut...

a. Administrasi keuangan
b Transaksi keuangan
c. Tata keuangan
d. Laporan keuangan
e. Semua benar

669. Proses pengaturan atau penetapan kebijakan yang berhubungan dengan kegiatan pengadaan serta pemanfaatan keuangan disebut...

a. Tata usaha keuangan
b. Pengelolaan keuangan
c. Administrasi keuangan
d. Tata kelola keuangan
e. Semua benar

670. Rancangan Undang Undang tentang pendapatan dan belanja negara yang disusun oleh lembaga Eksekutif dan dibahas oleh Lembaga Yudikatif dinamakan...

a. R A P B N P
b. A P B N P
c. A P B D
d. R A P B N
e. RUU A P B D

671. Hal-hal yang termasuk dalam anggaran pendapatan negara adalah sebagai berikut, kecuali...

a. Pajak Pertambahan Nilai
b. Pajak Penghasilan 
c. Bea Masuk Impor barang
d. Subsidi BBM
e. Pajak Ekspor

672. Hal-hal yang termasuk dalam anggaran belanja negara adalah sebagai berikut, kecuali...

a. Pembayaran Gaji Pegawai
b. Subsidi non-BBM
c. Dana Alokasi Khusus
d. Hibah
e. Dana Perimbangan Pusat & Daerah

673. Lembaga yang menyusun anggaran pendapatan dan belanja daerah atau pusat adalah...

a. Yudikatif
b. Eksekutif
c. Legislatif
d. Yudikatif dan eksekutif
e. Eksekutif dan legislatif

674. Dalam penyusunanRAPBN/RAPBD dilakukan beberapa tahap. Merencanakan dan menentukan skala prioritas termasuk dalam tahap...

a. Tahap Pengajuan
b. Tahap pendahuluan
c. Tahap pengawasan
d. Tahap Pelaksanaan
e. Tahap evaluasi

675. Berikut dibawah ini adalah kegiatan2 penyusunan RAPBD/RAPBN yang dilakukan pada tahap pendahuluan, kecuali...

a. Penentuan asumsi dasar Anggaran
b. Penyusunan perkiraan penerimaan dan pengeluaran
c. Penyusunan budget Exercise
d. Penyampaian Nota Keuangan dan Rancangan RAPBN/RAPBD 
e. Penyusunan skala prioritas

676. Pembayaran gaji pegawai negeri (Sipil/TNI/Polri) termasuk dalam kategori...

a. Belanja daerah
b. Belanja negara
c. Belanja modal
d. Belanja Pegawai
e. Semua benar

676. Prosedur pencatatan kas kecil, dimana dana kas kecil yang diterima tidak selalu sama pada saat pengisian kembali dinamakan...

a. Metode perubahan kas kecil
b. Metode dana tetap
c. Metode fluktuasi
d. Metode imprest
e. Metode dana perubahan Kas

677. Berikut dibawah ini  transaksi-transaksi yang menyebabkan dana kas kecil berkurang. Antara lain kecuali...

a. Pembelian peralatan dan perlengkapan kantor
b. Pengadaan pantry
c. Pembayaran tagihan pulsa
d. Pengisian kembali
e. Pengambilan pribadi

678. Diterima dana awal kas kecil sebesar Rp. 2,000,000 sebagai pembentukan kas kecil. Jika dijurnal, akan muncul perkiraan sebagai berikut...

a. Kas didebet sebesar Rp. 2,000,000
b. Kas kecil didebet Rp. 200,000
c. Kas Kecil di kredit Rp. 2,000,000
d. Kas di kredit sebesar Rp. 2,000,000
e. Semua benar

679. Biaya Listrik Rp. 50,000. Biaya konsumsi  Rp. 75,000. Biaya  Pantry  Rp. 100,000. Jika menggunakan metode dana tetap, maka pada saat pengisian kembali jurnal yang dibuat adalah...

a. Kas kecil Rp. 225,000 (D) dan Kas Rp. 225,000 (K)
b. Kas Rp. 225,000 (D) dan Kas Kecil Rp. 225,000 (K)
c. Biaya Usaha Rp. 225,000 (K) dan Kas Kecil Rp. 225,000 (D)
d. Biaya Usaha Rp. 225,000 (D) dan Kas Kecil Rp. 225,000 (K)
e. Biaya Usaha Rp. 225,000 (D) dan Kas  Rp. 225,000 (K)

680. Bukti transaksi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian dan atau penjualan secara kredit dinamakan...

a. Kas Bon
b. Nota Kontan
c. Kwitansi
d. Faktur
e. Jurnal

681. Transaksi pembayaran tunai (bayar utang) adalah kegiatan transaksi yang menggunakan bukti berupa...

a. Bukti pengeluaran kas kecil
b. Bukti penerimaan kas kecil
c. Bukti pembayaran tunai
d. Bukti pengeluaran kas
e. Bukti penerimaan kas

682. Diterima tagihan faktur dari CV. Andalas sebesar Rp. 2,000,000. Transaksi tersebut akan dicatat di...

a. Bukti pengeluaran kas sebesar Rp. 2,000,000
b. Bukti penerimaan kas sebesar Rp. 2,500,000
c. Nota Kontan Rp. 2,000,000
d. Faktur Rp. 2,000,000
e. Bukti penerimaan kas Rp. 2,000,000

683. Tanggal 2/3 beli kredit ATK sebesar Rp. 250,000. Kemudian pada tanggal 10/3 dibayar tagihan tertanggal 2/3. Transaksi tersebut dicatat di...

a. Faktur sebesar Rp. 250,000
b. Bukti pengeluaran kas tertanggal 2/3
c. Bukti pengeluaran kas sebesar Rp. 250,000
d. Faktur tertanggal 10/3 sebesar Rp. 250,000
e. Bukti pengeluaran kas tertanggal 10/3 sebesar Rp. 250,000

684. Bukti kas masuk sebesar Rp. 100,000 jika akan diposting ke dalam buku jurnal, buku yang digunakan adalah...

a. Jurnal umum
b. Jurnal khusus
c. Jurnal penerimaan kas
d. Jurnal pengeluaran kas
e. Jurnal kas

685. Transaksi pembayaran faktur Rp. 1,000,000. Jika di posting kedalam jurnal, maka posisi kas berada di...

a. Jurnal pengeluaran Kas dengan posisi kas debet Rp. 1,000,000, dan hutang usaha kredit Rp. 1,000,000
b. Jurnal penerimaan kas dengan posisi kas kredit Rp. 1,000,000, dan piutang debet sebesar Rp. 1,000,000
c. Jurnal pengeluaran kas dengan posisi kas kredit sebesar Rp. 1,000,000 dan hutang usaha debet sebesar Rp. 1,000,000
d. Jurnal Umum dengan posisi kas kredit Rp. 1,000,000 dan Hutang Usaha debet sebesar Rp. 1,000,000
e. Jurnal pengeluaran kas dengan posisi kas debet Rp. 1,000,000 dan hutang usaha kredit sebesar Rp. 1,000,000 

686. Segala sesuatu yang dimiliki oleh seseorang atau lembaga yang dapat dinilai dengan uang adalah...

a. Harta
b. Hutang
c. Modal
d. Beban
e. Pendapatan

687. Berikut dibawah ini yang termasuk dalam kategori harta adalah, kecuali...

a. Kas, hutang, piutang, sewa dibayar dimuka
b. Hutang usaha, hutang bank, ,modal pribadi, peralatan
c. Hutang Usaha, Pendapatan, Modal, beban yang dibayar
d. Kas, pendapatan ymh diterima, perlengkapan 
e. Modal pribadi, beban usaha, pendapatan diterima dimuka

688. Berikut dibawah ini yang termasuk dalam kelompok hutang adalah...

a. Pendapatan diterima dimuka, hutang bank, hutang wesel, piutang usaha
b. Hutang usaha, beban yang masih dibayar, hutang wesel, pendapatan diterima dimuka
c. Piutang usaha, piutang sewa, hutang bank, beban ymh dibayar
d. Modal pribadi, prive, hutang bank, hutang usaha
e. Semua benar

689. Penyetoran modal oleh pemilik dalam bentuk uang tunai sebesar Rp. 1,000,000,- mengakibatkan...

a. Kekayaan bertambah
b. Sumber pembelanjaan bertambah
c. Kekayaan sama dengan sumber pembelanjaan
d. Aktiva bertambah
e. Semua benar

690. Anggaplah terdapat posisi keuangan sebagai berikut :
KAS (1000) + KENDARAAN (5000) + GEDUNG (10000) = HUTANG USAHA (12000) + MODAL (4000)

a. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 1,000
b. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 5,000
c. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 10,000
d. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 16,000
e. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 11,000

691. Jika uang kas dalam perusahaan bertambah, sumbernya dapat berasal dari hal-hal sebagai berikut, kecuali...

a. Penambahan modal
b. Penambahan hutang
c. Penambahan aktiva produktif
d. Penerimaan pendapatan
e. Pembayaran piutang

692. Perusahaan membeli kendaraan untuk digunakan dalam kegiatan usaha dengan harga Rp.5,000,000. Pengaruh dari transaksi ini adalah...

a. Kekayaan bertambah Rp. 5,000,000
b. Modal berkurang Rp. 5,000,000
c. Sumber pembelanjaan bertambah Rp. 5,000,000
d. Kas bertambah Rp. 5,000,000
e. Hutang bertambah Rp. 5,000,000

693. Laporan tentang kinerja keuangan  yang berisi perbandingan pendapatan yang diterima dengan beban yang dikeluarkan, adalah laporan...

a. Laporan keuangan
b. Laporan rugi-laba
c. Laporan neraca
d. Laporan perubahan modal
e. Laporan pendapatan

694. Suatu perusahaan selama satu tahun memperoleh  pendapatan sebesar Rp. 10,000,000,-. Beban usaha yang dikeluarkan berjumlah Rp. 2,500,000,-, sedangkan pengambilan prive Rp. 3,000,000. Kesimpulan yang dapat diambil adalah...

a. Perusahaan memperoleh laba bersih Rp. 7,500,000
b. Perusahaan menderita rugi bersih Rp. 500,000
c. Penurunan modal bersih karena melakukan kegiatan usaha Rp. 500,000
d. Penambahan modal bersih adalah Rp. 2,500,000
e. Semua benar

695. Jika dalam persamaan akuntansi, suatu jenis aktiva bertambah maka kemungkinan pengaruhnya adalah, kecuali...

a. Jenis aktiva lainnya berkurang
b. Modal bertambah
c. Hutang berkurang
d. Hutang bertambah
e. Pendapatan bertambah

696. Berikut dibawah ini adalah dokumen-dokumen yang bukan digunakan untuk mencatat transaksi keuangan, kecuali...

a. Kwitansi, nota kontan, memo, surat tagihan, faktur
b. Nota dinas, bukti kas keluar, faktur dan kwitansi
c. Bukti kas masuk, nota kontan, faktur, kwintansi
d. Memo, nota dinas, bukti kas masuk, faktur
e. Faktur, bukti kas keluar, memo, kwitansi 

697. Uang kas (dana) yang disiapkan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan check dinamakan...

a. Uang kas
b. Kas kecil
c. Dana kas kecil
d. Bendahara
e. Brankas


698. Alat pertukaran yang dapat diterima untuk melakukan pembayaran-pembayaran atau pelunasan hutang dinamakan...

a. Brangkas
b. Kas kecil
c. Bendahara
d. Kas
e. Semua benar

699. Berikut dibawah ini yang termasuk bukan dalam kategori uang kas, kecuali...

a. Uang kertas, uang logam, bon hutang, cek mundur
b. Uang logam, giro atau bilyet, rekening tabungan, traveler check
c. Prangko pos, bon hutang, traveler cek, wesel bank
d. Money order, cek mundur, uang kertas, uang logam
e. Wesel bank, money order, bon hutang, prangko pos

700. Pada saat pengisian kembali, dana kas kecil yang diterima disesuaikan dengan jumlah pengeluaran-pengeluaran yang telah dibayarkan. Pernyataan tersebut arti dari sistem...

a. Sistem imprest
b. Sistem dana tidak tetap
c. Sistem fluktuasi
d. Sistem dana kas kecil
e. Sistem pencatatan dana kas kecil

701. Dalam metode dana tetap, setiap transaksi pengeluaran kas kecil akan dilakukan...

a. Pencatatan sesuai tanggal transaksi
b. Tidak dilakukan pencatatan
c. Pencatatan dilakukan pada saat pengisian kembali
d. Pencatatan sesuai pengisian kembali
e. Langsung dilaporkan ke bendahara perusahaan

702. Berikut dibawah ini adalah prosedur pencatatan kas kecil dengan sistem fluktuasi, kecuali...

a. Pada saat pembentukan kas kecil dillakukan pencatatan Kas kecil pada kas
b. Setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran dillakukan pencatatan sesuai tanggal transaksi
c. Pengisian kembali dilakukan sesuai jumlah kebutuhan
d. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil dilakukan pencatatan pada saat pengisian kembali
e. Pengisian kembali dilakukan dengan mendebet Kas kecil dan mengkredit Kas

703. Tanggal (2/3) dibayar biaya listrik Rp. 50,000. (3/3) dibeli kebutuhan pantry Rp. 75,000. (5/3) dibayar konsumsi rapat pimpinan Rp. 100,000. Berapa pengisian kembali jika menggunakan metode dana imprest...

a. Pengisian kembali dengan mendebit Kas Kecil Rp. 225,000 dan Mengkredit Kas Rp. 225,000.
b. Pengisian kembali dengan mengkredit Kas Kecil Rp. 225,000 dan Mendebit Kas Rp. 225,000.
c. Pengisian kembali dengan mendebit Kas Kecil Rp. 250,000 dan Mengkredit Kas Rp. 250,000.
d. Pengisian kembali sesuai kebutuhan anggaran perusahaan yaitu Rp. 500,000
e. Pengisian kembali dengan mendebit Kas  Rp. 250,000 dan Mengkredit Kas Kecil Rp. 250,000.

704. Berikut dibawah ini adalah segala jenis pengeluaran yang tangani oleh dana kas kecil, kecuali...

a. Pembelian Alat Tulis Kantor
b. Pengadaan kebutuhan Pantry
c. Pembayaran gaji pegawai CEO (Pimpinan)
d. Biaya transportasi
e. Biaya lain-lain


705. Pengelolaan Dana kas kecil oleh seorang yang berprofesi sebagai sekretaris termasuk dalam pekerjaan...

a. Rutinitas Sekretaris
b. Khusus
c. Umum
d. Spesialis
e. Semua benar

706. Jasa yang pelayanannya berperan dibidang hiburan dan seni disebut...

a. Hotel service 
b. Transportation service 
c. Business serevice
d. Public utility service
e. Entertainment service

707. Orang atau lembaga yang membeli barang-barang atau jasa kita, secara rutin atau berulang-ulang, karena barang dan jasa yang dibeli mempunyai manfaat disebut...

a. Produsen
b. Konsumen 
c. Pelanggan
d. Pengusaha 
e. Pembeli

708. Berikut ini bukan adalah merupakan perangkat keras yang digunakan untuk menyimpan file, kecuali...

a. Monitor
b. Mouse 
c. Hard disk
d. CD-ROM
e. DVD player 


709. Agar dapat bekerja dengan aman dan selamat maka seharusnya sebagai tenaga kerja memperhatikan hal-hal berkut, yaitu...

a. Peralatan kerja dan cara menggunakannya
b. Selalu menggunakan perlengkapan pelindung diri
c. Menghindari sikap ceroboh
d. Menggunakan peralatan dan perlengkapan dengan cara yang benar
e. Semua jawaban benar

710. Ruang kerja yang memenuhi standar SSLK ( Syarat-syarat Lingkungan Kerja ) adalah...

a. Tempat kerja aman dari sengatan arus listrik
b. Lampu penerangan cukup memadai
c. Adanya prosedur kerja dan aturan kerja
d. Tempat kerja harus steril dari debu
e. Semua jawaban benar


711. Unsur-unsur penunjang terhadap adanya jiwa raga dan lingkungan kerja yang sehat disebut...

a. Keamanan kerja
b. Keselamatan kerja
c. Kesehatan kerja
d. Produktivitas kerja
e. Beban kerja

712. Berikut yang bukan merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan kerja (K3) adalah...

a. Kebersihan dan kesehatan
b. Pemberian gizi yang seimbang
c. Pencegahan kebakaran
d. Pemberian upah yang besar
e. Pencegahan kebakaran

713. Berikut bukan merupakan keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan alat-alat komunikasi adalah...

a. Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien
b. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor
c. Meningkatkan produktivitas kerja
d. Menambah pengeluaran
e. Mempercepat proses pekerjaan

714. Apabila penelepon bersedia menunggu dan atasan bersedia berbicara dengan penelepon maka sebelum disambungkan kepada atasan, pernyataan yang tepat untuk disampaikan kepada penelepon adalah...

a. “Sekarang, Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu...”
b. “Ini Bapak/Ibu....”
c. “Silakan berbicara dengan Bapak/Ibu....”
d. “Karena sudah menunggu, ini Bapak/Ibu.....”
e. “Terima kasih, Bapak/Ibu telah bersedia menunggu. Sekarang, Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu....”

715. Sesuatu yang membahas apa yang sopan dan pantas disebut...

a. Protokol
b. Media informasi 
c. Komunikator
d. Etika
e. Etiket

716. Kegiatan yang berhubungan dengan tulis menulis, mengetik, kearsipan, surat menyurat terbatas kegiatan kantor adalah pengertian administrasi...

a. Menurut Kamus Administrasi
b. Dalam arti sempit
c. Dalam arti luas 
d. Dari proses
e. Dalam arti statis

717. Pernyataan yang sesuai untuk disampaikan ketika mengakhiri pembicaraan di telepon adalah...

a. “Terima kasih. Selamat siang.”
b. “Udahan dulu, yah.”
c. “Sampai disini dulu ya, besok disambung lagi.”
d. “Sampai jumpa.”
e. “See you next time.”

718. Berikut bukan merupakan percakapan atau panggilan telepon yang bernada mengancam atau mencurigakan adalah...

a. Memakai bahasa informal kepada orang yang belum akrab/asing
b. Tidak bersedia menyebutkan identitas diri
c. Berbicara dengan nada tinggi dan tidak sabar dengan kecenderungan kasar
d. Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat dan tidak masuk akal
e. Menyebutkan identitas pada awal menelepon

719. Jika pada tanggal 11 Agustus 2010 anda menerima surat yang dikirim 3 (tiga) hari yang lalu maka tanggal surat yang dicatat pada buku agenda adalah...

a. 9 Agustus 2010
b. 10 Agustus 2010
c. 11 Agustus 2010
d. 12 Agustus 2010
e. 13 Agustus 2010

720. Anda menjadi sekretaris PT Agung Jaya yang bergerak dibidang textil, pada saat ini menerima surat pesanan dari PT Alam Raya, jika surat tersebut disimpan dengan menggunakan sistem abjad, maka akan disimpan pada folder berkode...

a. Ag 
b. Aj 
c. Al
d. Ar 
e. Pt

721. Dibawah ini yang termasuk fasilitas pembuatan presentasi baru adalah...

a. Slide show 
b. Animation
c. Insert sound
d. Format back ground
e. Blank presentation

722. Informasi yang berisikan tentang e-mail lain masuk ke e-mail anda dalam bentuk informasi yang tidak dikenal adalah...

a. Inbox
b. Drafs
c. Sent
d. Trash
e. Spam

723. Apabila suatu kantor sistem penyimpanan dokumen menggunakan sistem tanggal, maka jumlah folder minimal yang harus disediakan kantor tersebut sebanyak...

a. 12 buah
b. 36 buah
c. 365 buah
d. 376 buah
e. 400 buah

C

724. Penyimpanan dokumen suatu perusahaan dengan menggunakan almari lateral tipe filing cabinet maka alat yang dipakai jenis map...

a. Hanging folder
b. Snelhecter
c. Folder
d. Ordner
e. Map folio

725. Mesin yang digunakan untuk memperbanyak naskah atau dokumen adalah...

a. Mesin Pengganda
b. Mesin Penjilid
c. Mesin Transcriber
d. Mesin Faksimili
e. Mesin Hitung

726. Dibawah ini yang termasuk mesin pengganda adalah...

a. Mesin Scanner 
b. Mesin Offset
c. Mesin Jilid
d. Mesin Cutter
e. Mesin Faximile

727. Dalam membangun hubungan baik dengan pelanggan, hal-hal yang membuat pelanggan meneruskan hubungan baik dengan perusahaan adalah...

a. Ingkar janji
b. Produk yang kurang baik
c. Pelayanan yang kurang memuaskan
d. Memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan
e. Membebaskan pelanggan 

728. Orang atau sekelompok orang yang bertindak sebagai pihak penerima pesan dalam proses komunikasi disebut...
 
a. Komunikan
b. Perantara
c. Komunikator
d. Media
e. Feedback

729. Apabila pelanggan mengeluh tentang produk perusahaan anda, maka langkah yang tepat untuk mengatasi hal tersebut adalah...

a. Melaporkan pada atasan
b. Menelepon bagian costumer service
c. Mendengarkan dan mencari solusi
d. Memberikan pada bagian lain
e. Mencatat keluhannya

730. Rancangan jumlah penerima dokumen adalah salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam langkah-langkah penentuan kebutuhan dokumen. Untuk menentukan jumlah penerima dokumen langkah pertama yang harus dilakukan adalah...

a. Hitung jumlah lembar yang akan dicetak
b. Menentukan siapa saja yang akan menerima dokumen
c. Tulis nama dan alamat penerima 
d. Input data dengan sistem mail merge pada computer
e. Cetak dan gandakan

731. Suatu bentuk komunikasi dimana cara penyampaian pesan, berita, informasi dari pihak komunikator kepada komunikan melalui lisan atau tulisan disebut...

a. Komunikasi verbal
b. Komunikasi satu arah
c. Komunikasi linier
d. Komunikasi non verbal
e. One way communication

732. Printer yang mempunyai ciri menggunakan pita, pengoperasiannya mengeluarkan suara yang keras, digunakan juga untuk pengetikan surat dengan menggunakan tembusan, adalah tipe...

a. Ink jet
b. Risograph
c. Laser
d. Cannon
e. Dot matrix

733. Pendstribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, biasanya menggunakan...

a. Buku ekspedisi ekstern
b. Lembar pengantar
c. Lembar disposisi
d. Kartu kendali
e. Kartu indeks

734. Mesin pengganda dokumen yang bisa mencetak dokumen lebih dari 100 lembar dengan biaya lebih murah adalah mesin...

a. Cetak
b. Risograph
c. Stensil
d. Faximile
e. Foto copy

735. Dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor disebut...

a. Dokumen dinamis
b. Dokumen statis
c. Dokumen inaktif
d. Dokumen niaga
e. Dokumen pribadi

736. Bentuk surat menurut internasional style, dengan ciri letak tanggal serta tanda tangan berada di sebelah kanan dan alinea baru masuk 5 spasi, serta tulisan lampiran ada di paling bawah setelah tanda tangan adalah bentuk...

a. Official style
b. Block style
c. Semi block style
d. Hanging paragraph style
e. Indented style

737. Dalam pola baru sistem kearsipan, surat masuk / keluar yang tergolong penting di catat dalam...

a. Kartu Indek
b. Kartu Kendali
c. Buku Ekspedisi
d. Lembar Pengantar
e. Lembar Disposisi

738. Apabila sebuah perusahaan mempunyai lingkup arsipnya meliputi wilayah yang luas atau mempunyai penekanan pada wilayah dalam penyimpanan arsipnya, maka system kearsipan yang cocok adalah...

a. Sistem Geograpis
b. Sistem Kronologis
c. Sistem Abjad
d. Sistem Dewey
e. Sistem Subjek

739. Untuk menghindari hilangnya arsip yang disebabkan oleh peminjaman yang disebabkan oleh peminjam yang tidak tertib administrasi, maka petugas kearsipan harus menyediakan formulir khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam, formulir tersebut dinamakan...

a. Kartu indeks
b. Out slip
c. Routing slip
d. Lembar tunjuk silang
e. Lembar disposisi

740. Pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai dan kegunaannya serta sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan dan pemusnahan arsip, yaitu...

a. Out slip
b. Jadwal retensi
c. Tunjuk silang
d. Kartu kendali
e. Disposisi

741. Rapat yang dilakukan sewaktu – waktu, jika hanya ingin membahas suatu masalah saja disebut...

a. Rapat berkala
b. Rapat insidental
c. Rapat koordinasi
d. Rapat Umum
e. Rapat Akhir Tahun

742. Peserta rapat yang selalu menentang atau tidak setuju dengan pendapat orang lain dan selalu menyalahkan pendapat orang lain. Peserta rapat seperti ini disebut...

a. Tipe pemberi informasi
b. Tipe inisiatif
c. Tipe pendengar
d. Tipe penyerang
e. Tipe pemersatu

743. Surat dengan membagi kertas menjadi 2 bagian sama besar lalu dilipat adalah...
 
a. Lipatan akordion rendah
b. Lipatan baku
c. Lipatan ganda sejajar
d. Lipatan baronial
e. Lipatan tunggal

744. Dalam pengelolaan dana kas kecil ada dua metode, yaitu...

a. Metode dana tetap dan imprest fund system
b. Metode dana tidak tetap metode fluktuasi
c. Metode imprest  dan metode fluktuasi
d. Metode dana tidak tetap dan metode kas kecil
e. Metode dana tetap dan metode kas kecil

745. Semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang perlengkapan yang dimiliki /dikuasai/diurus,  baik yang diadakan melalui anggaran belanja pembangunan maupun sebagai hasil usaha pembuatan sendiri disebut...

a. Pemeliharaan perlengkapan
b. Pengadaan perlengkapan
c. Inventarisasi perlengkapan
d. Penyimpanan perlengkapan
e. Pendaftaran perlengkapan

Essay

1. Admministrasi berasal dari bahasa Latin, Ad dan Ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani. Apa yang dimaksud Administrasi?

Jawaban :

Administrasi adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi.

2. Fungsi Administrasi ada 5 yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Apa yang dimaksud dengan fungsi manajerial?

Jawaban: 

Fungsi manajerial yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian pengukuran dan pemotivasian.

3. Fungsi Administrasi ada lima, seperti fungsi analisis. Apa yang dimaksud dengan fungsi analisis? Berikan contohnya!

Jawaban: 
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan. Contohnya yaitu seperti membuat keputusan pembelian.

4. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan. Tujuan kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman. Kantor memiliki 5 fungsi, apakah fungsi dari kantor tersebut?

Jawaban: 

1. Menerima Informasi
2. Merekam Informasi
3. Mengatur Informasi
4. Memberi Informasi
5. Melindungi aset/harta


5. Administrasi juga memiliki unsur-unsur. Menurut The Liang Gie dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, unsur Administrasi ada 8. Sebutkan 8 unsur dari Admministrasi tersebut?

Jawaban: 

Pengorganisasian, Manajemen, Tata Hubungan, Kepegawaian, Keuangan, Perbekalan, Tata Usaha, dan Perwakilan.

6. Sarana dan fasilitas kerja perkantoran terdiri atas lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor. Apa yang dimaksud interior?

Jawaban:

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor seperti penenerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor.

7. Didalam ruang lingkup administrasi perkantoran, ada kegiatan kantor dan sarana dan fasilitas kerja perkantoran. Kegiatan kantor terdiri dari perencanaan perkantoran, pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, dan pengawasan perkantoran. Apa saja yang termasuk ke dalam pengawasan perkantoran?

Jawaban: 

Pengawasan perkantoran terdiri dari penggunaan peralatan dan perabot kantor, metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor, kualitas pekerjaan kantor, dan pelayanan kantor.

8. Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya, bentuk organsiasi terbagi menjadi 3 macam. Yaitu organisasi garis/lini, organisasi garis&staf, dan organsisasi fungsional. Apa kelebihan dari organisasi garis/lini?

Jawaban: 
  • Kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan
  • Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
  • Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

9. Organisasi selain memiliki tujuan, ada pula prinsip-prinsip organisasi. Ada 7 prinsip-prinsip organisasi. Apa saja ke 7 prinsip-prinsip organisasi tersebut?

Jawaban:
  1. Prinsip perumusan tujuan 
  2. Pembagian kerja 
  3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang 
  4. Tingkat pengawasan 
  5. Rentang manajemen
  6. Kesatuan perintah 
  7. Koordinasi
10. Organisasi berasal dari bahasa yunani “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum” yang artinya alat, bagian, anggota atau badan. Apa yang dimaksud dengan organisasi?

Jawaban: 

Organisasi adalah suatu kesatuan atas sekelompok orang yang saling bekerja sama demi mencapai tujuan bersama.


11. Pekerjaan kantor menekankan kepada fungsi kantor yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat. Apakah fungsi dari pekerjaan kantor?

Jawaban: 
  • Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
  • Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan
  • Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

12. Selain organisasi garis/lini ada juga bentuk organisasi lainnya yaitu organisasi garis&staf dan organisasi fungsional. Apa kekurangan dari organisasi garis&staf?

Jawaban: 
  • Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal
  • Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi.

13. Organisasi fungsional adalah organisasi ayng pimpinannya tidak mempunyai bawahan yang jelas. Apa kelebihan dari organisasi fungsional ini?

Jawaban: 

Pembagian tugas lebih jelas, dan spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

14. Setiap organisasi dibentuk karena adanya suatu tujuan tertentu. Tujuan ini bukan saja harus diketahui secara pasti melainkan, juga harus dirumuskan dengan jelas dan sebaiknya secara tertulis. Apa yang dimaksud dengan tujuan organisasi?

Jawaban: 

Tujuan organisasi adalah landasan utama bagi semua organisasi tujuan itu kelak akan merupakan pedoman terpenting dalam penetapan haluan-haluan organisasi

15. Adapun anggota organisasi yaitu tenaga staf. Apa yang dimaksud dengan tenaga staf?

Jawaban: 

Staf ialah mereka yang membantu pimpinan organisasi, baik kedudukannya sebagai pimpinan unti lini yang lebih rendah maupun staf pembantu yang bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan penunjang dalam organisasi

16. Tugas dan kewajiban staf atau pejabat staf beserta unit staf yang dipimpinnya tergantung dari apa saja?

Jawaban:
  • Maksud atau tujuan yang harus dikejar atau dicapai
  • Kedudukan line executive atau line manager yang harus dibantu dan
  • Wewenang lini (lini authority) yang dilimpahkan (didelegasikan) kepadanya oleh atasannya (line executive)
17. Jika dilihat dari segi perannya, maka staf dapat dibedakan atas dua golongan yaitu Advisory staf dan Service staf. Aapa tugas dari Advisory staf?

Jawaban: 

Advisory staf bertugas memberi pertimbangan-pertimbangan kepada pimpinan kantor

18. Pemberian pertimbangan yang matang kepada pimpinan dilakukan dengan mengadakan proses kegiatan-kegiatan pendahuluan. Apa saja proses kegiatan-kegiatan pendahuluan itu?

Jawaban: 
  • Penelitian
  • Analisis fakta-fakta dan informasi lainnya
  • Interpretasi/evaluasi
  • Membuat kesimpulan
  • Merumuskan saran pertimbangan
19. Pada hakekatnya sebelum saran diajukan staf kepada pimpinan kantor, saran-saran tersebut perlu analisa. Saran staf yang baik adalah saran yang memenuhi persyaratan-persyaratan. Apa saja saran yang memenuhi persyaratan-persyaratan?

Jawaban: 
  • Lebih dari satu alternatif yang diajukan pimpinan kantor
  • Setiap alternatif disertai dengan penjelasan yang lengkap, tepat jelas tetapi singkat
  • Aksentuasi (penekanannya) yang jelas mengenai hasil perkiraan staf mengenai alternatif yang dipandang terbaik
  • Staf harus membuktikan bahwa staf telah bekerja atas prinsip “completed staf work” yang berarti pimpinan tidak perlu lagi meminta keterangan tambahan atau menanyakan sesuatu kepada staf yang memerlukan penelahaan
20. Hubungan pimpinan kantor dan staf, hubungan adalah proses pengalihan (transfer) sesuatu dari satu orang atau unit lain kepada unit lainnya. Apa saja macam-macam jenis dari hubungan antara pimpinan dengan staf?

Jawaban: 
  • Perintah tertulis
  • Laporan
  • Hubungan pimpinan dan nasehat
  • Rapat atau konferensi
  • Memberi bimbingan dan nasehat
21. Wewenang (Authority) adalah alat untuk melakukan suatu perbuatan atau tindakan. Wewenang dibagai menjadi 3, yaitu wewenang garis, wewenang staf, dan wewenang fungsional. Apa yang dimaksud dari wewenang fungsional?

Jawaban: 

Wewenang fungsional yaitu kekuasaan seorang manajer yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan pegawai sesuai dengan bagian tertentu

22. Wewenang dapat didelegasikan dari suatu pihak kepada pihak lain. namun tentu saja tidak semua wewenang dapat didelegasikan. Sifat pendelegasian harus disesuaikan dengan fungsi, kemampuan, dan ruang lingkup tingkatannya. Apa yang dimaksud dengan pendelegasian wewenang?

Jawaban: 

Pendelegasian wewenang adalah memberikan wewenang kepada seseorang untuk melaksanakan tugas-tugas atau nama pihak yang memberikan/mendelegasikan wewenang tersebut

23. Pendelegasian wewenang merupakan proses dalam pembagian pekerjaan antara atasan dan bawahan yang masing-masing mempunyai tugas dan wewenangnya. Apa saja sumber-sumber wewenang?

Jawaban: 
  • Teori wewenang formal (Formal authority theory)
  • Teori penerimaan wewenang (Acceptance authority theory)
  • Wewenang karena situasi (Authority of the situation)
  • Wewenang posisi (Position authority)
  • Wewenang teknis/wewenang computer (Technical authority/computer authority)
  • Wewenang hukum (Yuridis Authority)

24. Ada sepuluh macam wewenang yang harus diketahui. Apa saja ke sepuluh macam wewenang tersebut?

Jawaban: 
  • Wewenang Program
  • Wewenang Organisasi
  • Wewenang Personalia
  • Wewenang Anggaran
  • Wewenang Motivasi
  • Wewenang Perencanaan
  • Wewenang Pengawasan
  • Wewenang Perintah
  • Wewenang Kebijaksanaan
  • Wewenang Pengambilan keputusan

25. Apa yang dimaksud dengan Wewenang anggaran atau Budgeting authority?

Jawaban: 

Wewenang anggaran yaitu wewenang yang berhubungan dengan keuangan, dengan menyusun sebuah rencana anggaran biaya dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi

26. Tanggung jawab timbul karena adanya hubungan antara atasan dan bawahan yang melaksanakan sebagian dari tugas orang lain. Tanggung jawab tercipta karena adanya penerimaan wewenang. Tanggung jawab harus sama besarnya dengan wewenang yang dimiliki. Apa saja macam-macam tanggung jawab?

Jawaban: 
  • Tanggung jawab kepada Tuhannya
  • Tanggung jawab terhadap Masyarakat/Negara
  • Tanggung jawab terhadap Politik
  • Tanggung jawab terhadap Hukum
  • Tanggung jawab terhadap Jabatan
  • Tanggung jawab terhadap Lembaga
  • Tanggung jawab terhadap
27. Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat/bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik. Apa saja jenis-jenis peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya?

Jawaban:

Meja, Kursi, Pulpen, Papan Tulis, Komputer, Laptop, Alat Tulis Kantor, dll

28. Ruang kantor terbuka adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu. Apa keuntungan dari ruang kantor terbuka?

Jawaban: 
  • Mudah merubah ruangan
  • Mudah dalam berkomunikasi
  • Mudah dalam pengawasan
29. Penyimpanan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan. Apa tujuan dari penyimpanan barang/bahan kantor?

Jawaban:
  • Agar barang tidak cepat rusak
  • Agar tidak terjadi kehilangan barang
  • Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
30. Personil kantor adalah pegawai, anak buah, awak. Apa saja yang termasuk kedalam personil kantor dan jelaskan!

Jawaban: 
  • Pegawai negeri yaitu pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah
  • Pegawai swasta yaitu pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/diluar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut
  • Pegawai tetap yaitu pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta

31. Macam-macam personil kantor ada 4 macam salah satunya yaitu Administrator atau petugas pelaksana administrasi. Apa yang dimaksud dari Administrator atau petugas pelaksana administrasi?

Jawaban: 

Administrator atau petugas pelaksana administrasi yaitu orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

32. Selain Administrator atau petugas pelaksana administrasi, ada juga macam personil kantor lainnya seperti Staf atau pembantu ahli. Apa yang dimaksud staf atau pembantu ahli ini?

Jawaban: 

Staf atau pembantu ahli yaitu para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

33. Ada 3 tahap dalam pengadaan personil kantor. Yaitu tahap analisis jabatan, rekrutmen, dan seleksi. Apa yang dimaksud dari tahap rekrutmen?

Jawaban: 

Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu persuahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah

34. Mutasi personil kantor yaitu pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan secara horizontal ataupun vertikal. Didalam cara vertikal, terbagi menjadi promosi dan demosi. Apa yang dimaksud promosi dalam memutasi personil kantor dengan cara vertikal?

Jawaban: 

Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.

35. Macam-macam mutasi sangat beragam. Apa saja macam-macam mutasi bila ditinjau dari tempat kerja karyawan?

Jawaban:
  • Mutasi antarurusan
  • Mutasi antarseksi
  • Mutasi antarbagian
  • Mutasi antarbiro
  • Mutasi antarinstansi

36.  Jenis-jenis pekerjaan kantor sangat beragam, seperti menggandakan. Menggandakan yaitu kegiatan melipat gandakan suatu dokumen, seperti apakah contoh dari kegiatan menggandakan dokumen?

Jawaban: 

Contoh dari kegiatan menggandakan dokumen yaitu foto copy, mencetak informasi dengan printer/risograf dalam jumlah yang banyak (lebih dari satu)

37.   Bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference merupakan kegiatan pekerjaan kantor. Jenis pekerjaan kantor apakah yang kegiatannya seperti itu?

Jawaban: 

Bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference termasuk ke dalam jenis kegiatan kantor yaitu melakukan komunikasi

38.   Untuk menunjang tugas utama perusahaan maka diperlukan presentase pekerjaan. Berapakah presentase dari typing, calculating, dan telephoning?

Jawaban:
  • Presentase pekerjaan typing yaitu sebanayk 24,6%
  • Presentase pekerjaan calculating yaitu sebanyak 19,5%
  • Presentase pekerjaan telephoning yaitu sebanyak 8,8%

39.   Selain jenis-jenis pekerjaan kantor, ada juga hasil jasa/produk pekerjaan kantor. Seperti surat, surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran/informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Apa kegunaan dari surat ini?

Jawaban: 

Kegunaan surat yaitu sebagai alat komunikasi secara tertulis, sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik, dapat menjadi nilai historis, dan lain-lain

40.  Laporan mempunyai fungsi yaitu sebagai bahan pertanggung jawaban, alat penyampaian informasi, alat pengawasan, dan lain-lain. Apa yang dimaksud dengan laporan?

Jawaban: 

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.

41. Menurut Anda, apa saja yang perlu diperhatikan saat memilih peralatan kantor?

Jawaban:

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor:

a. Perhatikan harga.  Pastikan Anda membeli barang yang sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan Anda. Selain itu, pertimbangkan pula apakah barang yang dibeli bisa bermanfaat bagi para pekerja sehingga dapat meningkatkan produktivitas mereka.
b. Kebutuhan kantor. Anda tidak akan mau membeli meja dan kursi yang tidak nyaman karena hal tersebut akan mengganggu konsentrasi dan kualitas kerja karyawan Anda. 
c. Efektivitas peralatan. Maka prioritaskan peralatan apa yang harus Anda beli terlebih dahulu berdasarkan tingkat efektivitas dan juga frekuensi penggunaan.
d. Multifungsi dan fleksibel. peralatan yang baik harus fleksibel dalam artian mudah untuk dipindahkan dan juga disimpan. Karena, perkembangan bisnis Anda dapat dengan cepat berubah, sehingga suasana kantor juga dapat berubah dengan cepat.
e. Ukuran sesuai
f. Mengedepankan identitas perusahaan dan kecantikan
g. Kebersihan peralatan

42. Jelaskan 3 macam buku agenda!

Jawaban:

3 macam buku agenda:

a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

43. Menurut pendapat Anda, manakah yang harus lebih diunggulkan antara keterampilan dan kepribadian sebagai syarat menjadi personil administrasi yang baik? Jelaskan alasannya!

Jawaban:

Potensi keterampilan dan kepribadian merupakan dua hal yang harus dimiliki oleh personil administrasi. Keduanya sangat penting untuk menunjang kinerja personil administrasi. Potensi keterampilan dibutuhkan sehingga personil administrasi mempu melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enak kegiatan diantaranya menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimoan dengan baik. 

Sedangkan potensi kepribadian justru juga mampu menunjang potensi keterampilannya sehingga personil administarsi mempunyai loyalitas, ketekunan dan kerajinan, kesabaran, teliti, ulet dan tidak cepat putus asa juga kerapian.

44. Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya, bentuk organisasi dibagi menjadi 3 macam. Menurut pendapat Anda, dari ketiga macam bentuk organisasi tersebut, manakah bentuk organisasi yang paling sesuai diterpakan pada perusahaan yang aspek kerjanya lebih luas? Jelaskan alasannya!

Jawaban:

Bagi sebuah perusahaan, struktur organisasi merupakan salah satu fungsi dasar bagi sebuah manajemen untuk mencapai target, strategi, dan sasaran yang ditetapkan oleh sebuah perusahaan.  Maka sari itu, untuk perusahaan besar lebih tepat jika menggunakan struktur organisasi fungsional. Setiap karyawan yang memiliki skill dan keterampilan yang sama, akan dikelompokkan ke dalam satu unit kerja. Kelebihan jenis struktur organisasi ini adalah dapat menekan biaya operasional perusahaan, dan memudahkan tim manajerial untuk melakukan pengawasan dan evaluasi pada kinerja karyawan.

45. Anda bekerja di Bagian kepegawian PT. Angin Ribut, pimpinan anda bernama M. Nurul Hafidz, ST. Saldo kas kecil bulan Juli 2019 Rp. 2.500.000, pada tanggal 1 Agustus 2019 bendahara kas kecil menerima uang dari bendahara pusat sebesar Rp. 7.500.000, sedangkan jumlah pengeluaran yang terjadi selama bulan Agustus 2019 sebesar Rp. 6.575.000. Hitunglah jumlah uang yang diminta pemegang kas kecil untuk pengisian kembali bulan September dengan system imprest dan isilah form pengajuan dananya dibawah ini!


Jawaban:


46. Jelaskan apa saja karakteristik administrasi perkantoran!

Jawaban:

Karakteristik administrasi perkantoran yaitu:
a. Bersifat pelayanan
Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan tapi sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.
b. Terbuka dan luas
Pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tapi dapat pula dilakukan di luar kantor.
c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
Dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

47. Jelaskan apa yang dimaksud dengan arsip!

Jawaban: 

Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.

48. Salah satu kelebihan azas sentralisasi adalah dapat mencegah duplikasi fungsi. Jelaskan maksud dari mencegah duplikasi fungsi!

Jawaban:

Dapat mencegah duplikasi fungsi maksudnya yaitu karena azas sentralisasi merupakan pemusatan yaitu kegiatan kantor ditangani oleh satu bidang ahli maka adanya duplikasi fungsi/duplikasi pekerjaan dapat dihindarkan. Jadi satu bidang ahli hanya fokus pada pekerjaannya saja.

49. Sebutkan ciri-ciri dari administrasi perkantoran!

Jawaban:

Ciri-ciri dari administrasi perkantoran:

a) Adanya kelompok manusia (adanya 2 orang atau lebih)
b) Adanya kerjasama
c) Adanya proses/usaha/kegiatan
d) Adanya tujuan
e) Adanya bimbingan, kepemimpinan, pengasawan (tidak wajib)

50. Organisasi mempunyai 3 bentuk. Apa saja bentuk organisasi itu dan sebutkan ciri-ciri dari masing-masing bentuk organisasi!

Jawaban:

3 bentuk organisasi dan ciri-ciri nya:

Organisasi garis/lini dibagi dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat jenjang yang diperlukan, masing-masing unit memegang wewenang dan tanggungjawab penuh.
Organisasi staff dan garis: pimpinan mengangkat tenaga staff, unit organisasi disusun menurut garis lurus.
Organisasi fungsional: pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas, pimpinan berwenang memberikan perintah, setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin.

51. Surat adalah salah satu hasil jasa atau produk pekerjaan kantor. Surat merupakan media komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain. Sebutkan apa saja kegunaan surat!

Jawaban:

Kegunaan surat:
* Sebagai alat komunikasi secara tertulis
* Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
* Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik
* Dapat menjadi nilai historis
* Sebagai duta organisasi
* Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

52. Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti luas dan arti sempit!

Jawaban:

Administrasi dalam Arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Administrasi dalam Arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengketik agenda dan sebagainya yang bersifat ketatausahaan.

53. Salah satu karakteristik administrasi perkantoran adalah bersifat pelayan. Jelaskan apa maksudnya dan berikan contohnya!

Jawaban:

Bersifat pelayanan: Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Contohnya: tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. dalam menjalankan tugas guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot, dan lain sebagainya.

54. Sebutkan apa saja fungsi kerja perkantoran? Jelaskan secara singkat!

Jawaban: 

Fungsi kerja perkantoran:

a. Menerima informasi (to receive information).
Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record information).
Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.
c. Mengatur informasi (to arrange information).
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen.
d. Memberi informasi (to give infinmation).
Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersehut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat khusus. Informasi-formasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan.
e. Melindungi aset (to safeguard assets).
Mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya. Melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo dsb. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan secara hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen.

55. Jelaskan mengenai 3 azas manajemen dengan bahasamu sendiri!

Jawaban:

3 azas manajemen:

Azas sentralisasi: pemusatan dari kegiatan kegiatan kantor yang bersifat pelayanan pada suatu bidang/unit yang ahli, misalnya tata usaha, sekretaris
Azas desentralisasi: persebaran, pemencaran. Semua pelaksanaan kegiatan yang bersifat pelayanan dibidang tata usaha diurus sendiri-sendiri oleh setiap bidang/unit dalam organisasi.
Azas dekonsentralisasi: penggabungan dari azas sentralisasi dan desentralisasi.

56. Didalam pelaksanaan rapat  ada dua macam pertanyaan, yaitu pertanyaan langsung dengan pertanyaan tidak langsung. Jelaskan masing-masing jenis pertanyaan langsung dan tidak langsung?

Jawaban:

Perbedaan teknik bertanya dalam rapat, pertanyaan langsung dengan pertanyaan tidak langsung:
a. Pertanyaan langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat pemalu/penakut, agar aktif dalam kegiatan rapat. Pertanyaan model langsung dapat juga digunakan untuk memberikan terapi kepada para peserta rapat yang asyik dengan percakapan pribadi.
b. Pertanyaan tidak langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat dan pemimpin rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya. Pertanyaan model ini bertujuan untuk memotivasi keaktifan para peserta dalam kegiatan rapat dan menghindari monopoli dari pemimpin rapat.

57. Sebutkan dan jelaskan 3 tipe peserta rapat?

Jawaban:

Tipe peserta rapat:
a. Tipe pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauandan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain.
b. Tipe penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta yang lain.
c. Tipe pendengar, yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran, dan lebih bersifat pendiam.

58. Sebutkan Jenis-jenis rapat menurut sifatnya!

Jawaban:

Jenis-jenis rapat menurut sifatnya:
a. Rapat resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
b. Rapat tidak resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
c. Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
d. Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

59. Jelaskan perbedaan antara rapat pemecahan masalah dengan rapat perundingan?

Jawaban: 

Perbedaan rapat pemecahan masalah dengan rapat perundingan, yaitu:
a. Rapat pemecahan masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
b. Rapat perundingan, yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

60. Apa Fungsi pemimpin rapat, jelaskan?

Jawaban:

Fungsi pemimpin rapat:
a. Sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang  telah ditentukan dapat tercapai. 
b. Sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. 

61. Sebutkan 5 fungsi rapat?

Jawaban:

Lima fungsi rapat adalah:
a. Untuk memecahkan masalah.
b. Untuk menyampaikan informasi.
c. Sebagai forum demokrasi.
d. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
e. Sebagai sarana bernegoisasi.

62. Jelaskan Fungsi peserta rapat?

Jawaban:

Fungsi peserta rapat:
a. Sebagai penyumbang data, yaitu dimana pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Peranan para peserta rapat sebagai penyumbang data sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
b. Sebagai perumus kesimpulan, yaitu dimana semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta rapat tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak.  
c. Sebagai penerima hasil rapat, yaitu dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat dicapai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.

63. Sebutkan dan jelaskan 3 teknik pengendalian rapat?

Jawaban:

Tiga teknik pengendalian rapat:
a. Pengendalian rapat bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Peserta rapat diperbolehkan beradu argumentasi atau berdebat tanpa harus melalui pemimpin rapat. Pemimpin rapat hanya bertugas mengawasi jalannya pembicaraan. Jika pembicaraan dirasa sudah cukup, pemimpin dapat menghentikan perdebatan dan menyimpulkannya menjadi sebuah keputusan rapat.
b. Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan.
c. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara pengendalian bebas terbatas.

64. Jelaskan 3 tipe pemimpin rapat!

Tiga tipe pemimpin rapat:
a. Tipe otoriter, yaitu tipe pemimpin yang suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.
b. Tipe demokratis, yaitu tipe pemimpin rapat yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.
c. Tipe laizess-faire, yaitu tipe pemimpin rapat yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.

65. Sebutkan 7 persyaratan pelaksanaan rapat yang baik agar rapat dapat menghasilkan keputusan terbaik!

Jawaban:

Tujuh persyaratan pelaksanaan rapat yang baik:
a. Suasana terbuka
b. Tidak ada monopoli
c. Partisipasi aktif dari peserta rapat
d. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
e. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
f. Pertanyaan singkat dan jelas
g. Disiplin waktu

66. Uraikan Nilai guna arsip yang dikenal dengan istilah ALFRED, kepanjangan dan penjelasannya!

Jawaban:

Nilai guna arsip  yang dikenal dengan istilah ALFRED adalah sebagai berikut.
A=  Administrasi Value (Nilai Administrasi)
L=  Legal Value (Nilai Hukum)
F=  Fiscal Value (Nilai Keuangan)
R=  Research Value (Nilai Penelitian)
E=  Education Value (Nilai Pendidikan)
D=  Documentation Value ( Nilai Dokumentasi)

67. Jelaskan bagaimana proses dalam menyiapkan dokumen perjalanan bisnis!

Jawaban:

Proses dalam menyiapkan dokumen perjalanan bisnis pimpinan diantaranya harus mengetahui tujuan dari perjalanan bisnis, kemudian mengelompokkan dokumen internal dan dokumen eksternal yang dibutuhkan. Jika pimpinan hanya melakukan perjalanan bisnis dalam negeri atau bahkan dalam kota, sekretaris tidak perlu menyertakan dokumen eksternal seperti paspor, visa, surat keterangan fiskal, yellow card, dan sebagainya namun menyiapakan dokumen internal. Tetapi ketika tujuan perjalanan bisnis pimpinan adalah ke luar negeri, maka seorang sekretaris harus menyiapkan dokumen internal dan eksternal yang dibutuhkan dan terutama dokumen ekternalnya harus sesuai stnadar dari negara yang akan dituju.

68. Dokumen perjalanan bisnis dibedakan menjadi 2, sebutkan, jelaskan, serta berilah contohnya!

Jawaban:

Dokumen perjalanan bisnis dibedakan menjadi dua, yaitu: 
a. Dokumen internal, yaitu dokumen yang di terbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Contohnya: surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas.
b. Dokumen eksternal, yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis. Contohnya : paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perijinan), sertifikat kesehatan, tiket pesawat terbang, voucher penginapan, surat izin berdasarkan profesi, travel funds, dan expense account sheet.

69. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan dokumen perjalanan bisnis?

Jawaban: 

Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis.

70. Jelaskan pengertian arsip dan keasipan!

Jawaban:

Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

71. Jelaskan tahapan-tahapan dalam mengelola data menjadi informasi!

Jawaban:

Tahapan-tahapan dalam mengelola data menjadi informasi, antara lain sbb :
a. Orginating – Recording (Pencatatan). Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir.
b. Classifiying (Klasifikasi). Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data yang akan diolah, apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau beberapa kelompok dari data yang nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan.
c. Sorting (Penyusunan). Setelah data–data yang akan diolah diberikan identifikasi seperti diatas, maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya diurutkan menurut kode klasifikasinya.
d. Calculating (Perhitungan). Disini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan– perhitungan atau disebut Calculating.
e. Summarizing (Penyusunan Laporan). Untuk memungkinkan dilakukan analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan, diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai informasi.
f. Storing (Penyimpanan). Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis ke dalam file untuk referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Dan media penyimpanan ada beberapa macam, disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data, seperti disk, kartu, dokumen.
g. Retrieving (Pencarian). Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa digunakan dengan cara penyimpanannya, terutama jika pengolahan datanya menggunakan komputer.
h. Communicating (Komunikasi). Dalam proses pengolahan data menjadi informasi, sampai informasi tersebut dipakai oleh user. Diperlukan suatu komunikasi sehinnga mempermudah proses pengolahan data menjadi informasi.
i. Reproducing (Penggandaan). Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan perusahaan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan dengan menggunakan mesin photocopy, disk, magnetic tape.

72. Jelaskan pengertian dari Data!

Jawaban:

Data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan.

73. Apa saja jenis-jenis dari Data? Jelaskan!

Jawaban:

Data ada beberapa jenis, antara lain :
1. Data berdasarkan sumbernya. Klasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua, antara lain :
a. Data Internal, yaitu data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi sebagai landasan pengambilan keputusan yang diperoleh dari catatan-catatan organisasi itu sendiri.
b. Data Eksternal, yaitu data yang diperoleh dari luar organisasi.
2. Data berdasarkan pengolahannya, yaitu : (a) data Primer, (b) data sekunder
3. Data berdasarkan sifatnya, yaitu : (a) Data Kuantitatif, (b) data Kualitatif
4. Data berdasarkan jenisnya, yaitu : (a) data hitung, (b) data ukur

74. Jelaskan langkah-langkah pengoperasian Mesin Foto Copy!

Jawaban:

Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy adalah sbb:
1. Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON.
2. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah.
3. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
4. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
5. Tekan tombol cetak (start)
6. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

75. Apa saja syarat-syarat agar pelaksanaan rapat berjalan dengan baik?

Jawaban:

Syarat-syarat rapat yang baik adalah sebagai berikut :
a. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik. Pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
b. Suasana rapat terbuka. Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat berbicara secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif terhadap peserta rapat yang lain.
c. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli pembicaraan.
d. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan. Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik secara kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
e. Hindari perdebatan. Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah, sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.
f. Pertanyaan singkat dan Jelas

76. Jelaskan prinsip-prinsip organisasi!

Jawaban:

Dalam upaya membangun suatu organisasi yang baik, harus memperhatikan prinsip-prinsip organisasi sebagai berikut :
a. Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
b. Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
c. Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.
d. Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.
e. Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
f. Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
g. Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai.

77. Apa pengertian dari mesin pengganda dan apa saja jenis-jenis mesin pengganda yang sering digunakan?

Jawaban:

Mesin pengganda dokumen adalah peralatan yang digunakan untuk memperbanyak atau menggandakan sebuah dokumen sesuai dengan kebutuhan. Adapun jenis2 mesin yang digunakan antara lain:

a. Fotocopy. Mesin ini adalah mesin pengganda dokumen yang paling banyak digunakan pada saat ini. Mesin ini berfungsi untuk menyalin kembali suatu dokumen asli yang akan diperbanyak dengan bantuan cahaya, panas dan bahan kimia (tinta) serta muatan listrik statis yang menghasilkan salinan baru. Kemampuannya dapat mengganda dokumen 5-25 lembar/menit.
b. Stensil. Mesin ini merupakan mesin pengganda yang umum digunakan dikantor2 karena ekonomis. Dpat mengganda dokumen diatas 100 lembar dalam waktu relatif. Akan tetapi dokumen asli yang akan digandakan harus menggunakan kertas master (Stensil sheet). Mesin stensil ada 3 macam : Mesin Stensil Manual, Mesin Stensil Elektrik dan Mesin Stensil Elektronik.
c. Printer. Salah mesin pengganda dokumen yang saat ini juga banyak digunakan diberbagai instansi baik pemerintah atau swasta.
d. Scanner. Mesin ini adalah mesin pengganda dokumen yang dapat mencopy dokumen berupa gambar, foto sesuai dengan aslinya. Penggunaan mesin ini harus melalui perangkat komputer.
e. Risograph. Mesin ini juga dinamakan mesin RISO, merupakan mesin perangkat untuk mencetak dan menyalin/mengganda dokumen dengan kecepatan tinggi hingga mencapai 120 lbr/menit dan pengoperasiannya lebih/paling murah dari mesin2 pengganda lainnya.

78. Jelaskan langkah-langkah dalam kegiatan pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar (Mail Handling) khusunya dibagian pencatat surat!

Jawaban:

Kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar (Mail Handling). Khususnya bagian pencatat surat adalah sbb :
a. membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap Inti maksud dari isi surat dengan cara menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting.
b. Pemeriksaan lampiran.
c. Membubuhkan cap (time stamp or electric clock dating machine)yang merupakan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat. Stempel agenda harus memuat tanggal penerimaan surat, hari dan jam penerimaaan surat, nomor agenda, tanggal surat diteruskan, dan tanda tangan petugas agenda.
d. Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan harian untuk surat masuk

79. Jelaskan hal-hal yang harus diperhatikan pelayan dalam menanggapi keluhan pelanggan!

Jawaban:

Beberapa hal yang harus diperhatikan pelayan dalam menangani keluhan pelanggan, antara lain sbb :
a. Mendengarkan keluhan dengan baik. Berikan perhatian Anda secara penuh. Jangan mengerjakan hal lain. Tuliskan apa yang mereka katakan pada Anda untuk mendapatkan hal-hal yang spesifik. Pastikan Anda memahami keluhan mereka.
b. Biarkan mereka yang berbicara. Jangan menyela. Jangan menjelaskan, mempertahankan diri, atau memberikan penilaian. Mereka tidak peduli dengan terjadi masalah dan mereka tidak menginginkan cerita versi Anda. Mereka marah dan ingin melampiaskannya.
c. Meminta maaf. Ini sulit dilakukan terlebih jika Anda bukan yang menyebabkan masalah. Jika dalam situasi ini Anda meminta maaf, Anda tidak dipersalahkan karena telah menyebabkan masalah. Anda meminta maaf karena pelanggan mengalami hal yang tidak menyenangkan. Posisikan diri Anda pada posisi mereka.
d. Tanyakan pada mereka bagaimana Anda bisa memperbaikinya. Terlalu banyak karyawan yang tidak menangapi baik keluhan. Hal tersebut membuat pelanggan lebih kesal jika itu bukan yang mereka inginkan. Nyatanya, mungkin Anda membuat orang lain tersinggung dengan menawarkan diskon. Cara yang lebih baik adalah menanyakan apa yang mereka inginkan.
e. Yakinkan mereka Anda akan memperbaiki masalah. Karena Anda sudah mendengarkan dan memahami keluhan mereka, Anda mengerti mengapa mereka kesal. Ambil langkah berikutnya dan yakinkan mereka bahwa Anda akan mengambil tindakan pencegahan agar tidak terulang kembali.
f. Berterimakasih. 

80. Jelaskan Prinsip penyelenggaraan administrasi yang berdasarkan pada prinsip organisasi!

Jawaban:

Prinsip penyelenggaraan administrasi yang berdasarkan pada prinsip organisasi adalah sebagai berikut :
a. Prinsip Koordinasi. Yaitu usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit-unit kerja terkadang tanpa disadari timbul kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama.
b. Prinsip kekuasaan dan tanggung jawab. Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/wewenang untuk melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggung jawabannya.
c. Prinsip Kesatuan Perintah. Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.
d. Prinsip Rentang Manajemen. Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan secara optimal.
e. Prinsip Pembagian Kerja. Dalam pelaksanaan kegiatan, organisasi harus melakukan pembagian tugas/kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.
f. Prinsip Tingkat Pengawasan. Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan, harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan, karena tanpa adanya pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan. (Sumber : Modul SMK “Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran).

81. Sebutkan Spelling atau pengejaan untuk huruf A sampai Z!

Jawaban:

Spelling atau pengejaan untuk huruf A sd Z adalah sbb : 
A (Alpa), 
B (Betha),  
C (Charlie),
D (Delta) 
E (Echo),  
F (Foxfort),  
G (Golf),  
H (Hotel),  
I (India),  
J (Juliet),  
K (Kilo),  
L (Lima), 
M (Mike), 
N (November), 
O (Oscar), 
P (Papa) 
Q (Q-Biec)
R (Romeo)
T (Tanggo)
U (Uniform)
V (Victor)
W (Wiskey)
X (X-ray)
Y (Yankey)
Z (Zebra)

82. Apa yang dimaksud dengan Media Komunikasi Kantor?

Jawaban:

Media Komunikasi Kantor adalah sarana penyampaian informasi yang untuk mempermudah dan memperlancar dalam kegiatan komunikasi kantor baik secara internal maupun eksternal.

83. Jelaskan Jenis-jenis media komunikasi lisan dan tulisan yang digunakan dalam dunia perkantoran!

Jawaban:

Jenis-jenis media komunikasi lisan dan tulisan yang digunakan dalam dunia perkantoran adalah sebagai berikut :
a. Intercom. Biasa juga dinamakan aiphone (hubungan didalam) adalah alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi itu sendiri, dari satu unit ke unit yang lainnya atau dari satu ruangan ke ruangan yang lainnya.
b. Pesawat Telepon. Yaitu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Jenis-jenis komunikasi pesawat telepon, antara lain :
    1) Pesawat tunggal, yaitu jenis komunikasi dengan menggunakan telepon pribadi/telepon rumah.
    2) PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu jenis komunikasi dengan menggunakan pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (komunikasi tidak langsung)
    3) PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu jenis komunikasi dengan menggunakan pesawat telepon yang pengoperasiannya tanpa melalui operator (komunikasi langsung).
c. Handphone. Pada prinsipnya sama dengan telepon biasa, hanya dalam hal ini bersifat mobile (dapat dibawa kemana saja dan tidak terikat oleh tempat). 
d. Sosial Media (SosMed). Sarana komunikasi lisan dengan menggunakan jaringan internet, antara lain : Skype, BBM, LINE, WhatApp, Telegram, Twitter, Yahoo Msg, dll.
e. E-mail. Surat elektronik yang proses pengolahannya dan proses pendistribusiannya melalui jaringan internet.
f. Faximile. Yaitu mesin atau alat untuk mengirim dan menerima data/dokumen/file yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa gambar atau tulisan.
g. Teleconference. Terdiri dari 2 jenis yaitu :
    1) Audioconference adalah alat komunikasi lisan kelompok pada 2 tempat yang berbeda dan 1 orang dengan yang lainnya tidak bisa saling melihat.
    2) Videoconference adalah alat komunikasi lisan kelompok yang dapat memungkinkan saling berkomunikasi secara tatap muka melalui layar atau monitor.

84. Jelaskan pengertian dari Pekerjaan Kantor yang dipandang dari pengertian Tata Usaha!

Jawaban:

Pekerjaan kantor dipandang dari pengertian Tata Usaha adalah Pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pendistribusian dan penyimpanan, melakukan komunikasi, menghitung da pekerjaan lainnya yang secara tidak langsung berhubungan dengan perkantoran.

85. Sebutkan Jenis-jenis pekerjaan kantor yang ditinjau dari fungsi kantor!

Jawaban:

Jenis-jenis pekerjaan kantor yang ditinjau dari fungsi kantor adalah : 
(1) Menerima keterangan-keterangan/receiving information, 
(2) Mencatat keterangan-keterangan/record information,
(3) Mengolah keterangan-keterangan/arrangin information, 
(4) Melindungi harta atau asset/Safety Guard assets.

86. Apa definisi dari Tata Hubungan?

Jawaban:

Tata hubungan adalah suatu rangkaian kegiatan penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. 

87. Jelaskan prosedur/langkah-langkah umum dalam pengadaan peralatan kantor!

Jawaban:

Prosedur pengadaan peralatan kantor berbeda disetiap organisasi. Pada umumnya, langkah-langkah pengadaan peralatan kantor di organisasi adalah sbb :
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang.
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembelian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku serah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

88. Jelaskan model-model rapat (meeting layout) yang dipakai dalam jenis rapat!

Jawaban:

Model-model rapat (meeting layout) yang dipakai sesuai dengan jenis rapat, antara lain sbb :
a. Gaya klasikal/kelas, gaya ini cocok untuk jumlah peserta yang banyak dan digunakan untuk rapat pemberian informasi. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.
b. Gaya konferensi, gaya ini dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Pengaturan tempat duduk gaya konferensi biasa digunakan untuk rapat pemecah masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya konferensi.
c. Gaya huruf U, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal dan juga biasa digunakan untuk rapat pemecahan masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U.
d. Gaya round table, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table untuk diskusi kelompok

89. Apa yang anda ketahui mengenai Sistem Nomor Decimal Dewey? Siapa penemunya? Jelaskan secara ringkas!

Jawaban:

Sistem Nomor Decimal Dewey ini ditemukan oleh Melvil Dewey. Dewey membagi permasalahan yang dalam suatu organisasi kedalam 10 masalah utama (Kode Laci). Setiap masalah utama dibagi 10 sub masalah (Kode Guide), dan setiap sub masalah dibagi lagi menjadi 10 sub-sub masalah (kode Folder). 

90. Jelaskan Kode Guide / Contoh pembagian masalah dengan Sistem Nomor Decimal Dewey!

Jawaban:

Berikut contoh pembagian masalah dengan sistem nomor desimal dewey :
000 HUKUM DAN PERATURAN
100 ORGANISASI
200 MANAJEMEN
300 KEPEGAWAIAN
400 PRODUKSI
500 PERDAGANGAN
        500 Permintaan/Penawaran
510 Penawaran/promosi
520 Pesanan
520 Pesanan Rupa-rupa
521 Pesanan beras
522 Pesanan jagung
523 Pesanan gula
524 Pesanan Terigu
525 Pesanan Minyak
526 Pesanan Kedelai
527 Pesanan Kacang tanah
528 Pesanan Kacang Hijau
529 Pesanan Telur
600 KEUANGAN
700 PERBEKALAN
800 CABANG
900 HUMAS

91. Apa saja syarat-syarat lingkungan kerja?

Jawaban:

Syarat-syarat Lingkungan Kerja sebagai berikut :
1) Tempat kerja yang stril dari debu, kotoran, asap rokok, uap gas, radiasi, getaran mesin, dan peralatan bising lainnya
2) Tempat kerja yang aman dari sengatan arus listrik
3) Lampu penerangan yang ukup memadai
4) Adanya aturan atau peraturan keprilakuan.

92. Jelaskan perbedaan dari Etika dan Etiket!

Jawaban:

Etika secara Etimologi berasal dari bahasa Yunani adalah "Ethos", yang berarti watak kesusilaan atau adat kebiasaan. Etika dan moral lebih kurang sama pengertiannya, tetapi dalam kegiatan sehari- hari terdapat perbedaan, yaitu moral atau moralitas untuk penilaian perbuatan yang dilakukan, sedangkan etika adalah untuk pengkajian sistem nilai nilai yang berlaku. Etika biasanya mencerminkan prilaku seseorang dari sudut pandang kepantasan/etis sedangkan moral mencerminkan prilaku seseorang dari sudut pandang religius. 

sedangkan

Etiket berasal dari bahasa prancis (Etiquette) yang artinya sopan santun atau tata krama yang harus dipatuhi dalam pergaulan, seperti cara berpakaian (tata busana), cara duduk, cara bersalaman, cara berbicara, dan cara bertamu dengan si kap serta perilaku yang penuh sopan santun dalam pergaulan formal atau resmi.

93. Jelaskan pengertian Administrasi dalam arti sempit dan dalam arti luas!

Jawaban:

Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan administrasi ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

sedangkan 

Dalam arti luas, administrasi dapat diartikan sebagai proses kerjasama dalam rangka pencapaian tujuan.

94. Apa yang dimaksud dengan Pengurusan arsip dengan sistem abjad?

Jawaban:

Pengurusan arsip dengan sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan berdasarkan pada abjad. Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system).

95. Jelaskan pengertian dari Bahan dan Alat yang digunakan untuk kegiatan kearsipan dibawah ini:
 a. Spindle File
 b. Filling Cabinet
 c. Open-Self File
 d. Lateral Files
 e. Unit Boc Lateral File
 f. Lemari Cardex 

Jawaban:

Bahan dan alat yang digunakan untuk kegiatan kearsipan adalah :

a. Spindle file. Ditemukan pada abad ke 16, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatan revokusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku tersebut dan tidak memerlukan ruangan khusus. ingga kini spindle file masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya.

b. Filing cabinet. Mulai digunakan sejak tahun 1800-an dan hingga sekarang masih digunakan. Dokumen kertas pada mulannya disimpan mendatar, dan apabila bertambah banyak akan disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan bertambahnya vokume dan jumalah dokumen yang disimpan, maka jumlah lacih akan bertambah yang mengakibatkan masalah penyimapanan dan pencarian makin sulit. Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian maka penjajaran vertikal sering digunakan. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran vertical dua laci sering digunakan menyamping meja sehingga pemakai tetap dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud. Lemari yang menggunakan 3 laci sering digunakan sebagai counter pada beberapa divisi yang berhubungan dengan pelanggan, sedangkan unit 4 laci merupakan lemari vertikal yang populer saat ini. Saat ini lemari 5 laci mulai banyak digunakan karena mampu menampung 25% lebih banyak dai kapasitas lantai yang sama. Lemari jenis ini disarankan dipakai untuk satu orang karyawan yang mempunyai tempat kerja yag relatif sempit.

c. Open-self file. Berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka (sama dengan rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal folder. Lazimnya rak memiliki kelebaran sampai dengan 80 cm dengan jumlaah deratan bertingkat antara 2 samapi 8 tingkat. Dokumen biasanya disimpan dalam folder bukan laci, sehingga pencarian dokumen lebih cepat dari pada lemari besi vertical. Lemari jenis ini biasanya digunakan untuk ruang kerja dengan materi dokumen yang lebih besar dan frekuensi penjajaran lebih dari 100 penjajaran setiap hari. Seorang karyawan yang terlatih mampu menjajar 30-40 dokumen perjam. Bila ada tambahan dokumen, rak dapat ditinggikan keatas.

d. Lateral files. Adalah unit penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. Dengan karakteristik ini, ruang gang yang akan digunakan akan lebih sedikit, sekitar 33 cm diandkingkan 53 cm bagi lemari vertikal. Lemari ini dioperasikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci, dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan dokumen yang kurang aktif sebelum pemeindahannya kepusat dokumen. Biasanya laju rujukan bagi dokumen yang disimpan di dalamnya lebih dari 20 dokumen per jam.

e. Unit box lateral file. Box ini menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. Setiap kotak mampu memuat dokumen setebal 10 cm yang tergantung agak miring untuk memeprcepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen. Lazimnya lemari ini lebih tinggi dibandingkan rak terbuka.

f. Lemari Cardex. Menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi yang dibutuhkan (hampir mirip dengan yang digunakan pada perpustakaan), seperti catatan kegiatan (bon da tagihan). Ada tiga jenis kartu indeks yang digunakan, yaitu index card berukuran (12,5 x ,5 cm), (15 x 10 cm), atau (20 x 12 cm), aperture card (8,125 x 18,4 cm), dan ledger card (13,75 x 21,25 cm) yang digunakan untuk mencatat tagihan dan rekening. Peralatan seperti ini berupa lemari dengan laci yang tinggi tertentu dan kadang –kadang disekat untuk menyimpan dua baris kartu per laci, sehingga pemakai dapat melihat setiap kartu dan mengenali informasi yang terekam dalam kartu dan biasanya disebut kardex.

96. Jelaskan pengertian dari Bahan dan Alat yang digunakan untuk kegiatan kearsipan dibawah ini:
 a. Folder (map)
 b. Guide (petunjuk dan pemisah)
 c. Kartu Kendali
 d. Kartu Pinjam Arsip
 e. Map Snelhecter
 f. Odner

Jawaban:

a. Forlder (map). Ialah semacam map tetapi tida mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yiatu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah/dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip/dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. Itulah sebabnya maka tabnya sebaiknya di ujung paling kanan agar mudah terlihat secara keseluruhan dalam susunan.

b. Guide (petunjuk dan pemisah). Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran:
Panjang 33 – 35 Cm dan Tinggi 23 – 24 Cm

Guide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri)

c. Kartu Kendali. Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain:
Kolom indeks subjek adalah kolom yang harus diisi dengan masalah uang terkandung di dalam surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi yang dipergunakan. 
Kolom kode klasifikasi adalah kolom yang diisi dengan tanda-tanda atau kode klasifikasi dari masalah yang terkandung dalam surat. 
Kolom tanggal terima diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman suat. Kode hal diisikan dengan perihal yang terkandung di dalam surat. 
Kolom isi ringkas adalah kolom yang diisi tentang isi pokok surat secara ringkas, singkat, dan jelas. Kolom lampiran diisikan dengan keterangan tentang lampiran surat dan macamnya. 
Kolom dari/kepada adalah catatan tentang nama/ alamat/ pejabat/instansi pengirim dan nama/alamat/pejabat/instansi yang menerima surat. 
Kolom nama pengolah diisi nama pejabat unit/satuan kerja yang harus menangani surat serta parafnya. 
Kolom catatan diisi keterangan yang diperlukan, termasuk juga untuk tunjuk silang. Kartu kendali ini terdiri dari 3 lembar dengan warna yang berbeda satu sama lainnya.

d. Kartu Pinjam Arsip. Kartu ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Setiap pejabat yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangkap tiga.

e. Hanging Folder. Adalah Map gantung, adalah map yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif. Arsip dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Disebut map gantung karena pada kedua ujung map terdapat alat untuk menggantungkan map pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung sering disebut dengan hanging map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio. Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagai penunjuk isi berkas. Tab ini dapat digeser ke kiri dan ke kanan sesuai dengan kebutuhan. Di dunia kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijau tua. Namun demikian, terdapat warna lain, seperti merah dan biru, serta warna-warna lainnya.

f. Map Snelhecter adalah atau map snel adalah map yang mempunyai penjepit di tengah map, yang digunakan untuk menyimpan arsip yang penggunaannya sudah berkurang dalam kegiatan organisasi.

g. Odner. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

97. Apa saja Bahan dan Alat yang digunakan dalam kegiatan perkantoran?

Jawaban:

Bahan dan alat yang digunakan dalam kegiatan perkantoran adalah sbb :
1. Alat tulis kantor (ATK), antara lain : kertas, buku tulis, potlot, pensil, rautan, bak surat, cap stempel, bantalan, ballpoint, karbon, penggaris, tinta, lem/perekat, dll.
2. Perabot kantor yang terdiri dari : lemari, meja dan kursi
3. Mesin kantor, yang terdiri dari :
 a. Mesin penjilid (binding machine) yaitu mesin kantor yang digunakan untuk menjilid warkat-warkat yang sejenis, buku, dsb. Pada proses penjilidan menggunakan alat untuk melubangi kertas yaitu perfurator dan binding file machine.
 b. Mesin pemotong kertas (paper cutter machine) adalah mesin kantor yang digunakan untuk memotong kertas atau warkat yang akan dijilid atau memotong kertas menjadi berbagai macam ukuran yang dibutuhkan.
 c. Mesin pengganda (Duplicating Machine) adalah mesin yang digunakan untuk memperbanyak warkat atau surat sesuai dengan kebutuhan. Adapun berbagai jenis mesin pengganda adalah sebagai berikut : mesin stensil manual, mesin stensil listrik, mesin spirit duplicator, mesin fotokopi, risograf, dll.
 d. Mesin ketik (typewriter) mesin tata usaha yang digunakan untuk menulis berbagai jenis warkat atau surat dengan huruf-huruf berbentuk huruf cetak.
 e. Komputer adalah jenis mesin elektronik yang bekerja secara otomatis dengan kecepatan yang luar biasa untuk mengolah bahan-bahan keterangan menjadi informasi yang lebih berguna sesuai keperluan.

98. Apa saja Jenis-jenis alat pengganda dokumen?

Jenis-jenis alat pengganda dokumen :

1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.
2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.
3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil untuk digunakan membuat master copy, dan untuk menutup bagian sheet stensil yang salah ditutup dengan koreksi lak.
4. Mesin Offset, yaitu : mesin cetak yang menggunakan master yang disebut plate dengan proses pemindahan huruf ke blanket.
5. Duplikator typeset adalah mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpress. Proses pengetikan setting berjalan lambatlukan ketarmpilan tertentu, tetapi menghasilkan cetakan berkualitas tinggi. Typesetting memberikan hasil yang berkualitas tinggi dan memiliki berbagai macam pilihan huruf. Peralatan ini semakin menjadi bagian dari kantor yang terpadu.

99. Komunikasi akan berlangsung dengan baik jika terdapat elemen-elemen yang mendukung proses komunikasi, apa saja elemen-elemen yang mendukung proses produksi tersebut?

Jawaban:

Komunikasi akan berlangsung dengan baik jika terdapat elemen-elemen yang mendukung proses komunikasi, antara lain meliputi :

a) Pengirim/komunikator (sender/encoder) yaitu pihak yang pesan kepada pihak lainnya.
b) Penulisan dalam bentuk sandi (encoding), yaitu suatu proses penyebaran dalam bentuk simbol atau kode/sandi.
c) Pesan (message), yaitu serangkaian simbol-simbol yang disampaikan pengirim.
d) Media, yaitu suatu alat bantu atau saluran untuk menyampaikan pesan.
e) Penerima/komunikan (receiver/decoder), yaitu pihak yang menerima pesan dari komunikator.
f) Pembacaan sandi (decoding), yaitu suatu proses pengartian atau menterjemahkan simbol-simbol oleh pihak penerima pesan.
g) Tanggapan (response), yaitu serangkaian reaksi dari pihak penerima atas pesan-pesan yang disampaikan kepadanya.
h) Umpan balik (feedback), yaitu respons penerima yang disampaikan kepada pengirim pesan.

100. Apa yang dimaksud dengan Komunikasi? Berdasarkan pada media yang digunakan kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan 3 cara, sebutkan dan jelaskan cara-cara tersebut!

Jawaban:

Komunikasi adalah kegiatan penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan agar terjalin saling kesepahaman. Berdasarkan pada media yang digunakan. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan cara :

1. Komunikasi verbal, yaitu proses penyampaian informasi yang dilakukan melalui lisan dan tulisan.
2. Komunikasi non verbal, yaitu proses penyampaian informasi yang dilakukan melalui tidak dengan tulisan dan lisan, melainkan melalui Gerak Tubuh (body motion), pakaian, karakter fisik, kebiasaan menyentuh (touching behavior), proksemik, paralinguistik, artifak, faktor lingkungan.
3. Komunikasi linear adalah penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan, baik berupa komunikasi yang dilakukan secara tatap muka maupun komunikasi yang dilakukan melalui media tertentu.

101. Jelaskan pengertian dibawah ini:
 a. Buku ekspedisi ekstern
 b. Lembar disposisi
 c. Kartu Kendali
 d. Lembar pengantar surat
 e. Kartu Indeks

Jawaban:

a. Buku ekspedisi ekstern adalah buku pengiriman surat yang digunakan untuk mencatat surat keluar kepada pihak lain diluar organisasi.
b. Lembar disposisi adalah lembar tindak lanjut terhadap isi surat yang merupakan perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.
c. Kartu Kendali adalah kartu yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dengan sistem kearsipan pola baru. merupakan sebuah lembar isian pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
d. Lembar pengantar surat adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah.
e. Kartu Indeks adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

102. Jelaskan Definisi Arsip dan Fungsi Arsip dalam 2 Golongan!

Jawaban:

Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir) kertas film, atau media komputer (MMC, HD, Flash Disk dan cakram (CD).

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 golongan :
a) Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik pemerintah maupun swasta karena masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi.
b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau penyelenggaraan sehari-hari kegiatan adminstrasi negara. Dan arsip statis adalah arsip yang disimpan disuatu lembaga arsip (ARNAS)

103. Apa yang dimaksud dengan Arsip Aktif dan Arsip In-Aktif?

Jawaban:

Arsip aktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya minimal 10 kali/tahun. Atau masih terus digunakan dalam kegiatan administrasi organisasi sehari-hari.

Arsip in aktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya diatas 10 kali/tahun. Atau jarang digunakan dalam kegiatan administrasi organisasi.

104. Apa yang dimaksud dengan Sistem kartu kendali?

Jawaban:

Sistem kartu kendali adalah pola kearsipan modern pengganti dari sistem buku agenda dan sistem tata naskah. Prosedur pengurusan surat dengan menggunakan sistem kartu kendali akan mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali warkat atau surat. Sebab dengan sistem ini, warkat-warkat yang disimpan sudah dilampiri oleh kartu yang digunakan sebagai petunjuk dalam pengelolaan surat.

105. Dalam pengelolaan arsip menggunakan 5 sistem kearsipan, jelaskan 5 sistem tersebut!

Jawaban:

Dalam pengelolaan arsip menggunakan 5 sistem kearsipan, yaitu :
a) Sistem Kearsipan berdasarkan Abjad merupakan prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan abjad. Untuk surat masuk, judulnya diambil berdasarkan nama pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/penerima surat.
b) Sistem kearsipan berdasarkan Geografis merupakan Filing sistem penyimpanan dokumen, berkas atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan kembali arsip secara cepat yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirimi surat.
c) System Numeric atau Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.
d) Sistem kearsipan berdasarkan subjek merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.
e) Sistem kearsipan berdasarkan tanggal (kronologis) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat.
Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan tanggal surat, misalnya surat yang di buat tanggal 10 Maret 2007 disimpan dalam laci filing cabinet (lemari arsip) tahun 2007, guide (penunjuk arsip) Maret

106. Apa yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip?

Jawaban:

Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.

107. Apa yang dimaksud dengan Kartu tunjuk silang ?

Jawaban:

Kartu Tunjuk Silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/ arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan.

108. Apa yang dimaksud dengan Inventarisasi?

Jawaban:

Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan Barang Milik Negara/Daerah.

109. Jelaskan apa yang dimaksud dibawah ini:
    a. Lipatan baku (standar fold)
    b. Lipatan ½ baku (standar fold rendah)
    c. Lipatan Akordion (Accordion Fold)
    d. Lipatan ½ akordion (accordion fold rendah)

Jawaban:

a. Lipatan baku (standar fold) merupakan Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan. Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2.
b. Lipatan ½ baku (standar fold rendah) merupakan Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja. Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.
c. Lipatan Akordion (Accordion Fold) merupakan Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku. Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.
d. Lipatan ½ akordion (accordion fold rendah) merupakan Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku. Cara melipat jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

110. Jelaskan apa yang dimaksud dibawah ini:
    a. Lipatan tunggal (single fold)
    b. Lipatan ganda Sejajar
    c. Lipatan Akordion (Accordion Fold)
    d. Lipatan ½ akordion (accordion fold rendah)

Jawaban:

a. Lipatan tunggal (single fold) merupakan jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama panjang kemudian dilipat. Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.
b. Lipatan ganda Sejajar merupakan jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal. Cara melipat jenis Ganda : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).
c. Lipatan prancis (French Fold) merupakan Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut. Cara melipat jenis Perancis : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2.
d. Baronial Fold (lipatan baronial) Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek. Cara melipat jenis Baron : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan. 

Akhir Kata

Demikian ulasan tentang Soal Uji Kompetensi Administrasi Perkantoran [+Kunci Jawaban] 2021, semoga bermanfaat, pantau terus artikel terbaru lainnya di Fivser dan Terima kasih sudah berkunjung.